В нашем блоге мы много пишем о создании email-рассылок и работе с электронной почтой. Мы уже обсудили сложности борьбы со спамом, будущее email, вопросы защиты почтовой переписки, а также техники работы с email, применяемые руководителями крупных ИТ-компаний.

Некоторые из них используют подход Inbox Zero — Тиаго Форте, руководитель компании Forte Labs, занимающейся вопросами повышения эффективности, написал в своем блоге статью о том, как начать применение этой методики и свести число входящих писем к нулю. Мы представляем вашему вниманию основные моменты этого материала.

Форте пишет, что тратит на электронную почту 17 минут в день, что составляет 7,43% его рабочего времени за последние 12 месяцев. Для сравнения среднестатистический работник проводит 28% своего времени, разбирая электронную почту, создавая сообщения и отвечая на них.

Всем известно, что главная идея технологии Inbox Zero заключается в том, чтобы обрабатывать каждый email за один подход (подход One-Touch). Но большинство пользователей не понимают, что этот простой прием требует немалых усилий — в его основе должна лежать тщательно разработанная система.

Представьте на секунду человека, который проверяет свой электронный ящик. Он просматривает письма, полученные в течение дня, отбирая журналы и письма, которые необходимо изучить.

Мне не нужна система – пусть всё хранится в моем почтовом ящике!

Затем он оставляет все в папке Входящие – просроченную квитанцию за электричество, спам, личную открытку и налоговые бланки. Этот ритуал повторяется изо дня в день, его почтовый ящик наполняется все новыми письмами и буквально трещит по швам.

Именно так большинство людей работает в электронной почте. Их ящики раздуваются до невероятных размеров, письма отправляются практически непрерывно, а разнообразие категорий писем растет. Но правда заключается в том, что вам потребуется намного меньше времени и сил на поддержание пустого почтового ящика, чем переполненного, убежден Форте.

Вот 5 простых шагов на пути к пустому электронному ящику.

Несколько простых советов:

1.Отпишитесь от всех информационных рассылок, уведомлений и групповых чатов, если только они не имеют особой важности (для этого вам может пригодиться сервис Unroll.me)

2. Перенаправьте все ваши email-аккаунты на Gmail или любой другой почтовый сервис, который вы используете для работы.

3. Используйте Mailstrom, чтобы за раз удалять сотни (или тысячи) ненужных электронных писем, а затем перемещать оставшиеся из папки Входящие в специально помеченную папку.

И не беспокойтесь о том, что можете упустить какую-то важную информацию. Первым делом изучите письма, которые находятся в пределах досягаемости, а к остальным вы сможете вернуться позже.

Почту нужно использовать по прямому назначению

Главная проблема заключается в том, что люди используют электронную почту для всего. Ведь вы бы не стали покупать многофункциональный очиститель для тостера- перфоратора-унитаза, не так ли? И сочетание машины для уборки листьев с погружным блендером не показалось бы вам хорошей идеей?

Но при этом мы каким-то образом умудряемся внедрить в важнейший рабочий инструмент абсолютно не сочетаемые функции, превратив его в подобие Франкенштейна. Почтовый ящик служит для нас средством коммуникации, списком задач, администратором проектов, системой уведомлений, списком книг, архивом для хранения файлов, архивом переговоров, инструментом для планирования, приложением для заметок и не только.

Мы нанимали электронную почту для выполнения одной простой работы, а теперь она словно разнорабочий, который живет в нашем подвале и выполняет кучу дополнительных заданий до поздней ночи. Так давайте вернем электронной почте ее изначальную функцию, которую она выполняет лучше любого другого инструмента: получение новых сообщений.

С любой другой функцией гораздо лучше справится одно из специализированных приложений. Самое парадоксальное то, что свести работу Gmail лишь к одной ключевой функции не так-то просто. Команда разработчиков Gmail предусмотрела все, что может понадобиться нам для работы в электронной почте, а теперь нам приходится просто отказаться от этих причудливых приспособлений, чтобы получить нечто полезное.

Чтобы упростить процесс управления электронной почтой:

4. Отключите функцию Дополнительные папки

Когда вы научитесь обрабатывать каждое письмо всего за несколько секунд, дополнительные папки лишь усложнят процесс работы. Как ни странно, благодаря эффекту экономии на масштабе, большой объём писем лишь сыграет вам на руку.

5. Отключите все умные функции

Все эти навороченные функции плохо адаптированы к устаревшей системе. Они – всего лишь краткосрочное решение долгосрочной проблемы.

Звездочки, показатели уровня приватности, системные метки, категории, круги, маркеры, фильтры – избавьтесь от всего это и вдохните с облегчением.

6. Отключите все чаты и приложения в социальных сетях

Взаимодействие в режиме реального времени и чаты никуда не исчезнут, но отключив все ненужные функции, вы станете проводить в электронной почте так мало времени и будете настолько сосредоточены на быстрой обработке электронных сообщений, что чаты будут вас только отвлекать.

7. Отключите все уведомления

Ваш почтовый ящик – это чей-то список задач. Вспоминайте об этом каждый раз, когда даёте разрешение кому угодно прерывать вашу работу в любой момент по любой причине.

Попробуйте отключить уведомления хотя бы на неделю. А также отключите все уведомления в операционной системе на вашем компьютере, телефоне и других устройствах. Нужно установить четыре системы распределения/обработки информации

Почтовый ящик переполняется по той же причине, по которой блокируется любая система на входе: отсутствие эффективных систем распределения/обработки информации.

Письма накапливаются, потому что их некуда распределить. Однако будьте осторожны, иначе можно ненароком избавиться от нужной и полезной информации. Идея технологии Inbox Zero заключается не в том, чтобы игнорировать входящие сообщения или театрально объявлять о email-банкротстве. У меня прямо противоположное отношение: важен каждый email без исключения.

Если вы не установили системы обработки информации, охватывающие 100% поступающих сообщений, считайте, что вы просто-напросто осушили озеро насосом – чем ниже уровень воды сейчас, тем быстрее озеро наполнится вновь. Абсолютно любое входящее письмо может быть обработано одной из 4 систем распределения/обработки информации: цифровой календарь, менеджер задач, приложение для хранения и доступа к информации и приложение для отложенного чтения.

Календарь, как инструмент работы с информацией, довольно прост и понятен – давайте рассмотрим другие инструменты, после чего перейдем к правилам, которые помогут эффективно пользоваться всеми этими инструментами враз.

Менеджер задач

Менеджер задач – это цифровая версия списка задач. Цифровой менеджер задач обладает множеством преимуществ, но для нас наиболее важна одна-единственная функция: способность этой программы в один клик сохранять ваши письма как задачи, и назначать им напоминания.

Форте пишет, что сам пользуется и другим советует работать с менеджером задач Things (подходит только для Mac и iOS), поскольку он справляется с этой функцией на отлично: при нажатии определенного сочетания клавиш (ctrl-alt-пробел) на экране появляется маленькое полупрозрачное окно с автоматически отображаемой ссылкой на первоначальный email и курсором для указания задачи:

Еще один хороший менеджер задач для тех, кто не пользуется техникой от Apple – Todoist. Это специальное расширение Gmail, которое предназначено для интеграции почтового клиента в менеджер задач Todoist. На панели инструментов Gmail справа появится клавиша Добавить задачу. Кликнув по ней, вы можете написать задачу в специальном окне, которая станет ссылкой к изначальному электронному письму:

Немаловажно, что эти ссылки работают независимо от того, куда перемещен email, поэтому пользователю не придется распределять письма по категориям, ставить метки, флажки и т.п. Достаточно пройти по ссылке в менеджере задач, и на экране появится нужный email.

Это небольшая функция лежит не только в основе работы менеджера задач, но и всего подхода One-Touch. Поскольку целая система зависит от способности пользователя перенести задачи из захламленного электронного ящика в специально предназначенный для этого инструмент, то он будет доверять такому инструменту, который сможет мгновенно и безошибочно перенаправлять его к нужному электронному письму в нужное время, независимо от того, получено ли оно 2 часа или 2 года назад.

Приложения для хранения и доступа к информации

Это, вероятно, самый полезный инструмент, о котором знают немногие. Его цель предельно проста: сохранить информацию, которая может пригодиться в будущем – документы, заметки или любые файлы, которые вам по какой-то причине не хочется удалять.

Чаще всего люди сохраняют эту информацию на компьютер, в Dropbox или другой облачный сервис, или просто оставляют их в архиве электронной почты или в приложении по управлению проектами. Такой подход не рационален по ряду причин, но достаточно и того, что это довольно ценная информация, для хранения которой нужен специально предназначенный инструмент.

Независимо от того, каким приложением вы пользуетесь (Форте рекомендует Evernote), главное, чтобы вы могли быстро и просто переносить в него любую необходимую информацию из почтового ящика.

Приложение для отложенного чтения

Приложение для отложенного чтения позволяет вам сохранять видеоролики, содержание веб-страниц, статей, постов из блогов для того, что ознакомиться с ними позднее. В такое приложение можно поместить электронные письма, которые не требуют от вас совершения действий (как те, что вы заносите в менеджер задач), а также информацию, которую вы бы хотели прочитать/посмотреть/послушать в свободное время, но не уверены, что стоит ее хранить.

Это всего лишь одна из 4 дополнительных систем обработки/распределения информации, но вы удивитесь, сколько пользы может принести такой одноцелевой инструмент. Неважно, каким приложением для отложенного чтения вы пользуетесь (выбор Форте — Instapaper), главное, чтобы иметь возможность пересылать в него письма напрямую из электронной почты.

Нужно оптимизировать рабочий процесс

Работа в электронной почте не подчиняется законам классической ньютоновской физики. По мере того, как количество входящих сообщений увеличивается со 100 до 200, 300 и 400, время и энергия, затрачиваемые на их обработку, не растут прямо пропорционально в 2, 3 и 4 раза.

В данном случае действует скорее теория хаоса: в определенный момент количество необходимого времени/энергии пересекает критическую черту, непредсказуемую, невидимую границу. Одна фаза сменяется другой, так же, как лед превращается в воду, а вода – в пар. Изменение параметров негативно влияет на весь ваш рабочий процесс.

Вышеупомянутых систем распределения/обработки информации недостаточно. Необходимо также разработать метод. Тщательно продуманный метод обработки входящих сообщений позволит нам определить период времени, затрачиваемый на каждый email в зависимости от временных ограничений и прочих условий.

Здесь можно прибегнуть к правилу 2 минут, согласно которому не стоит откладывать на потом те задачи, выполнение которых занимает не более 2 минут. Проблема заключается в том, что этот временной критерий не является универсальным. Если, вернувшись из отпуска, вы обнаружили в почтовом ящике 1 200 новых писем и решили следовать правилу двух минут, то вы потратите несколько дней на выполнение двухминутных дел и, вероятно, пропустите действительно важные задачи. Аналогичная ситуация может случиться после выходных.

Нам следует создать альтернативу, скажем, к примеру, правило 10 секунд, которое позволит (но не обяжет) при необходимости обрабатывать сотни входящих писем за 15-20 минут, чтобы быстрее приступить к своей настоящей работе и не беспокоиться о тикающей бомбе в почтовом ящике.

Ключевая идея подхода One-Touch состоит в том, что, получая письмо, требующее от вас выполнения определенной задачи, вы не должны сразу приступать к ее выполнению – вы должны решить, какие действия необходимо предпринять и в какое время, а затем переместить письмо в соответствующее приложение. Таким образом, вы вырабатываете способность к быстрому принятию решений (выполнить, сохранить, прочитать или удалить), тем самым откладывая выполнение задачи до более подходящего момента в будущем.

Благодаря этому методу, проверка электронной почты требует не больше усилий, чем проверка обычной почты – вы только решаете, что нужно сделать, но не делаете это. И в этом вам помогут 3 точки приложения Gmail:

8. Включите функцию Автопереход в лаборатории Gmail

При методичной проверке электронной почты сложнее всего не отвлекаться на новые письма. Очень трудно принимать решение по каждому письму в порядке очередности, не откладывая на потом и не пропуская ни одного по списку. Включите функцию автоматического перехода, и вместо того, чтобы снова и снова попадать в папку Входящие, вы будете сразу переходить к следующему письму в хронологическом порядке.

9. Активируйте горячие клавиши

Большую часть времени при работе в электронной почте мы выполняем одни и те же простые действия. Активируйте горячие клавиши, и вы сможете обрабатывать десятки электронных писем за раз, даже не прикасаясь к мыши:

• Написать письмо в новом окне: с
• Ответить: r
• Ответить всем: а
• Переслать: f
• Добавить в архив: e
• Отправить: cmd-enter

10. Активируйте ветви обсуждений

Форте предлагает обрабатывать электронные сообщения в хронологическом порядке от старых к новым, поскольку ваше желание добраться к свежим письмам заставит вас разобраться со старыми. Активировав ветви обсуждений, вы будете видеть предыдущие ответы на групповые сообщения и, таким образом, не станете по ошибке отвечать на старые сообщения.

Важно уметь принимать мгновенные решения при сортировке писем

Всё, что обсуждалось выше – системы распределения/обработки информации и оптимизация рабочего процесса – усиливают способность к принятию мгновенных решений по распределению/сортировке входящих писем.

В архив, вероятно, отправятся 60-70% всех писем, поскольку они в основном содержат уведомления, которые нужно просто просмотреть. Можете также создать напоминание, как в пункте 4, на случай, если ваше письмо останется без ответа, и вам нужно будет повторно направить его.

Любая система с бесконтрольной цепью положительной обратной связи, в конечном счете, разрушится

Система обработки электронных писем создается не для того, чтобы еще чаще отправлять и получать их. По сути, в этом и заключается проблема. Для электронной почты свойственна очень мощная положительная обратная связь: чем больше писем отправляете и получаете вы, тем больше писем отправляют и получают ваши коллеги, партнеры и клиенты. Мы ведем гонку вооружений, в которой нет победителей, а повышение нашей эффективности лишь усугубляет ситуацию.

Как пишет Донелла Мидоуз (Donella Meadows), цепи положительной обратной связи являются источниками развития и роста, но также и источниками разрушения и упадка. Система с бесконтрольной цепью положительной обратной связи, в конечном счете, разрушится – поэтому сегодня мы испытываем потребность быть на связи 24 часа в сутки, которая превосходит наши биологические и нейрохимические пределы.

Нашей главной целью является снижение реакционной способности, поскольку всё, что заставляет нас действовать, имеет над нами контроль. Знаком того, что вы изменились, что система работает, станет тот день, когда вы, получив электронное письмо с устрашающим заголовком Очень важно, не броситесь к исполнению неотложной задачи, а поступите с ним так же, как и с любым другим письмом. Вы выполните задачу тогда, когда сами решите ее выполнить.

Вам понадобится ваша новая суперспособность реагировать на все не мгновенно, ведь когда вы научитесь фокусировать свою энергию, а не рассеивать ее, и начнете поручать рутинную работу инструментам, системам, ассистентам, подчиненным, а возможно когда-нибудь и машинам с искусственным интеллектом, результат не заставит себя ждать. Оставшаяся на вас часть работы потребует от вас намного больше интеллектуальных и творческих усилий.