Финансовый менеджмент: учимся управлять финансами компании

Зачем нужен финансовый менеджмент

Каждому руководителю необходимо отслеживать, как в его компании обстоят дела с экономическими показателями. Будет ли, чем платить зарплату сотрудникам в августе? На какую прибыль к концу квартала можно рассчитывать? Дела у бизнеса идут в гору или пора бить тревогу?

Когда финансовых показателей становится больше, чем два-три, сложно отслеживать их с помощью Excel или Google Sheets — банально не хватает функционала. Чтобы делать это в сложных программах финансового учёта, нужны специфические знания, которых нет у большинства сотрудников.

С этой проблемой мы в Notamedia столкнулись в 2011 году — и приняли решение использовать систему «Битрикс24» для менеджмента финансов. Да, у «Битрикса» нет готового решения, которое связало бы воедино финансы, управление проектами и CRM, но есть группы, сделки, задачи, коммуникации. Остальные 80% модели мы спроектировали и дорабатываем сами. Важно: если у вас нет CRM, вы не сможете применить те инструменты, о которых пойдёт речь ниже.Уточню, что под финансовым менеджментом агентства понимаем мы:

1. Учёт тех денег, которые у нас есть.
2. Планирование — что с этими деньгами будет происходить в будущем.

Перейдём к матчасти.

Учёт и анализ финансов

Если мы представим линию времени, на ней есть точка «здесь и сейчас». Финансовый учёт — это совокупность данных о всех финансовых операциях, которые были до этого момента в прошлом. Он строится на многомерном анализе всех счетов и транзакций по ним.Представьте, что вы хотите управлять личными финансами. Для начала вы должны составить список счетов, кошельков, заначек, кредитных карт разных банков. Аналогично нужно сделать, если вы являетесь компанией. Поэтому первым делом создайте список счетов с указанием типа валюты, короткого и длинного названий. И получите картинку общего баланса.

Раз в месяц мы сверяем модель счетов «Битрикс24» с тем, что делает бухгалтер в системе 1С. Если есть расхождения, проблему решают аккаунт-менеджер, бухгалтер и финансовый директор.

После оформления счетов, нужно сделать модель транзакций. Транзакция — это любое движение денег по счетам, например, плановый приход денежных средств в будущем за текущий проект или оплата услуг субподрядчика в середине месяца. Каждое изменение в плюс или минус должно происходить с помощью этого механизма. В «Битрикс24» форма добавления новой транзакции содержит все необходимые атрибуты: тип транзакции и счета, статус, приоритет, сумму, привязку к сделке, контакту или компании.

Вот форма добавления новой транзакции:

Подготовительные действия для создания эффективной системы финансового учёта завершены, когда созданы модели счетов и транзакций. По сути, это две таблицы, которые можно фильтровать как угодно, а также добавлять доходы и расходы. Этими кнопками чаще всего и пользуются финансовый директор и бухгалтер.

Вот так выглядит список транзакций:

Структура доходов и расходов

На втором этапе мы создаём два набора отчетов:

1. структуру доходов;
2. структуру расходов.

Структура доходов основывается на трёх показателях, к которым привязаны транзакции:

1. К маркетинговым активностям или сделке. Из сделки мы можем узнать, что это за компания и как она к нам пришла: в результате маркетинговой активности, участия в мероприятии или по знакомству. Это ключевая боль любой компании, когда нет понимания, что делать, чтобы клиентов было больше. Сразу устанавливайте связь между поступающими деньгами и маркетинговыми усилиями.
2. К перечню товаров или услуг. Так мы лучше понимаем, какие виды услуг приносят нам больший доход.
3. К сотрудникам. Чтобы отслеживать эффективность сотрудников, мы привязываем компанию или проект к ответственному лицу.

Все эти показатели выводятся в таблицу. Можно отфильтровать их по сумме сделок и оценить, из какого канала приходят проекты на более крупные суммы. Можно сделать визуализацию динамики и трендов. Можно придумать ещё 101 способ, как сегментировать каждый входящий рубль.

Пример структуры доходов:

Далее формируем структуру расходов. В Notamedia мы делим расходы на три группы:

1. Мы торгуем временем наших сотрудников, поэтому ФОТ — ключевая статья расходов.
2. CRM. Здесь у нас не только клиенты, которые приносят деньги нам, но и компании, которым платим мы. Например, субподрядчики по разным проектам — мы всегда можем назвать конкретную компанию, куда ушли средства.
3. Подразделение обслуживания. Это непроизводственные расходы на аренду офиса, печеньки, обучение сотрудников и на зарплаты людям вроде секретаря и бухгалтера.

Все расходы должны быть жёстко забюджетированы на весь год. Если вдруг у вас возникают новые затраты на отдел обслуживания, это сводит на нет усилия по финансовому менеджменту.

Вот пример структуры расходов на год:

Когда созданы структуры доходов и расходов, можно сказать, что мы всё знаем про прошлое. Все счета и транзакции под контролем, мы видим, куда уходят деньги и на чём мы зарабатываем.

Планирование денежного потока

Однако прошлое уже наступило, и в нём мало шансов что-либо исправить. Если в структуре расходов мы увидели, что где-то потратили гигантское количество денег, можно придумать, что с этим сделать. Но хотелось бы, чтобы это прекрасное знание настигло нас гораздо раньше. Так мы переходим к финансовому планированию — это наши ожидания и знания относительно всех финансовых махинаций, которые будут в будущем.Чтобы создавать плановые транзакции, нужно связать на корпоративном портале проектные сделки с планом работ и графиком платежей. Если мы знаем, что в соответствии с планом работ у нас заканчивается этап, то планируем на это время транзакцию. Поэтому в автоматическом режиме мы отслеживаем, когда получим деньги или заплатим субподрядчику.Следующая важная задача — потребовать от менеджеров, чтобы они чётко фиксировали в виде транзакций все доходы и расходы по проекту. А также написать энное количество скриптов, чтобы корпоративный портал проверял вменяемость полученных данных.Пример. У нас есть подразделение — Nota.Intranet, с офисами в разных странах мира. Смотрим на цифры в начале периода и плановую историю: приходы, ФОТ, выплаты контрагентам и по CRM, обслуживание, займы. На графике видим: если ничего не поменять сейчас в этом подразделении, то совокупность всех контрактных обязательств приведёт к тому, что в сентябре деньги закончатся. За это время надо что-то допродать, либо кого-то сократить, либо занять.

Плановые расходы на подразделение Nota.Intranet:

Наличие плановых транзакций помогает построить ключевой показатель для бизнеса — модель денежного потока или cashflow. Бывает так, что руководитель утром пришёл на работу и понял, что в компании что-то поменялось. Хорошо, если в плюс — появился новый клиент, кэшфлоу вырос. Но бывает и так, что он резко упал. На цифры денежного потока надо смотреть в динамике — растёт компания или показатели начали падать.Потому что то, что мы считаем показателями своего благополучия — оборот и прибыль, не значат ровным счетом ничего. Проекты сложные, длинные, есть проекты с авансом 10%, 0%, 50%, есть риск задержать сроки на один-два месяца. И то, что в конце года по документам оборот составит 150 млн. рублей, а прибыль — 30 млн. рублей, погоды руководителю не сделает. Ведь по факту в апреле у него закончились деньги, он перестал платить людям зарплату, все разбежались, а клиенты прокляли. В «Битрикс24» всегда можно увидеть, что происходит, какие транзакции изменили картинку конца месяца.

В таком виде финансовый менеджмент понимаем мы в Notamedia — когда руководитель может посмотреть, в какой точке сходится или расходится весь объём сделок и всех планируемых транзакций, и что с этим нужно делать.

Рекомендации тем, кто хочет управлять финансами своей компании

1. Перейдите от учёта «на коленке» к использованию современной IT-системы. Даже несовершенное IT-решение лучше, чем вообще его отсутствие.
2. Создайте список счетов с указанием типа валюты. Так вы получите картину общего баланса.
3. После оформления счетов, нужно сделать модель транзакций. Каждое изменение в плюс или минус должно происходить с помощью этого механизма.
4. Создайте два набора отчётов — структура доходов и структура расходов. Все счета и транзакции под контролем, видно, куда уходят деньги и на чём вы зарабатываете.
5. Переходим к будущему — финансовому планированию. Планирование будет работать тогда, когда менеджеры будут чётко фиксировать плановые доходы, расходы. А ещё эти данные надо проверять.
6. На основании плановых транзакций вы сможете построить модель денежного потока или cashflow. Модель, которая поможет увидеть компанию в динамике и предотвратить катастрофу, в случае чего.