Автоматизация процессов HR. Часть 1. Адаптация сотрудников

Вселенная HR

Вероятно, неискушённый читатель представляет себе, что HR — это вот те люди, которые меня на работу брали и задавали каверзные вопросы на собеседовании. Мы тоже так думали и удивились, узнав, что это только вершина айсберга.

Оказывается, HR в крупной компании — это десятки (если не сотни) специалистов, которые отвечают за следующие аспекты деятельности:

1. Поиск, найм и увольнение сотрудников.
2. Адаптация сотрудников.
3. Оценка персонала.
4. Обучение и развитие сотрудников.
5. Формирование и развитие корпоративной культуры.
6. Мотивация сотрудников, борьба с выгоранием.

Значимая часть вселенной HR — адаптация сотрудников. Мы увидели адаптацию как единый процесс со множеством ролей, который создан для того, чтобы правильно, быстро, системно встроить новичка в работу компании. Именно этот процесс нам и предстояло автоматизировать.

ТЗ на процесс Адаптации

Получив техническое задание, мы с энтузиазмом принялись его читать. Оказалось, что 200+ листов не так-то просто загрузить в мозг и не потерять при этом смысловую нить.

Обычно при написании задания аналитик сначала создаёт схему процесса, а потом приступает к детализации требований. Мы же получили документ, который потребовал обратной операции.

На помощь пришёл старый добрый Visio и диаграммы процессов.

Работает это так: читаем ТЗ и рисуем квадратики, каждый квадратик — это процесс или событие. Таким образом, 10 листов ТЗ превращается в элегантный квадратик, который связан с другим таким же квадратиком. В результате к завершению чтения документа мы получаем понятную схему процесса, и уже можно осознавать роли, зависимости, определить узкие места.

По итогам проработки ТЗ, мы осознали, что предстоит гораздо больше работы, чем предполагали изначально, но проект выглядел перспективно, и мы решили рискнуть.

Функционал модуля адаптации

Мы разработали модуль для Битрикс24, в котором предусмотрены следующие роли:

1. Новичок — сотрудник, который только что вышел на работу.
2. HR — специалист, который курирует адаптацию и управляет процессом.
3. Руководитель — начальник новичка.
4. Наставник — помощник новичка.

Модуль поддерживает два процесса адаптации: в головном офисе и в магазине. Для каждого из этих процессов есть дополнительные специфические роли и функционал, однако, чтобы читатель не заскучал, мы поговорим о процессе в общих чертах.

Новичок попадает в 1С, когда его принимают на работу. 1С дружит с порталом Битрикс24 и передаёт в него данные по новичку (параллельно у новичка появляется собственный доступ на портал). Вот тут и включается магия :) HR видит новичка с специальном разделе «Адаптация в офисе».

HR назначает новичку программу адаптации, производит настройки: какая именно программа назначается (программы создаются заранее в админке), какой срок у программы, когда у новичка должны пройти контрольные встречи, проводит первичную оценку компетенций.

После того, как HR назначил контрольные встречи, управление передаётся Руководителю. Руководитель согласовывает встречи, создаёт задачи на испытательный срок, выбирает Наставника и Оби Френда.

Наставник формирует график встреч-знакомств. Некоторые встречи-знакомства «запрограммированы» и будут проходить у каждого сотрудника, дополнительные встречи создаёт Наставник в зависимости от должности и специфики работы новичка.

Если Руководитель ставит задачи, связанные непосредственно с профессиональными обязанностями новичка, то Наставник помогает новичку влиться в коллектив, познакомиться с коллегами, освоиться в офисе.

После того, как вся обязательная информация всеми ролями заполнена, адаптация автоматически запускается. Новичок получает уведомление, у него в личном кабинете появляется раздел «Моя адаптация». Сотрудник видит всё, что ему предстоит сделать в рамках процесса. Система ведёт его по шагам.

В процессе адаптации проходят очные встречи, после которых в систему вносятся оценки сотрудника и комментарии о ходе его адаптации. Отдельным этапом проходит стажировка сотрудника в розничном магазине (интересная и правильная практика: любой сотрудник головного офиса обязательно стажируется в магазине, чтобы понять и почувствовать процессы в «полях»).

В результате адаптации сотрудник получает итоговые оценки компетенций, задач и вердикт по всему процессу: прошёл или нет. При этом, всё прозрачно, обоснованно, все ходы записаны и залогированы.

Конечно же, мы описали только основной процесс. В реальности в системе множество дополнительных условий, ограничений, отчётов, которые упрощают жизнь всем заинтересованным лицам.

Модуль работает в рамках функционала корпоративного портала. Используется он ежедневно и очень активно, так как штат нашего заказчика исчисляется тысячами сотрудников.

Как мы разрабатывали модуль

Основной функционал модуля был разработан за 6 месяцев. В команде было два FullStack разработчика, менеджер проектов, тестировщик, системный администратор, дизайнер.

В используемых технологиях мы были изначально ориентированы на Битрикс24. Соответственно, язык программирования PHP, БД — MySQL. Естественно, разработка велась с использованием системы контроля версий GIT.

При разработке использовались несколько тестовых серверов, деплой на боевой сервер осуществляли после тестирования и проверки кода.

Постановка задач велась в Битрикс24. После выхода в тест первой версии модуля мы совершили кощунство, и вместо фиксации багов в задачах высыпали их в Google-табличку, старым дедовским способом закрашивая зелёным то, что сделано, и красным то, что горит. Такой подход позволил нам сэкономить время, так как сроки пылали, но, естественно, это отразилось на качестве. Хорошая новость в том, что на проекте работали Senior — перфекционисты и выкручивание на максимум скорости уронило качество не настолько, чтобы это хоть как-то ощутимо сказалось на важных характеристиках модуля.

Что в результате

В результате модуль был выпущен на бой. PWD получило неоценимый опыт. Проект для студии оказался не рентабелен, но такова была цена входа в сегмент сложной корпоративной разработки. Прокачались все: от программиста до генерального директора.

Что же касается результата для бизнеса, то здесь я приведу расчёт на абстрактных цифрах, чтобы читатель осознал масштаб возможной пользы.

1. 80 новичков в месяц адаптируются быстрее, меньше тратят времени коллег и руководства, тем самым сокращают расходы компании на 20000 руб. в мес. каждый => + 1 600 000 руб. в месяц.
2. 80 новичков начинают давать результат быстрее и, тем самым приносят компании 20000 руб. в мес. каждый => + 1 600 000 руб. в месяц.

ИТОГО: возможная польза от внедрения одного модуля, который систематизирует и автоматизирует один HR-процесс — 38 400 000 руб. в год.

Отзыв заказчика

Алексей Орлов, Менеджер по электронным технологиям отдела персонала

«Наша компания является одним из лидеров отрасли и мы всегда стремимся соответствовать высочайшим стандартам. Один из современных стандартов — это сквозное использование информационных технологий в процессах компании. Я рад, что совместно с нашим подрядчиком, нам удалось автоматизировать один из важнейших HR-процессов и, тем самым, принести реальную пользу бизнесу.»

Эпилог

В качестве заключения хочется пригласить всех желающих разработать сложный модуль для Битрикс24 к нам в PWD. После разработки модуля адаптации мы продолжаем автоматизировать HR-процессы и в нашем портфолио появилось много интересных проектов, которые позволяют нам заявить, что мы — профессионалы в этой теме.