Как сделать рабочие отчеты удобными?
От этого желания и возникают различные форматы отчетности, от таблиц Excel до совсем интересных случаев. При этом, нередко сотрудники могут потратить целый рабочий день или его внушительную часть на подготовку недельной отчетности, и если при этом они не подводят промежуточные итоги ежедневно, то финальный отчет превращается из фактического показателя сделанного в подогнанную под представление о сделанном картинку.
Чтобы избежать или изжить такое положение дел, в Битрикс24 есть отчеты в стандартной готовой форме. Они позволяют настроить периодичность и время сдачи, плюс, пользователи не смогут не предоставить их, так как форма блокирует собой рабочий экран сотрудника.
Однако Битрикс24 и его отчеты содержат и некоторые недостатки. Поэтому Октобит24 доработал стандартную форму под себя и выпустил собственный модуль «Рабочий отчет». А сходство и различие между двумя похожими формами мы покажем в сравнительной таблице.
Таблица отчетов в Битрикс24: сравнение стандартной версии и модуля Октобит
| Стандартный отчет Битрикс24 | Модуль «Рабочий отчет» Октобит24 |
Время появления
| Задается индивидуально. | Задается индивидуально. |
Частота сдачи
| Опциональна: день, неделя, месяц. Можно отключить отчет совсем | Опциональна: день, неделя, месяц. Можно отключить отчет совсем |
Формат
заполнения
Включение в отчет дополнительных задач
| Происходит по щелчку на ссылку «Выбрать из списка». | Происходит по щелчку на ссылку «Выбрать из списка». Затем одним кликом в чек-боксе задачу можно добавить в «Отчет» или «План». |
Подсчет
затраченного на работу времени
Возможность отложить отчет
| Есть по кнопке «Отложить на час» | Есть по кнопке «Отложить на час» |
Дополнительные
вкладки
События
из календаря
Таким образом, оба формата отчетов Битрикс24 уже открывают путь к максимальной информативности и стандартизации процесса отчета о сделанной сотрудниками работе за отчетный период. Однако, глядя на таблицу, можно сказать, что реальную экономию времени можно получить только в модуле Октобит24.
Кстати, по опыту: у сотрудников, которые ведут учет времени по задачам в течение недели, в пятницу заполнение отчетности занимает около 10 минут, так как остается только распределить задачи на сделанные и поставленные в план на будущую неделю и заполнить статистику, если она подключена.
Таким образом, выигрывают обе стороны:
- Сотрудники прекращают воспринимать отчетность как нечто сложное, длительное, то, где нужно придумывать себе заслуги и результаты.
- Руководители получают максимум информации в стандартизированную форму, которую просто проверять и где результаты видны как на ладони.
Помните, что для отчетов важна легкость заполнения и комфортная периодичность. Путем проб и экспериментов мы пришли к выводу, что недельный отчет в Битркс24 наиболее удобен для сотрудников компании: он прекрасно подводит итоги отработанной недели и не доставляет неудобств ежедневно. Остается только требовать максимального учета времени по задачам, и тогда ясная картинка загруженности и сделанного будет перед вами в удобной читаемой форме.