Экономь время и деньги – ставь задачи правильно

Как говорил Архимед: Дайте мне точку опоры, и я переверну весь мир. В айти такой точкой служит задача. От того как она поставлена и как с ней работает исполнитель, зависит результат. Осознав важность этого аспекта для общей эффективности работы, мы создали ряд правил, которыми хотим поделиться.

Роли участников

Жизненный цикл задачи можно разделить на три ключевые точки:

1. постановка задачи;
2. приемка задачи исполнителем;
3. сдача результата автору.

Все начинается с постановки, за которую отвечает автор. Чем лучше задача поставлена, тем быстрее она будет выполнена. Для того чтобы это было проще сделать, надо ответить на несколько вопросов:

• Какую проблему надо решить?
• Что должно быть в итоге?
• Как быстро проверить работу?
• Как понять, что работа сделана правильно?
• Как сделать работу лучше?
• Какие есть ограничения?

После того как задача поставлена, в дело вступает исполнитель.

Перед тем как приступить к работе важно понять, вся ли необходимая информация есть для решения задачи. Автор смотрит на задачу с одной стороны, а исполнитель с другой, и даже при идеальной постановке могут возникнуть уточняющие вопросы:

• Что надо сделать, чтобы сдать работу?
• Какие есть проблемы или ограничения?
• Как выполнить работу быстрее?
• Как лучше выполнить работу?
• Как быстро проверить работу?
• Сколько времени займет работа?
• К какому числу работа будет сдана?

Финальная отсечка — это сдача работы.

Исполнитель все сделал и хочет передать задачу автору на проверку, но лучше не торопиться. Большинство проблем, как правило, возникает из-за ощущения собственной непогрешимости, но лажают все, и лучше по старой традиции семь раз проверить. Чтобы не попасть впросак, пройдитесь по вспомогательным вопросам:

• Все ли сделано, что необходимо?
• Соответствует ли результат требованиям?
• Протестирован ли результат на крайних ситуациях?
• Что можно сделать лучше?
• Как удобнее представить работу?
• Что необходимо для ускорения приемки?

Задача — это дорога с двухсторонним движением. Важно понимать, что обе стороны должны быть аккуратны и внимательны, потому что истина посередине. Небрежно поставленная задача потребует больше времени на выполнение. Небрежно выполненная — больше времени на сдачу.

Уровень детализации

Задача всегда должна быть написана в избыточном ключе, чтобы исключить недопонимания. Ниже пример хорошо поставленной, на наш взгляд, задачи.

Необходимо создать форму обратной связи на странице Контакты. После схемы проезда.

Содержание:

• поле ввода Имя;
• поле ввода Телефон — обязательное;
• поле ввода Сообщение — обязательное;
• кнопка Отправить.

Валидация:

• для стандартизации телефонных номеров используем маску;
• максимальное число символов с пробелами в сообщении — 140;
• проверка на заполнение обязательных полей.

Оформление, валидацию и отображение фразы Сообщение отправлено реализуем по аналогии с остальными формами.

Для оформления используем типичные элементы. Пример можно посмотреть на странице Отправить заявку.

ИТОГ:

1. составить тест-кейс;
2. показать результат на тестовом сервере — страница Контакты;
3. опубликовать результат на сайте.

Когда нет времени или работате проверенным специалистом, тогда необходимый минимум это то, что надо сделать и правила приемки — итог.

Необходимо создать форму обратной связи на странице Контакты. После схемы проезда.

ИТОГ:

1. описать содержание формы;
2. описать работу валидации;
3. составить тест-кейс;
4. показать результат на тестовом сервере — страница Контакты;
5. опубликовать результат на сайте.

Общие правила

Существует множество различных трекеров и систем по управлению проектами. Все они позволяют работать с задачами, но без определенных договоренностей работа превращается в болото и бесцельное катание ваты.

• За выполнение и сопровождение задачи всегда отвечает исполнитель, без всяких условностей вроде но и если.
• При оценке трудозатрат и сроков выполнения важно заложить время для 2 итераций правок, потому что ничего не сдается с 1 раза.
• Не должно быть задач, длительность которых более 4 часов, в противном случае ее необходимо декомпозировать.
• В случаях, когда нюансы обсуждается голосом, исполнителю необходимо кратко задокументировать итог беседы.
• Если рабочий день закончился, а задача не выполнена, необходимо указать прогресс и кратко описать, что осталось сделать.
• Если отправленная на проверку или требующая ответа задача повисла в воздухе, необходимо напомнить о ней проверяющему.
• У задачи всегда должен быть итог. Если это код, то привязка ревизии, если дизайн — графический файл, если текст — документ.
• Приняв эти правила, нам удалось уменьшить хаос в работе и поднять эффективность.

Другие статьи о задачах

• Эффективная задача, Большие планы
• Как принимать задачи, CMS Magazine
• Back to basics: как ставить задачи?, Nimax

Оригинал статьи в нашем блоге