Кейс проб, ошибок и опыта — Первое внедрение модулей Битрикс24

История проекта Октобит24 начинается с разработки корпоративного портала для компании «ОктоПринт Сервис» на базе внедрения Битрикс24 в коробочной версии. На примере кейса крупной компании, в которой было несколько разрозненных систем работы и учета, можно понять, насколько выгоднее и экономнее может быть комплексное решение.

Отправная точка

До внедрения Битрикс24 в компании была проведена большая работа по выстраиванию внутренней структуры и системы взаимодействия между сотрудниками в офлайн.

Однако текущая ситуация с корпоративными ПО оставляла желать лучшего. На тот момент сотрудники компании пользовались:

· Microsoft Dynamics — в качестве корпоративной CRM;

· SharePoint — как корпоративным порталом, на котором можно было размещать заявки, имелось несколько собранных бизнес-процессов;

· Microsoft Outlook — для коммуникации как с клиентами, так и между собой;

· КСУ (Комплексная Система Управления) на базе 1С — для предоставления статистик и еженедельной отчетности.

Всё это накладывало определенные неудобства на взаимодействие между руководителями и подчиненными, а также коллегами из разных подразделений.

Пример:

На сбор обязательного отчета у сотрудников уходила практически вся пятница. Необходимо было в течение дня собирать данные из нескольких систем, заполнять статистики и вычерчивать по ним графики в ручном режиме.

Цели внедрения Битрикс24 в компании «ОктоПринт Сервис»

1. Максимально сократить внутренние коммуникации в пользу эффективности.

2. Перевести всю внутреннюю коммуникацию в единое пространство.

3. Автоматизировать рутинную работу с помощью автоматизированных бизнес-процессов.

4. Упростить внутреннюю отчетность сотрудников.

5. Внедрить внутреннюю CRM, которая сделает работу с клиентами прозрачной и упростит некоторые процессы взаимодействия (например, выставление счетов, КП, сохранение истории общения).

Появление Октобит24

Польза от внедрения Битрикс24 в компании стала ощущаться практически сразу. Тем более, что в компании проводили последовательное обучение сотрудников новому программному обеспечению.

Но при всей пользе базовой версии корпоративного портала вскоре стало понятно, что в нем не хватает прокачанной управленческой части:

· легкого контроля отчетов;

· инструментов, которые помогают избегать лишней коммуникации при работе с задачами;

· статистик и графиков;

· возможности собрать общую картину состояния дел в компании.

Именно эту часть решают модули Октобит24. В «ОктоПринт Сервис» получили:

· отличную CRM для работы с клиентами;

· корпоративный портал для единой системы внутренних коммуникаций;

· комфортные инструменты контроля и управления.

Вместе эти 3 части составляют 100% необходимого для эффективной работы внутри коллектива, а также с клиентами и поставщиками.

Результат полного внедрения Битрикс24 в компании

1. В 2 раза сократилось время отклика сотрудников на задачи и входящие обращения, во столько же выросло количество завершенных задач.

2. Часть сотрудников перешла на удалённую работу без нарушения рабочего процесса.

3. До 4 раз сократились расходы на поддержку и доработку корпоративного ПО.

4. Снизились до 10 раз расходы на корпоративную мобильную связь после внедрения IP-телефонии и интеграции с Битрикс24.

Конечно, некоторые результаты установки корпоративного портала трудно поддаются оцифровке и измерению. Например, удалось перераспределить время сотрудников с рутины в пользу творческой части работы и развития проектов. В компании стало меньше внутренних конфликтов, связанных с взаимодействием между коллегами по задачам и проектам. Понятнее стало, куда расходуется рабочее время, какова настоящая загрузка менеджеров, а значит, появилась возможность грамотного планирования и перераспределения обязанностей.

Здесь же стоит упомянуть, что весь свой опыт и наработки стоит обязательно фиксировать для эффективной передачи знаний новым сотрудникам и более легкого их включения в работу с Битрикс24. Обучение необходимо не просто для умения взаимодействовать с корпоративным порталом, но и для прокачки так называемых soft skills.

В этом году исполняется 5 лет со времени установки Битрикс24 в «ОктоПринт Сервис». За прошедшее время все сотрудники компании получили бесценный опыт в работе с данным ПО, многие научились грамотному планированию и управлению, освоили нюансы разработки бизнес-процессов для автоматизации. Подобный рост знаний и навыков коллектива помогает компании даже в сложные времена оставаться крепким представителем рынка поставщиков полиграфических материалов.