ЭДО для маркетплейсов: как работает и зачем нужен поставщикам

Маркетплейсы — востребованные площадки для продажи товаров малого и среднего бизнеса. Они работают в онлайне и документооборот ведут в современном формате.

Между поставщиками и маркетплейсами складывается приличный объем документооборота, даже если предприниматель выставил на продажу только первую партию своих товаров — визитниц ручной работы. Стороны обмениваются товарными и транспортными накладными, счетами-фактурами, УПД, актами, чеками и отчетами. С большинством маркетплейсов обмен документами происходит онлайн — через личный кабинет на сайте самой платформы или сервис ЭДО. В таком сервисе пользователь создает, отправляет и получает документы. Юридическую значимость гарантирует подписание квалифицированной электронной подписью.

Можно ли работать с маркетплейсами без сервиса ЭДО

В попытке привлечь мелких поставщиков некоторые площадки максимально уходят от использования сервисов ЭДО. Например, партнеры Ozon решают многие вопросы по поставкам через личный кабинет. Но получать закрывающие документы и документы по возвратам можно только в сервисе ЭДО. Также электронный документооборот необходим, чтобы создавать заявки на поставку:

• маркированных товаров;
• подконтрольной продукции животного происхождения;
• ювелирных изделий;
• товаров, отгружаемых на склад «Хоругвино-негабарит», в распределительный центр и магазины-склады.

Не обойтись без онлайн-документооборота и при работе с Wildberries. Прежде маркетплейс требовал от всех поставщиков подключиться к ЭДО. В 2020 году правила изменились — теперь большинство работают с электронными документами на портале Wildberries. А ЭДО нужен:

• организациям-плательщикам НДС, которые обмениваются с площадкой счетами-фактурами и УПД;
• поставщикам, которые уже работают с маркетплейсом через сервис ЭДО;
• новым продавцам — представителям среднего, крупного бизнеса на ОСНО.

Присоединение к сервису ЭДО потребуется для получения и обработки электронных документов от AliExpress, Яндекс.Маркета, других маркетплейсов. Большинство площадок работает с сервисом ЭДО от Контура. При подключении к другому оператору может понадобиться настройка роуминга.

Как подключиться к сервису ЭДО и начать работу с маркетплейсом

Для подключения к сервису нужно отправить заявку оператору ЭДО — например СКБ Контур. Его специалисты помогут получить электронную подпись и внедрить ЭДО с учетом требований маркетплейса к документам. Если документооборот с площадкой небольшой и достаточно веб-версии сервиса, запустить обмен получится в тот же день. Когда документов в месяц больше сотни и учет ведется в 1С, лучше встроить сервис ЭДО прямо в 1С и работать с электронными документами, не переключаясь между разными вкладками.

Чтобы начать электронный документооборот с маркетплейсом, надо зарегистрироваться на самой площадке и добавить ее в список контрагентов в сервисе. Сделать это просто — всего два шага:

• Перейти в сервисе в раздел «Контрагенты» — подраздел «Поиск и приглашение».
• Ввести в поисковой строке ИНН или название маркетплейса. Wildberries: 7721546864 или ООО «Вайлдберриз», Ozon: 7704217370 или ООО «Интернет Решения».

Затем нужно отправить приглашение к обмену документами. Как только оно будет принято — площадка отразится во вкладке «Ваши контрагенты». С этого момента можно отправлять и получать документы онлайн.

Пример: как происходит обмен УПД-2 с Ozon через ЭДО

1. Поставщик заполняет номер, дату документа и другие данные и формирует УПД-2 в личном кабинете Ozon в разделе FBO — Заявки на поставку:

• до отгрузки товаров — для продукции с сертификацией в «Меркурии» и поставок на распределительный центр, дарксторы или «Хоругвино (негабарит)»,
• в течение трех дней после согласования актов — для продукции с маркировкой в Честном ЗНАКе,
  
• в любой момент после согласования актов — если для своей отчетности нужен УПД-2 на обычные товары.
  

2. Получает XML-файл, который загружается на компьютер.

3. Загружает XML-файл в сервис ЭДО, подписывает квалифицированной подписью и отправляет в Ozon. Маркетплейс автоматически подпишет УПД-2, если он полностью совпадает с заявкой и актом приема.

Чек-лист: как выбрать сервис ЭДО

При выборе сверьтесь с пунктами:

• Сервис работает напрямую с нужными вам площадками.
• Есть круглосуточная техподдержка, роуминг с другими операторами ЭДО, опции для работы с маркировкой.
• Сервис поддерживает требования маркетплейсов к оформлению электронных документов.
• Интерфейс не перегружен и интуитивно понятен — проверить это можно, подключив тестовый доступ.
• Серверы находятся в России, а само решение входит в реестр отечественного ПО.
• Если у вас 1С, проверьте, что сервис предлагает интеграцию.

Решение ЭДО для маркетплейсов от Контура отвечает этим запросам и позволяет в короткие сроки и без настройки роуминга начать работу с основными торговыми онлайн-платформами — Ozon, Lamoda, Wildberries, Aliexpress, Яндекс.Маркет.

Через сервис ЭДО доступен обмен документами и с другими контрагентами. Время получения подписи в электронном документе будет зависеть только от второй стороны, из этой цепочки выпадут звенья почтовой или курьерской службы. Средства, сэкономленные на печати и доставке, поставщик может вложить в продвижение и расширить присутствие на рынке. Важно, что электронные документы безопасно передавать в сервисе ЭДО, а налоговая и суды принимают их наряду с бумажными.