Как перевести сотрудников на удаленную работу: планирование и контроль

Татьяна Гайнутдинова, мастер процессов в компании «Пиком»

Мы умели работать на удаленке до того, как это стало мейнстримом. Территориально наши сотрудники находятся по всему миру — от Украины до Таиланда. При переводе процессов в онлайн возникают две основные проблемы — с коммуникацией и самодисциплиной. Я расскажу, как их решаем, и поделюсь секретами эффективного управления распределенной командой.

Сложности удаленной работы

1. Не хватает личного контакта. Нельзя считать невербальные реакции человека, мягко или строго поговорить, нет неформального общения.

2. Удаленный сотрудник может менее ответственно относиться к работе, чем работающий в офисе, или ему сложнее организовать себя. Худший вариант — когда человек не выходит на связь и не предупреждает об этом.

3. Нет мотивации к развитию. Мы сталкивались с тем, что некоторые удаленщики не готовы расти и исправлять ошибки, на которые им указывают месяцами. Они не чувствуют себя частью команды, а потому не хотят становиться лучше и в любой момент могут уйти.

Чтобы избежать такого сценария, на собеседовании уделите больше внимания оценке soft skills кандидата: как он мыслит, общается, какие у него личные и профессиональные цели. Более подробно разбирайте тестовое задание, задавайте больше вопросов.

Преимущества удаленки

1. Не мешают эмоции: вы строите рабочие отношения, нацеленные на результат. Важные решения принимаются более взвешенно, без учета личных симпатий и антипатий. В команде нет конфликтов, служебных романов и других явлений, которые могут негативно повлиять на эффективность.

2. Экономическая выгода. В работе с удаленными сотрудниками наиболее выигрышный вариант — почасовая оплата. В этом случае они видят связь между выполненными задачами и своим доходом. Если удаленщик будет работать дольше — больше заработает, если меньше — оплата пропорционально сократится, мы ничего не потеряем.

Как подготовиться к дистанционной работе?

1. Организовать рабочее место: стол, стул, хороший компьютер, интернет, окружающий интерьер. Нужно убедиться, что у всех сотрудников есть условия для работы, при необходимости помочь их обустроить, перевезти и установить технику. Например, если на работе у кого-то два монитора — дома без них будет сложно.

Важно подготовиться и психологически: создать себе максимально комфортные рабочие условия, ограничить общение с членами семьи на время работы, а в идеале — выделить отдельную зону с помощью ширмы. Ни в коем случае не работайте на диване — это сразу снизит продуктивность более чем наполовину.

2. Договориться о правилах взаимодействия (периоды доступности для общения, время проведения совещаний и планерок). Это позволит упорядочить коммуникации с сотрудниками. Вам не будут писать постоянно по всем каналам связи, вы не будете отвлекаться от запланированных задач.

3. Каждое утро проводите 15-минутный daily-митинг. Обсудите с сотрудником, что он делал вчера, что будет делать сегодня и с какими проблемами столкнулся.

Как контролировать удаленных сотрудников?

1. Не давать им привилегий — не ставить меньше задач, не упрощать работу по сравнению со штатными специалистами.
2. Но в то же время помнить, что удаленные сотрудники — полноправные члены команды и должны участвовать во всех совещаниях. Например, мы проводим планерки, на которых обсуждаются будущие задачи, ретроспективы — обсуждение задач и проблем за прошедшую неделю, митинги. К каждой из этих встреч подключаем удаленщиков через сервисы для видеоконференций.
3. Постоянно поддерживать диалог, спрашивать по задачам, когда по ним действительно возникают вопросы. Но не звонить несколько раз в день и не лезть с пустыми разговорами — сверхконтроль пугает.
4. В редких случаях, если к одному из разработчиков возникли вопросы и надо проверить его работу, это можно сделать с помощью системы контроля версий. Например, зайдите в Git, посмотрите, когда сотрудник делал коммит задачи, и сравните это с отметками времени на выполнение той же задачи в таск-менеджере. Конечно, бывают сложные работы и индивидуальные ситуации. Но если программист изменил несколько символов и отметил 8 часов — это повод насторожиться.
5. Соблюдать правило: если сотрудник пропал и не вышел на связь три раза, четвертого не будет. С такими людьми мы прощаемся.

Личное планирование руководителя

Планировать свое время не менее важно, чем контролировать работу команды. Для этого выполняйте следующие действия:

1. Формализуйте задачи в бэклог. Составьте список всех своих актуальных задач и приоритизируйте их. Поговорите с коллегами, какие работы они планируют и в каких проектах рассчитывают на вас.
2. Выберите задачи из бэклога и составьте себе план на день, неделю, месяц. Разделяйте задачи на основные и резервные. По вторым сроки менее жесткие, но их тоже надо сделать в перспективе.
3. Пользуйтесь любым трекером времени. Отмечайте время, которое тратите на выполнение задач. Не забудьте посчитать совещания, планерки, встречи с клиентами.
4. Ведите общедоступный календарь событий для команды.

Полезные приложения и сервисы

Мой личный рейтинг приложений и сервисов для удаленной работы и тайм-менеджмента.

Планирование:

1. Notion (есть ограничения)

2. Todoist (есть ограничения)

3. Trello (бесплатное)

4. Evernote (бесплатное)

Можно использовать любой таск-менеджер. Начать стоит с Trello — это один из самых простых и удобных сервисов, основной функционал бесплатный.

Анализ и трекинг времени:

1. Toggl

2. Timecamp

Имеют функционал напоминаний, помогают анализировать затраты времени. Использование приложений позволит приоритизировать задачи и более эффективно распределять свои ресурсы.

Мессенджеры и сервисы для оперативной связи:

1. Telegram (бесплатное)

2. Slack (есть ограничения)

3. Flow (платное)

4. Teams (платное)

Для звонков и видеоконференций:

1. Google Hangouts (бесплатное). Сервис доступен в веб-версии, работает без сбоев.
2. Zoom (есть ограничения)
3. Discord (бесплатное)
4. Skype (бесплатное)

Чек-лист для быстрого и безболезненного перехода на удаленку: