5 принципов эффективного управления компанией

Это помогает создать общие «правила игры», на которые можно влиять вне зависимости от положения на иерархической лестнице.

1. НАЛИЧИЕ ОРГСХЕМЫ.

Мы выбрали административную технологию, которая позволила положить в основу компании организующую схему как фундамент, поддерживающий стабильность. Компания не реагирует на форс-мажоры, так как всегда понятно, какая функция внутри работает нормально, а где образуется «узкое место», которое необходимо усилить.Под организующей схемой мы понимаем официальный документ организации, который описывает функции и общий поток производства конечного продукта компании. В этом ее основное отличие от структурной схемы, которая достаточно просто показывает прямую подчиненность и иерархию постов. На оргсхеме отображены все подразделения, их функции и продукты, необходимые для получения общего результата работы, а также все сотрудники компании.

Преимущества оргсхемы:

1. Наличие простой и понятной системы построения компании.
2. Строгое и постоянное количество функций: 7 отделений и 21 отдел.
3. Закрепление за каждым подразделением четкого и понятного результата работы.
4. Быстрое перераспределение функций при росте и развитии компании.

Мы можем ликвидировать белые пятна в потоке производства, свободно добавляем или убираем подфункции, которые появляются и исчезают в отделениях. Оргсхема становится живым и подвижным организмом, где видно общее состояние дел.

Не старайтесь с первого раза создать идеальную оргсхему компании. Создав первый приемлемый вариант, вы со временем будете глубже и глубже разрабатывать его и менять практически постоянно.

2. НАЛАЖЕННАЯ СИСТЕМА КОММУНИКАЦИИ.

Эффективное управление организацией невозможно без единых правил общения внутри коллектива и с внешним миром. Создайте у себя такую среду, в которой сотрудник будет четко знать:

1. Откуда ему ожидать обращений от коллег.
2. Куда и как отправить ответ.
3. Сколько времени есть на реакцию.
4. Как и посредством чего общаться с внешним миром.
5. Как отправлять и получать бумажные послания внутри компании.

Вы до конца не сможете контролировать личное общение между сотрудниками, но озаботьтесь тем, чтобы рабочие вопросы и особенно документация просто не смогли бы потеряться на командных и коммуникационных линиях.

Мы используем Битрикс 24 как основное средство внутренней коммуникации. Это помогает нам достигнуть той кристальной прозрачности при обмене информационными частицами. Сотрудники знают, что рабочие вопросы им не нужно будет получать и решать в многочисленных мессенджерах и почтовых клиентах.

3. БЫСТРОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ЗАПРОСОВ.

Скорость реагирования не должна страдать от присутствия руководителей на рабочем месте, иначе забудьте об эффективности управления организацией. Используйте современные ПО, обеспечивайте связь между сотрудниками на дистанции, стройте понятные бизнес-процессы.Сейчас нужно давать сотрудникам максимум свободы и ответственности. Будет хорошо, если вы избавите руководителей от того, что на их головы сотрудники обрушивают только горы задач, требующих разбирательств.

Для ускорения принятия решений возьмите на вооружение технологию «ЗРС» («Законченная работа сотрудника»). Пусть ваши коллеги учатся формулировать проблему, искать пути ее решения и предлагать ОДИН оптимальный вариант. Тогда при правильно предложенном выходе вам останется только сказать свое веское «Да».

4. УПРАВЛЕНИЕ ЗАДАЧАМИ.

Корпоративный портал стал для нас огромным и удобным полем для той самой игры, в процессе которой рождается ценный конечный продукт. Управление через задачи выгодно всем:

1. Сотрудники используют задачи как планировщики работы, многие из них уже избавились от ежедневников;
2. Руководители всегда в курсе того, что было сделано и что находится в планах у их подчиненных.

Придется потратить некоторое количество времени на обучение персонала, выработку единых требований к оформлению и срокам по работе с частицами.

Учите своих сотрудников правильно формулировать задачи, вооружать коллег всеми требуемыми данными и запрашивать конкретный ожидаемый результат на старте выполнения поручения. Тогда вы предотвратите многие конфликтные ситуации.

5. СТАТИСТИКИ ПРОИЗВОДСТВА ПРОДУКТА.

Только регулярный контроль произведенного и сравнение этого количества от периода к периоду позволяет нам принимать верные управленческие решения. Внутри компании мы больше не основываемся на фантазиях, выдумках или неоправданных ожиданиях. Эффективность управлению организацией придают конкретные данные: сколько, чего и в какой период было достигнуто. А если на основе данных строятся понятные всем графики, где четко видны взлеты и падения, то анализ статистик становится еще и простым делом.

Большинство продуктов в компании мы измеряем еженедельно с отслеживанием тренда в 8 недель. Этот временной период является оптимальным для наблюдения изменений в производстве и принятия взвешенных решений по изменению ситуации в лучшую сторону.