Переходим от e-mail к работе по задачам!
В какой-то момент стало понятно, что потеря информации и отсутствие откликов от сотрудников стали слишком масштабными для компании. Так у нас появился корпоративный портал на Битрикс24. Дальше потребовалось отладить коммуникацию, которая до этого момента происходила в электронной почте. Волевым решением мы переместили все корпоративные дела в задачи в Битрикс24.
5 причин сказать почте «Нет»
1. ЧТОБЫ СКОНЦЕНТРИРОВАТЬСЯ.
Каждый раз при проверке почты нашим сотрудникам приходилось отвлекаться от текущих дел, а затем снова на них концентрироваться. Потеря времени на это, даже очень небольшая (открыл и закрыл почтовый клиент), в сумме все равно дает уйму потраченных впустую минут.Переход на задачи в Битрикс24 высвободил огромное количество времени на полезный труд. К тому же, с отсутствием других источников, откуда могут прийти запросы и поручения от коллег, сотрудники стали более спокойными и собранными.
2. ЧТОБЫ НЕ ОЖИДАТЬ ПОДВОХОВ.
В задаче каждому ее участнику доступны все комментарии независимо от времени их отправления. Нам удалось избавиться от раздражающих длинных цепочек писем, в которые в любой миг мог подключиться кто-то новый.Пропали ситуации, когда кому-то намеренно или нечаянно забывали отправить важное письмо. Даже если в задачах возникает сумбур, его последовательность и порядок возникновения новых вводных всегда можно отследить.
3. ЧТОБЫ ОСТАВАТЬСЯ В КУРСЕ ПРОИСХОДЯЩЕГО.
Вне зависимости от местоположения сотрудника он всегда на связи с коллегами и получает обновления по своей задаче в Битрикс24 в режиме 24/7. Нас разделяют не просто километры расстояний, но и часовые пояса. Поэтому сотрудники, которые работают, пока другие еще только на пути к первой утренней чашке кофе, просто оставляют свои комментарии в задаче (что, кстати, избавляет еще и от необходимости ненужных звонков друг другу).Если сотрудник по каким-то причинам отсутствовал на рабочем месте, по возвращении он информацию без необходимости штудировать многочисленные папки с входящими письмами.
4. ЧТОБЫ БЫТЬ ОНЛАЙН И ЧУВСТВОВАТЬ СЕБЯ ЧАСТЬЮ КОЛЛЕКТИВА.
Последнее обновление задач в Битрикс24 позволяет собирать встречи и устраивать видеоконференции с участниками, что ускоряет работу. Однако и до него совместный труд коллег стало намного проще организовывать: в задачу всегда можно проставить нескольких исполнителей, сформировать чек-листы, прописать текстом область ответственности каждого участника. И для этого больше не нужно писать отдельные письма.
5. ЧТОБЫ ЭКОНОМИТЬ ДЕНЬГИ.
С развитием технологий оборудование для организации работы в сети стало доступнее, но все равно оттягивает на себя часть расходов. Если объем информации становится бесконечным, то компания теряет деньги просто на ее хранении.Приведем простой пример. Письмо, отправленное семи сотрудникам, сохранится восемь раз (если включить сюда его копию в папке «Отправленные»). При этом, внутри могут быть довольно объемные данные. Рано или поздно, но хранилище достигает предела и требует увеличения.Мы пробовали организовать допустимый объем почтовых ящиков, вводили строгие правила разбора и удаления писем, тратили силы и эмоции на проверки. Однако все это было менее эффективно, чем хранение файлов централизовано на Диске от Битрикс24. Возможность добавить в задачу файл из облачного хранилища подарила нам освобождение ресурсов, и эта польза задач в Битрикс24 одна из самых ощутимых и измеримых для компании.
ЛАЙФХАК
Позвольте обмениваться задачами свободно. Необязательно быть руководителем, чтобы поручить что-то коллеге. Если одному сотруднику нужно что-то от другого, пусть смело ставит задачу, давая возможность учесть потраченное на нее время и предоставить результат. Это игра, возможность почувствовать себя важным — дайте насладиться этим небольшим моментом, научиться СО-трудничать, оценивать, давать обратную связь. От этого вы только выиграете.
Результаты перехода на задачи в Битрикс24
- Экономия средств на оборудование.
- Ускорение внутренней коммуникации в 2 раза.
- Прозрачность в работе сотрудников.
- Возможность увидеть затраченное на задачу время.
- Конкретные результаты деятельности.
- Отсутствие возможности что-то потерять или «не увидеть».
- Рост ответственности и самостоятельности.
Небольшое отступление. Будьте готовы к тому, что «старенькие» сотрудники все равно будут придерживаться ушедших традиций. К этому советуем относиться спокойно. Сконцентрируйте усилия на новичках, обучая их правильной коммуникации.
Мы не говорим, что 100% сотрудников восприняли задачи как должное и полностью поменяли подход к работе. Скорее, мы еще на пути к финишу в этом деле, но уже и далеко не на старте. Вновь присоединившиеся к коллективу часто отмечают отсутствие неразберихи и четкость в коммуникации с коллегами, и это мы считаем одним из основных своих достижений в области организации работы компании.