Согласование нестандартных бизнес-процессов в компании

Большинство компаний на стадии организации и развития управляются владельцем в ручном режиме, и, к сожалению, избавиться от этой традиции с ростом коллектива все равно непросто. Как сделать прививку самостоятельности сотрудникам, будем обсуждать в этом блоге.

МИНУСЫ РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМ ОБЫЧНЫМ МЕТОДОМ

1. Перегруз руководителей. Во всех нештатных ситуациях необходимо разбираться с нуля.2. Безответственность сотрудников. О форс-мажоре достаточно просто сообщить и больше ничего не делать.3. Заторы на коммуникационных линиях. Пока разбираемся с одним делом, все другое замирает.4. Угрозы остановки потока производства при принятии неверных управленческих решений для нестандартных ситуаций.

И можно либо довести ситуацию в компании до такого состояния, когда работать больше не сможет никто, либо ввести некое согласование бизнес-процессов, которые создадут комфортную среду для решения нестандартных ситуаций.

ЗАКОНЧЕННАЯ РАБОТА СОТРУДНИКА. КОГДА ОНА НЕОБХОДИМА?

В идеале, любое дело должно быть доведено до конца. :) Но в ситуации возникновения проблем для экономии времени на принятие решений это становится особенно важным.В своей работе мы применяем специальный процесс «ЗРС» («Законченная работа сотрудника»), который создан как согласование бизнес процессов по нестандартным ситуациям.

Когда применяется ЗРС?

• При возникновении проблемы, которая не предусмотрена внутренними документами компании. Например, сломался кофейный аппарат. Требуются деньги на починку.

• При появлении внештатной ситуации, которая грозит какими-то отложенными проблемами. Например, нужно оплатить счет от поставщика вне платежного дня.

• При любом столкновении с форс-мажорной ситуацией, которая требует согласования руководства. Например, требуется нанять дополнительных сотрудников в штат, приобрести мебель, сделать ремонт на производстве и т.п.

Безусловная польза данного способа согласования каких-то трат или управленческих решений в избавлении руководителей от принятия решений путем полного погружения в сложившуюся ситуацию. В идеале с заявкой они должны получать максимально полный расклад по существующей проблеме, варианты выхода из нее и ОДИН оптимальный способ решения. С другой стороны, сотрудники, составляющие ЗРС, учатся не перекладывать ответственность на вышестоящих, а самостоятельно изучать проблемы, анализировать пути их преодоления и на основе объективных данных выбирать лучший вариант.

ВНЕДРЕНИЕ ТЕХНОЛОГИИ «ЗРС» В КОМПАНИИ

Согласование бизнес-процессов такого рода мы организовали на корпоративном портале Битрикс24. Однако в начале внедрения «ЗРС» мы писали на бумаге. Как происходило появление и активное применение подобного способа согласования заявок т сотрудников в компании:

1. По технологии подготовили описательные документы.

2. Памятки распространили среди сотрудников, чтобы у каждого под рукой были образцы и подобное описание.

3. Организовали практическое обучение составлению «ЗРС» в группах среди всех сотрудников.

4. Поставили на поток прием, разбор и согласование или отправку на доработку подобных заявок.

На этапе внедрения важно не только обучить инициаторов грамотному описанию проблемы в формате «что случилось — варианты решения — оптимальное предложение», но и руководителей настраивать на то, что неполные, непонятные и однобокие заявки можно смело отправлять на доработку. Только таким методом можно достигать скорости принятия решений по нестандартным ситуациям.

ОЦИФРОВКА ЗРС НА БИТРИКС24: СОГЛАСОВАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ПО-НОВОМУ

Если вы настроены на управление компанией через корпоративный портал на Битрикс24, то стоит задуматься и об оцифровке процесса согласования решений по возникающим проблемам. Окобит24 предлагает для этого модуль «ЗРС» как наиболее комфортный вариант.

Плюсы внедрения «ЗРС» в компании:

• Ликвидируется необходимость составления заявки на бумаге и подачи ее руководителю лично.• Процесс проходит по командным линиям и может быть доработан или отклонен еще на этапе промежуточного руководителя.• «ЗРС» на корпоративном портале можно составлять и согласовывать с любого устройства, независимо от местонахождения инициатора или руководителей.

Таким образом в компании значительно повышается скорость обработки подобных заявок, решения начинают согласовываться и реализовываться в ускоренном режиме. Пропадают реальные очереди у кабинета владельца.

ЗРС ПРИ СОГЛАСОВАНИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА. С ЧЕМ НУЖНО БЫТЬ ОСТОРОЖНЫМИ?

1. Обращайте внимание на содержание заявки. Она также должна содержать полную картину проблемы и варианты решения, как и составленная на бумаге.2. Все процессы можно отправить на доработку или отклонить. Руководителям любого звена необходимо пользоваться данными инструментами.3. ЗРС не стоит применять везде и всюду, отходя от идеи использования процесса только при возникновении внештатных ситуаций, не прописанных во внутренних документах, иначе у руководителей образуются такие же завалы из неразобранных проблем, как ранее. Только на корпоративном портале.

Процесс подачи заявки при должной подготовке сотрудников не должен вызывать страха или дискомфорта. Одобрение ЗРС также не должно занимать много времени, потому что происходит в понятной согласованной форме. К сожалению, если пустить все на самотек и не готовить вновь прибывших работников или не освежать в памяти давно работающих основы использования процесса, то постепенно технология сойдет на нет. Используйте современные решения, но не забывайте, что подготовка персонала — не менее важный залог успеха и развития бизнеса, чем любые современные решения!