Личный опыт: как стать человеком-расчёской и справиться с многозадачностью

Сокращения, снижение заработной платы, высокий уровень безработицы, отпуск без содержания — это наши текущие реалии на рынке труда. Мы не будем рассуждать, кто больше пострадал от кризиса: работники или работодатели, но важно отметить следующее...

Сейчас выбирают не сотрудники, которые неожиданно для себя оказались в поиске работы, а работодатели. Это связано с тем, что многие даже ценные специалисты оказались без основного источника дохода, а организации, в свою очередь, из целого ряда ценных кадров в текущей ситуации имеют право выбирать лучших и причём за те же или даже меньшие деньги.

И в такой ситуации, на мой взгляд, было бы логичнее для работодателя, пытающегося оптимизировать свои расходы, взять на работу одного специалиста широкого профиля, который в одиночку будет закрывать несколько направлений, нежели чем нанимать много узкоспециализированных сотрудников. Например, маркетолога, который своими силами способен обеспечить маркетинговое сопровождение небольшой компании и одновременно совмещать в себе дизайнера, копирайтера и таргетолога.

Ниже приведены мнения людей, которые разделяют мою точку зрения

Сейчас есть 3 категории сотрудников:

— работают в своих компаниях и получают прежнюю или сниженную заработную плату и стремятся сохранить эту стабильность;

— потеряли работу и пытаются найти что-то новое;

— пока ещё работают, но планируют после кризиса сменить работодателя.

Но по отношению к каждой категории хочется дать один и тот же совет, актуальный для всех:

Сосредоточьтесь и подумайте, какими знаниями и навыками вы обладаете? Какую ценность вы принесёте для компании, в которой будете работать или уже работаете? Прикиньте, каких навыков вам недостаточно, а также, какими важными и полезными знаниями вы обладаете, но не показываете это коллегам? В чём ваша экспертность? И в каких направлениях её можно нарастить?

Ответы на эти вопросы позволят вам понять, за счёт чего можно расширить собственный круг деятельности и тем самым увеличить свою значимость для текущего или нового работодателя, особенно в условиях кризиса.

Иными словами, вы можете стать «человеком-расчёской»!

«Человек-расчёска» — это такой западный термин, который означает способность одним человеком обладать профессиональными знаниями в нескольких областях деятельности и при этом обладать гибкими навыками командной работы, управления временем, разрешения конфликтов, а еще лидерством, стрессоустойчивостью и т.п.

В качестве примера «человека-расчёски» приведу свой личный опыт. Помимо работы к компании O’Es Marketing в качестве менеджера проектов по SEO-оптимизации, я развиваюсь в области продаж, а также как специалист по ведению социальных сетей. При этом я умею работать в команде, умею управлять несколькими задачами и считаю себя неконфликтным человеком.

Но, конечно, моя работа, как и работа любого многопрофильного сотрудника очень часто сопровождается многозадачностью. И самые частые вопросы здесь:

Как справиться с этой многозадачностью?

Как не «перегореть», совмещая разные направления деятельности?

На суждение о том, что многозадачность — это плохо, кто-то может согласиться, а кто-то нет. Я лично не люблю работать в режиме многозадачности, но, если ты работаешь, например, как я, в маркетинговом агентстве, то многозадачность это неизбежно. И здесь я советую делать всё возможное, чтобы параллельное выполнение задач превратить в последовательное.

Я разделю свои советы на 2 блока: планирование и энергозатраты.

1. Планирование дел

Понятно, что есть разные способы планирования задач и каждый выберет свой. Я пробовала разное: составляла чек-лист задач на день и выполняла их по «методу помидора», распределяла задачи используя доски в Trello и тестировала матрицу Эйзенхауэра (срочно, но не важно, не срочно не важно и т.д.).

Вывод: В первом случае, как и во-втором, я всё равно не чувствовала времени, и очень часто не выполняла все запланированные на день задачи.

Поэтому я вернулась к планированию в Google Календаре. И здесь я выработала для себя ряд правил при планировании задач на день/неделю/месяц:

◾ Чётко определённое время на коммуникацию

Мне достаточно много времени приходится тратить на общение с клиентами и своими коллегами. И со временем я стала замечать, как легко отвлекаюсь от выполнения задачи (например, по постановке ТЗ дизайнеру), когда вижу новое сообщение в почте или Slack. Далее открываю сообщение, читаю его, отвечаю, потом ещё что-то всплывает, и как вы сами понимаете общее время задачи по постановке ТЗ сильно растягивается. Поэтому в своем ежедневном планировании я выделила отдельные временные блоки, которые направлены только лишь на коммуникацию: ответ клиенту, сообщение коллеге, обработка заявки, созвон с потенциальным клиентом и т. д.

Таких блоков можно сделать 4 по 30 мин, либо 6 по 20 мин. Всё зависит от того, как много занимает коммуникация в вашей многопрофильной работе.

Вывод: Я стала более последовательной в выполнении задач и трачу на задачу столько времени, что запланировала. Конечно, круто, если такие коммуникационные блоки были бы в планировании и у ваших коллег, и ваши временные промежутки для общения совпадали. Таким образом, вы перестанете отвлекать друг друга от выполнения других задач и сможете оперативно получить ответ от собеседника.

◾ Создание резервного времени

Многие из вас, ставя задачи по утру или с вечера, в глубине души очень сильно верят, что не выбьются из тайминга, и каждая задача будет выполнена точно в срок. И под конец рабочего дня многие осознают, как сильно ошибались. И причины этих ошибок заключаются, во-первых, в том, что есть внешние обстоятельства, например, ты планировал поговорить с клиентом по телефону 5 мин., но поговорил 30. А, во-вторых, многие из нас не учитывают влетающие задачи, которые важно выполнить в этот же день. В итоге вы пытаетесь двигать по времени задачи, нервничаете и расстраиваетесь, что не успели всё сделать. Для этого нужно определить резервное время, которое не заполняется никакими задачами, а остаётся для того, чтобы завершить незаконченные дела и уделить время новым задачам.

Вывод: Я заложила 30 мин резерв в первой половине дня и 1 час — во второй половине дня. И пока что для меня это хороший способ не перепланировать задачи на день, а трезво оценить свои силы.

◾ Подведение итогов

В конце каждого рабочего дня за 30 минут до его окончания я подвожу итоги дня. Смотрю, какие задачи удалось выполнить, какие — нет. Также, анализирую в целом деятельность по проектам.

Вывод: Очень важно на определённый момент времени забывать о рутинных задачах и смотреть на проект в целом, чтобы понять к чему вообще ведёт вся твоя деятельность и деятельность всей команды и не отбились ли вы от курса.

Также, работая в GoogleКалендаре, вам будут приходить уведомления о том, какая задача вас ожидает. Такие уведомления позволяют вам ориентироваться среди большого количества задач и отслеживать срок их выполнения.

На данном рисунке приведён лишь «скелет» важных блоков, далее всё заполняется задачами.

2. Ресурсосбережение и энергия

О рабочем времени уже поговорили, идём дальше.

Многие люди считают, что самый ценный ресурс — это время, поэтому многие из нас постоянно находятся в состоянии «я ничего не успеваю», другие же стремятся каждую минуту своей жизни трудиться, а третьи — просто мечтают, чтобы в сутках было больше, чем 24 часа. Но я считаю, что не время самый ценный ресурс 21 века, а энергия. Почему? Да потому что даже самое эффективное управление временем не гарантирует, что у нас будет достаточно энергии на то, чтобы сделать все запланированное.

Энергия — это тот ресурс, который нужно разумно расходовать и периодически восполнять.

И вот несколько советов, которые я сформулировала для себя после прочтения этой книги:

◾ Отдых и отвлечение от задач

Я стараюсь заканчивать работу вовремя и обедать в строго отведённое время. После огромного потока работы мозгу нужно дать расслабиться, причём только вам будет казаться, что ваш мозг отдыхает. На самом деле, в этот период восстановления ваш мозг на основе информации, полученной за день, будет создавать новые нейронные связи, которые запросто могут трансформироваться в идеи или интересные мысли. Вспомните, как часто вам неожиданно приходили интересные умозаключения пока вы находились в душе или просто шли в магазин. Это наверняка бывало не только со мной, но и с каждым из вас.

Вывод: Не перегружайте свой мозг рутинными задачами. Отвлекайтесь! Обеденное время, позволяет мне осмыслить происходящее в первой половине дня, а вечером после работы помогают расслабиться получасовые прогулки.

◾ Положительные ритуалы

Я не буду писать про правильное питание с утра, зарядку и аффирмации. Вы про это и так наверняка слышали и знаете. Причём, вы должны сами для себя определить, что вам даёт энергию, а что её забирает.

Мне очень помогло легче вставать с утра одно приложение под названием «You Can» курс «Бодрое утро». Ты успеваешь принять контрастный душ, помедитировать, почитать, принять воздушную ванну и многое другое всего за час.

Вывод: Когда хорошие ритуалы становятся привычкой, это всегда положительным образом сказывается на вашей продуктивности, так как вы уже набрали скорость, вас мозг включился, поэтому переход к рабочим делам будет не таким резким.

Также я бы посоветовала создать себе и вам вечерние ритуалы, которые позволят вам также плавно переходить от стадии бордствования к стадии сна.

◾ ИПР и своё место в цепочке создания ценности

Иногда в процессе выполнения задач ты забываешь зачем всё это делаешь. И есть вещи, которые как компас, должны служить некой путеводной звездой. Для себя я ответила на следующие вопросы, советую и вам.

1. Насколько вас радует ваша работа сама по себе (а не вознаграждения за неё)?
2. Чего как специалист вы хотите добиться через год, два?
3. Знаете ли, какие есть перспективы (куда расти) на вашей работе?
4. Есть ли индивидуальный план развития (ИПР)? (Вы, кстати его можете составить для себя и без руководителя)
5. Какое место в цепочке создания продукта вы занимаете? И насколько от ваших действий зависит успех компании?

Вывод: Я советую записать ответы на эти вопросы и возвращаться с ним, когда вы будете сталкиваться с ощущением «хочу все бросить» или «ничего не хочу». Ваши собственные мысли и ожидания будут подпитывать вас лучше, чем любые советы коучей.

Мои советы могут как оказаться для вас полезными, так и совсем бессмысленными, это личное дело каждого. Но я бы очень хотела, чтобы каждый из вас анализировал своё состояние, старался заглянуть внутрь себя и понять, насколько вам комфортно жить в настоящем моменте. И если что-то не устраивает, старался найти способы, это исправить. Анализируйте своё рабочее время, свою продуктивность и ищите свои решения!

Не смейте думать, что работа многопрофильного сотрудника — это ад, из которого никогда не будет возможности выбраться. Как бы банально это ни звучало, но всё в ваших руках! Улучшайте свои навыки и умения и становитесь ещё более ценным сотрудником!

Автор: Валерия Калинина