Как перевести сотрудников на удаленную работу

Мы в «Молнии» занимаемся автоматизацией бизнес-процессов и все наши сотрудники работают из дома со старта существования компании. Сейчас расскажем, как сделать так же.

Возможен ли перевод офиса на удаленную работу?

Коронавирус сделал перевод сотрудников на удалёнку необходимостью. Как бы цинично это не звучало, но сложившаяся ситуация — прекрасный повод протестировать современные способы автоматизации удаленной работы и научиться работать вне офисных помещений.

Три фактора, которые мешают переводу на удалёнку

1. Отсутствие электронного документооборота
Отечественный бизнес до сих привык заверять документы своей личной подписью. Документы, заверенные электронной подписью, полностью соответствуют напечатанным на бумаге. Некоторые министерства позволяют получать свои услуги исключительно через интернет, без личных визитов — та же Налоговая служба.

2. Нежелание руководства терять контроль
Присутствие сотрудников в офисе психологически комфортнее для руководителей любого уровня. Есть ощущение контроля над происходящими процессами, даже если в реальности это не так.

Существует следующая специфичная проблема — если перевести на удалёнку, к примеру, отдел разработки, то отдел маркетинга справедливо заметит, что им тоже так хочется, а вот руководителю так не кажется. Сотрудники начинают копить недовольство, снижается производительность. Именно таких сценариев боится руководство. Поэтому лучше пусть все будут в зоне прямой видимости.

3. Неготовность сотрудников работать из дома
Для продуктивной работы нужен настрой, а условия для работы на дому есть далеко не у всех. Основные причины: нет оборудованного рабочего места, нет свободных, тихих помещений, дома маленькие дети.

Социальный фактор нельзя исключать. Если человек всю жизнь работал только в офисе, ему может быть психологически тяжело без общения с коллегами.

Какие отделы можно перевести на надомную работу

Мы подобрали список из инструментов и программных продуктов, которые позволят безболезненно, а главное быстро перевести большую часть персонала на удалёнку. Если вам лень читать, то у нас есть услуга по автоматизации маркетинга и продаж. Идеально для любого бизнеса, в том числе, удаленного.

Сперва определимся, кто может работать из дома.

1. Отдел разработки
2. Техническая поддержка/Аккаунтинг
3. Все виды коллцентров
4. Отдел продаж

При наличии электронного документооборота, также можно перевести:

1. Офис-менеджера
2. Бухгалтерию
3. Всё руководство дома посадить

Как контролировать работу надомных сотрудников

1. Менеджеры задач (таск-менеджеры)

Эти программы позволяют ставить задачи и контролировать их выполнение. Вот самые популярные:

1. Mira
2. Trello
3. Asana
4. Jira (для программистов)

2. CRM-системы

В популярных CRM-системах Битрикс24 или AmoCRM есть встроенный таск-менеджер, привязанный непосредственно к CRM. Это решение подходит для сотрудников, чья работа завязана на взаимодействие с клиентами: отдел продаж, коллцентр (у техподдержки немного другая история).

В CRM можно автоматизировать рутинные процессы. Пример — автоматическая постановка задачи «сделать звонок» на сотрудника отдела продаж после того как клиент заполнил форму на сайте.

3. Специализированные таск-менеджеры

Выше мы говорили про Jira для программистов. У разработчиков есть свои системы контроля статуса разработки, основанных на системе Git (GitLab, Bitbucket).

У технической поддержки есть свои инструменты обработки входящих заявок. Самая популярная программа — Omnidesk. Для удаленной работы с рабочим столом клиента существует TeamViewer.

Как устраивать собрания

Самый простой, «дедовский» способ, делать созвон в Skype. Бесплатно можно устраивать конференции до 20 человек.

Среди набирающих популярность аналогов — Zoom, который позволяет проводить конференцию на 50 человек и делает запись первых 40 минут конференции.

Если вам достаточно чатов, то есть как традиционные Telegram, WhatsApp, так и специализированные. Например, Slack для программистов и продуктовых команд.

В CRM-системах также есть встроенные чаты.

Как следить за работой сотрудников

Если для вас важно, что делает тот или иной сотрудник, то можно воспользоваться одной из программ:

1. Radmin
2. Hubstaff

Каждая из них позволяет следить в реальном времени за тем, чем занимается человек. Это актуально для небольших отделов программистов или маркетологов.

Как работать за своим компьютером удаленно

С помощью программы TeamViewer можно работать за своим рабочим компьютером из любой точки мира, где есть стабильный интернет.

Как обеспечить совместную работу

Сотрудники в офисе всегда могут подойди друг у другу и помочь с выполнением той или иной задачи. Руководитель хочет быть в курсе, что делают его подчиненные. На удалёнке это тоже возможно.

Для хранения данных в защищенном месте подходят облачные хранилища:

1. Dropbox
2. Яндекс.Диск
3. NextCloud
4. Google Drive

Для совместного редактирования файлов и офисных документов подходят Google Docs и OnlyOffice. Причем последний позволяет редактировать онлайн-документы формата Microsoft Office (doc, xls, ppt).

Как систематизировать удаленную работу

Перевести всех на дом временно можно. Но если проблема с вирусом затянется? Или появится новый глобальный вызов, который заставит всех сидеть по домам?

Вот что вам нужно для перевода сотрудников на удалёнку без потери качества:

1. Понять, обеспечены ли сотрудники рабочими местами, ноутбуками, если нет, то установить TeamViewer.

2. Настроенная CRM-система для работы связки продавец-клиент.

3. Облачное, защищенное хранилище для хранения информации, данных.

4. Программа для совместного редактирования документов.

5. Программа для постановки и контроля задач.

6. Программа для наглядной отчетности (те же CRM, для маркетологов есть Roistat).

7. Внедренный электронный документооборот (для тех, кто настроен серьезно).

Чтобы всё работало как надо, придется прописать типовые бизнес-процессы и потом обучить сотрудников. А ещё лучше — написать подобную базу знаний, к который смогут обращаться как текущие, так и новые сотрудники. Для базы знаний подходят Notion или Confluence.

Если вам надо перевести сотрудников на удалёнку без потери производительности, то пишите нам на почту sales@molnia.com, либо звоните +7 (499) 877-5348: подскажем, поможем, реализуем.