Сотрудничества с самозанятыми: преимущества, риски, ответственность

Преимущества и риски при работе с самозанятыми.

Нанимать самозанятых по гражданско-правовым соглашениям работодателям выгоднее, чем штатных сотрудников по трудовым договорам. Это дает серьезную экономию по НДФЛ и страховым взносам: за самозанятых их не нужно платить и сдавать отчетность.

Как налоговая раскрывает схему маскировки трудовых отношений отношениями с самозанятыми, разъясняется на сайте ФНС.

На вооружении у налоговиков есть специальная скоринговая система, которая в режиме реального времени определяет организации с признаками подмены одного вида правоотношений другим. Она анализирует периодичность и источники выплат, взаимосвязь самозанятых, их клиентов и бывших работодателей. По результатам этого анализа организации, имеющие признаки нарушений, попадают в группу риска.

Попавших под прицел налоговики сначала информируют о выявленных признаках нарушений. Как сообщает ФНС, уже на этом этапе около 10% организаций признают нарушения и добровольно уточняют свои налоговые обязательства. Многие в последующем отказываются от незаконных схем. В отношении попавших в группу риска организаций, которые приняли решение не уточнять свои обязательства после получения информационных писем, налоговые органы проводят контрольные мероприятия, в том числе совместно с трудовой инспекцией.

Подмена трудовых отношений договорами с самозанятыми несёт серьёзные риски для работодателя:

1. гражданско-правовые отношения переквалифицируется в трудовые, представители ФНС работодателя доначислить НДФЛ и страховые взносы за всё время действия договора;
2. установят факт искажения сведений о хозяйственной деятельности и аннулируют уменьшение налоговой базы, согласно ст. 54.1 НК РФ;
3. оштрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ (для ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, для юрлиц — от 50 до 100 тысяч рублей, для должностных лиц — от 10 до 20 тысяч рублей).

При этом новый документ даёт право ФНС самостоятельно изменять юридическую квалификацию сделок, если дело касается незаконного уменьшения суммы налогов и взносов.

Сформировать платежки на уплату НДФЛ и взносов с актуальными реквизитами. Попробовать бесплатно.

Признаки подмены трудового договора самозанятостью.

Признаки подмены трудового договора с физическим лицом договором оказания услуг плательщиком НПД приведены в письмах ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@, от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@. Такими признаками являются:

1. Организационная зависимость плательщика НПД от своего заказчика, то есть:

• регистрация физлица в качестве плательщика НПД — обязательное условие заказчика;
• закрепление в предмете договора трудовой функции (выполнение работником лично работ определенного рода, а не разового задания заказчика);
• отсутствие в договоре конкретного объема работ (значение для сторон имеет сам процесс труда, а не достигнутый результат);
• договоры носят не разовый, а систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года;
• заказчик распределяет плательщиков НПД по объектам (маршрутам), исходя из производственной необходимости;
• заказчик определяет режим работы плательщика НПД, в том числе продолжительность рабочего дня (смены), время отдыха;
• работник заказчика непосредственно руководит и контролирует работу плательщика НПД на объекте (администраторы объектов);
• договорами возложена материальная ответственность на фактического исполнителя работ и др.

2. Инфраструктурная зависимость плательщика НПД от заказчика, то есть плательщик НПД выполняет работу полностью материалами, инструментами и оборудованием заказчика.

3. Порядок оплаты услуг плательщику НПД и учет оказываемых услуг аналогичен порядку, установленному ТК РФ:

• договором установлена ежемесячная в определенной сумме оплата труда;
• в течение календарного года размер вознаграждения не меняется (необходимо учитывать, что формирование вознаграждения за фактически отработанные дни противоречит правилам вознаграждения по договорам гражданско-правового характера).

Указанные признаки характеризуют плательщика НПД как лицо, фактически лишенное предпринимательской самостоятельности в ведении своей деятельности.

ФНС дополнительно приводит такие признаки, как:

• продолжительность или постоянство работы с организацией, то есть использование работодателем труда самозанятого три и более месяца подряд;
• единственный источник дохода — подтвержается формирование самозанятыми чеков с одним и тем же заказчиком-работодателем на протяжении всего времени работы самозанятого;
• массовая постановка на учет и массовые регистрации дохода — они указывают на то, что заказчик работ, он же работодатель, организовывает процедуру регистрации для работников в качестве налогоплательщика НПД. Используя при регистрации один адрес электронной почты для всех работников, а также одно техническое средство для формирования чеков;
• наличие групповых переходов — сигнализирует о фактах перехода работников из одной организации в другую, но уже в качестве самозанятых. При этом одна организация подконтрольна другой организации и др.

Проверить работника или самозанятого на долги и судимости.

Из письма ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674@ следует, что наличие трудовых отношений контролеры будут выявлять, анализируя в ходе камеральных проверок:

• письменные доказательства (например, оформленный пропуск на территорию работодателя, журнал регистрации прихода-ухода сотрудников на работу);
• кадровые документы (графики работы (сменности), графики отпусков, документы о направлении работника в командировку, возложении на него обязанностей по обеспечению пожарной безопасности, договор о полной материальной ответственности работника);
• расчетные листы по зарплате, ведомости выдачи денежных средств, сведения о перечислении денежных средств на банковскую карту работника;
• документы хозяйственной деятельности работодателя (заполняемые или подписываемые работником товарные накладные, счета-фактуры, копии кассовых книг о полученной выручке, путевые листы, заявки на перевозку груза, акты о выполненных работах, журнал посетителей, переписка сторон спора, в том числе по электронной почте);
• документы по охране труда (журнал регистрации и проведения инструктажа на рабочем месте, удостоверения о проверке знания требований охраны труда, направление работника на медицинский осмотр, акт медицинского осмотра работника, карта специальной оценки условий труда), свидетельские показания, аудио- и видеозаписи и др.

Выявлять признаки трудовых отношений с самозанятыми и собирать доказательства будут с учетом положений ст. 54.1 НК РФ. ФНС считает это правомерным.

Насторожиться нужно и тем, кто сотрудничает с ИП. В письме № ЕА-4-15/4674@ речь идет и про них тоже.

Составляйте договоры ГПХ по готовым шаблонам. Составить бесплатно.

Как работать с самозанятыми, чтобы избежать риска и ответственности?

1. Не следует заключать договор с самозанятым, который ранее был штатным сотрудником (должно пройти не менее двух лет). Если по разным причинам штатный сотрудник после увольнения оказывает услуги, то можно его перевести на обычный ГПХ.
2. Оформлять договор с самозанятым только в том случае, если действительно планируется пользоваться его услугами, а не иметь с ним постоянные трудовые отношения.
3. В договоре с самозанятым не должно быть признаков трудовых отношений — установленного графика работы, обязанности работать на территории работодателя и соблюдать внутренний распорядок, прописанной дисциплинарной ответственности и социальных гарантий и т. д.
4. Самозанятый должен получать оплату за результат, а не за процесс.
5. Следует оформлять акты о выполненных работах и чётко прописывать в них, за что произведена оплата.
6. За каждую оплату необходимо запрашивать у самозанятого чек из приложения «Мой налог».

Бесплатно сдать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО.

Как составить договор с самозанятым.

Специальных правил не установлено. Поэтому нужно применять те же положения, что и при оформлении сделки с обычным физлицом или ИП.

Нужно ли включить в договор пункт о том, что контрагент имеет статус самозанятого? Этого не требует ни один нормативный акт. В том числе, это не нужно для цели освобождения выплат по договору от НДФЛ и страховых взносов. Основанием для такого освобождения является чек, выданный самозанятым (п. 8 ст. 2 и п. 1 ст. 15 Закона № 422-ФЗ). В то же время прямое указание в договоре на самозанятость исполнителя может стать дополнительной гарантией того, что у налоговиков не возникнет вопросов об удержании НДФЛ с выплат по договору. Поэтому, мы все же рекомендуем отметить, что контрагент является плательщиком НПД. Не лишним будет и привести реквизиты справки о постановке на учет, подтверждающей этот факт.

Также не требуется включать в договор условие о том, что самозанятый обязан составлять и направлять чеки. Порядок подтверждения расчетов с плательщиками НПД детально урегулирован Законом № 422-ФЗ. И этот порядок нельзя изменить по соглашению сторон.

Заключение и подписание договора с плательщиком налога на профдоход также подчиняется общим правилам. Это значит, что соглашение можно оформить как в виде одного документа, подписанного сторонами, так и путем обмена документами с помощью почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи (п. 2 ст. 434 ГК РФ). В том числе, это могут быть скан-копии договора, направленные по электронной почте (постановление ФАС Дальневосточного округа от 21.04.14 № Ф03-1251/2014 по делу № А37-1143/2013). Или просто электронные письма, где изложены условия договора (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 08.08.12 по делу № А53-11601/2011 и от 12.04.11 по делу № А63-4698/2010).

Чтобы завизировать договор удаленно, можно использовать электронную подпись или другой аналог собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Если применяется квалифицированная ЭП, то подписанные ею документы будут иметь юридическую силу на основании положений закона. В остальных случаях потребуется дополнительное соглашение сторон (ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час.

Еще один важный момент: при заключении договора путем обмена документами, в том числе электронными, необходимо установить их авторство (п. 1 ст. 160 ГК РФ). То есть сторона договора, поучившая документ, должна быть убеждена, что он поступил от другой стороны. Для этого в соглашении об электронном документообороте указываются адреса электронной почты, с которых контрагенты могут отправлять друг другу юридически значимые сообщения. Также подтвердить авторство можно путем просмотра метаданных в документе или телефонограммой отправителя. Добавим, что если документ завизирован квалифицированной или неквалифицированной ЭП, то вопросов с авторством не возникает, так как эти виды подписей позволяют достоверно определить лицо, подписавшее документ (п. 3 и 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Внимание!

Для обмена электронными документами с самозанятыми исполнителями удобно использовать специальный сервис Контур.Сайн. В нем можно бесплатно оформить усиленную неквалифицированную электронную подпись. Она позволяет подписывать юридически значимые электронные документы, которые можно пересылать через Контур.Сайн без дублирования на бумаге.

Зарегистрироваться в Контур.Сайн и начать обмен документами. Входящие бесплатно.

При необходимости в договор можно включить различные приложения — детальные описания заданий, формы отчетных документов (актов, заявок) и т.п. Приложения составляются в письменной форме и подписываются в том же порядке, что и сам договор. При этом не лишним будет упомянуть о них в тексте самого договора. Подобное оформление позволит избежать споров о действительности приложений.

Главный момент, на который нужно обратить внимание, — правильное и своевременное оформление чеков. Закон № 422-ФЗ в этой части весьма строг: самозанятый должен составить и передать чек в момент расчета, если заказчик расплатился наличными или с использованием электронного средства платежа (например, банковской картой). При иных формах расчетов — не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведен расчет (п. 3 ст. 14 Закона № 422-ФЗ).

Таким образом, при обычных безналичных перечислениях в пользу самозанятого чек должен поступить заказчику не позднее 9 числа следующего месяца, а если это число выпадает на выходной — не позднее следующего за ним рабочего дня.

Важно

Чек, составленный раньше или позже срока, установленного Законом № 422-ФЗ, не может подтверждать расходы.

Чек формируется в приложении «Мой налог». Там же самозанятый может оформить счет на оплату (письмо ФНС от 13.01.23 № ЗГ-3-20/319@). А чтобы подтвердить факт выполнения работ составляется «закрывающий» акт или другой документ.

Удобный сервис для ведения бухгалтерского, кадрового и налогового учёта в одном окне.

Так же по теме см:

Самозанятые в 2023 году.