Как RPA помогает бизнесу: три кейса в промышленности, ритейле и финансах

Роботизация бизнес-процессов стала популярной благодаря тому, что она помогает сократить количество ошибок, сэкономить время сотрудников и переключить их на более важные задачи. Более того, внедрение RPA окупается в более 80% случаев. Вместе со специалистами из российской ИТ-компании ИБА разберемся, что такое RPA-системы и как они помогают бизнесу.

Что такое RPA-платформы и как они влияют на эффективность

RPA — это программа, которая имитирует действия человека в других корпоративных приложениях: заполняет таблицы Excel, переносит данные из документов Word или PDF в приложения и пр. Другими словами, RPA — это виртуальный сотрудник.

RPA-платформа — среда для разработки программных роботов.

Самое главный плюс роботизации бизнес-процессов заключается в том, что сотрудникам больше не нужно выполнять самим однотипную работу. Это за них делает робот. А высвобожденное время люди могут потратить на общение с клиентами, анализ, поиск новых гипотез и другие задач, которые может выполнить только человек.

Кроме этого, RPA снижает количество ошибок во время работы с данными и ускоряет сами процессы. Это связано с тем, что робот не устает и не делает опечаток. Если какой-то этап задачи робот не может выполнить, он уведомляет об этом сотрудника. После вмешательства человека, робот продолжает выполнять задачу.

После внедрения RPA:

• качество выполнения задач повышается на 24%,
• процессы исполняются на 19% быстрее,
• количество ошибок снижается на 21%.

Еще одним преимущество роботизации является ее быстрая окупаемость. Создать робота проще, чем разработать специального приложения. К тому же, RPA встраивается в существующую ИТ-инфраструктуру компании, поэтому не требует доработки или обновления ИТ-систем.

Сейчас, когда многие зарубежные игроки покинули российский рынок, активно развиваются отечественные системы роботизации. Например, в платформе «Канцлер RPA» даже есть специальный модуль миграции с западных решений, что делает процесс внедрения системы менее болезненным. Если говорить в целом про отечественные системы, то у них есть ряд плюсов:

1. Отсутствие проблем с поддержкой лицензий
2. Более низкая стоимость внедрения и привязка к российскому рублю
   
3. Широкий функционал, практически не отличающийся от западных решений
   

Какие задачи могут решать роботы в разных отраслях

RPA идеально подходит для задач, которые основаны на четких алгоритмах. Среди таких задач:

1. извлечение данных из документов,
2. заполнение форм в корпоративных приложениях,
3. сверка данных в корпоративных системах и пр.

Предприятия производственной отрасли часто роботизируют процесс регистрации накладных, счет-фактур в корпоративной системе; отслеживание логистики; обработку заказов и инвентаризацию товаров.

Ритейлеры внедряют RPA, чтобы автоматизировать выставление счетов, изменение цен; обработку платежей и возвратов и пр.

В банковской сфере роботы обрабатывают запросы на открытие счетов, получение банковских выписок; одобряют кредиты, собирают задолженности.

RPA в промышленности, ритейле, банке: практический опыт

Рассмотрим несколько проектов по роботизации промышленности, ритейла и банковской сферы.

Проект 1. Автоматизация обработки платежных данных клиентов для производителя потребительских товаров

Сотрудники клиента постоянно обрабатывают много информации, и заказчик хотел сократить количество ручной работы при работе с данными.

Существующий процесс выстроен следующим образом. Сотрудник вручную загружает PDF-файлы. В одном PDF-файле от 100 до 500+ страниц. Затем сотрудник вводит нужные данные в электронные таблицы (счета-фактуры и платежные поручения), импортирует их в формате CSV в корпоративную систему.

Мы разработали роботов, которые проверяют наличие новых файлов, распознают текст в документах, извлекают данные в таблицы, сохраняет таблицы в корпоративной системе в виде файлов в формате CSV. Если робот не может распознать текст, он отправляет электронное письмо ответственному сотруднику.

Клиент поставил задачу сократить время обработки и автоматизировать процесс. Раньше пять сотрудников обрабатывали заказы. На это у них уходило до 6 часов ежедневно.

Операторы получали перечень заказов на запчасти в формате Excel, переносили этот перечень в корпоративную систему, обрабатывали и фильтровали по наименованиям, искали расходные материалы в базе данных, заполняли формы заказов на сайтах поставщиков.

Сейчас вместо них эту работу выполняют роботы. RPA ускорило процесс в несколько десятков раз: если человек обрабатывал заказ за один час, то робот выполняет те же действия за пять минут.

Проект 3. Автоматизация банковских переводов

Банк хотел сократить объем ручного труда и время обработки данных, а также консолидировать информацию.

Банк получает по электронной почте запросы на перевод денежных средств с одного счета клиента на другой для погашения кредитов в банке. Перевод выполняется после проверки. Сейчас эту проверку выполняет сотрудник.

Мы создали роботов, которые автоматизировали этот процесс. Робот RPA сравнивает данные в разных системах. Теперь сотрудникам банка нужно только обновлять списки должников. Чат-бот консультирует клиентов по кредитам, а EmailBot сортирует и классифицирует входящие электронные письма.

В результате проведение взаимозачетов занимает 10 минут вместо одного дня.

RPA — помощник, не замена сотрудников

Практически в каждой сфере можно встретить роботизацию процессов. Рутинных задач хватает в каждом процессе каждой отрасли: HR, логистика, бухгалтерия, служба поддержки, закупки и пр. В каждой сфере сотрудники тратят на выполнение однотипных действий много времени, которое могли бы посвятить более творческим и интеллектуальным задачам.

RPA не заменяет собой людей. Роботы играет роль помощников, которые забирают себе рутинные задачи и выполнять их быстро и без ошибок, тем самым улучшая процессы и повышая их эффективность.