Как организовать онлайн-конференцию за две недели

Предыстория

Мы — Project Management Club, создаём образовательные продукты для развития проектных и продуктовых команд.

Идея провести конференцию жила с нами около года, но приоритеты постоянно менялись. И вот, когда провести офлайн мероприятие стало невозможно и появилось немного времени, мы решились на проведение платной онлайн-конференции.

Мы поставили себе сжатые сроки, потому что придерживаемся концепции «fail fast»: сделать хорошо за две недели можно, а сделать идеально всё равно не получится, и зачем тогда растягивать — лучше дерзнуть, извлечь уроки и повторить без ошибок.

О конференции

В начале апреля мы решили провести конференцию и сразу поставили себе дедлайн — 30 апреля. Это был наш первый опыт и мы понимали, что замахиваться на что-то масштабное не стоит, а для того, чтобы провести аккуратную конференцию много времени нам не потребуется — нужны понятные сроки и чёткость. Поэтому мы сознательно поставили себя в жёсткие рамки.

В течение следующих двух дней мы определились с форматами и целями:

• 5-6 спикеров

• около 100 участников

• цена билета до 1000 рублей.

Тематикой мы выбрали работу с командой: это актуально всегда, а во время вынужденного массового перехода на удалёнку особенно.

Осталось всё это реализовать. Рассказываем по-порядку.

Как собрать хорошую программу

Программа — это стержень конференции. Спикеры хотят понимать, в чём они будут участвовать и какую тему выбрать, участники хотят понимать, что их ждёт, а партнёры хотят понимать, как они могут присоединиться. Вопрос, как сделать программу интересной (!?).

Кто-то набирает продающие названия крупных компаний, кто-то стремится собрать практические кейсы, а кто-то известных тренеров. Мы считаем, что участникам нужен баланс: никто не хочет шесть часов слушать об одном и том же, не важно теория это или практика.

Поэтому мы подошли к программе конференции как подходим к образовательным продуктам — нашим курсам. Каждый курс решает задачу пользователя, а каждый урок отвечает на отдельный вопрос. Конференция тоже должна решать задачи: участник идет на неё, чтобы закрыть потребности. Каждое выступление при этом также имеет отдельную ценность.

В итоге все наши доклады были объединены сквозной нитью — они рассказывали, как работать с командой, а каждое выступление давало ответ на конкретный вопрос: как работать с конфликтами? можно ли спрогнозировать успех команды?

Спикеров подбирали прицельно — вначале визуализировали облако интересующих тем, а затем смотрели, кто из нашего сообщества и окружения может взять тему. Очень здорово, когда у потенциального спикера уже есть какие-то записи, их можно заранее посмотреть и оценить, интересно ли вам продолжать с ним работать. Но о спикерах будет чуть ниже.

Как работать со спикерами

Спикеры — это соль конференции. Люди покупают билеты, чтобы их услышать. Чтобы всё прошло гладко, со спикерами действительно нужно работать как можно больше. Даже у самых ответственных людей есть много рабочих задач, семья и, как ни странно, свои страхи!

Мы старались с одной стороны, не усложнять спикерам жизнь, тем более, что им тоже нужно было подготовиться в сжатые сроки, а, с другой стороны, старались их поддерживать — проводили прогоны, подсказывали, что улучшить, рассказывали про аудиторию и как пользоваться платформой.

Кроме того, мы просили запись выступления на случай, если в День Д что-то пойдет не так. В итоге всё же недосмотрели, и что-то пошло не так. За день до конференции у нас отвалился один спикер. Запасного спикера не было, записи тоже...

Искали до 2х ночи, а потом с шести утра. Нашли спикера в семь утра в Омске :) И в итоге всё прошло хорошо, но, конечно, это было очень рискованно, даже не с точки зрения сложности задачи, а с точки зрения сохранности нервов.

#Совет:
пригласите запасного спикера на случай, если кто-то в последний момент не сможет.

Зачем партнёры и как их найти

Партнёры нужны, чтобы помочь с подарками, рассказать о мероприятии и наконец, улучшить имидж мероприятия. Партнёры, как и темы выступлений, нужны разнообразные. Кто-то подарит участникам классный подарок, а кто-то проведет игру. Если партнёры непохожи друг на друга, это только лучше.

Нам очень понравился опыт сотрудничества, все старались нам помочь и с точки зрения механики розыгрыша призов, и с точки зрения их подбора под тематику мероприятия.

Например, нашим книжным партнером стала Альпина Паблишер. Ребята подобрали книги под каждое выступление. Hobby World разыграли классные настолки, а ребята из Большого Куша помогли достать хороший сидр. (да-да, на онлайн-мероприятие)

#Совет:
подбирайте партнеров из разных областей.

Что делать с перерывами

Перерывы — наше любимое время в живых конференциях. И не только наше. Многие люди приходят на конференции, чтобы пообщаться. А как быть с онлайн-конференцией?

Всё сложно. Если не давать перерывов, участники будут отвлекаться от выступлений, чтобы налить чай или сделать важный звонок. Если делать перерывы, как не потерять участников?

Мы решили делать перерывы, а чтобы люди не скучали, заполнили их разными активностями. В перерывах мы проводили опросы, рассказывали о конкурсах от наших партнёров, отвечали на вопросы.

Самым большим вызовом был большой перерыв. Сделать перерыв на полчаса просто необходимо: кому-то нужно пообедать, а кому-то поработать. Но и риск не собрать всех назад после перерыва максимальный. Эту проблему креативно решили наши партнеры из Издательства настольных игр Хобби Ворлд — ребята провели игру «Дай пять» прямо в чате.

Было здорово, и в результате большая часть никуда не ушли, а другая часть спокойно вернулась после перерыва.

#Совет:
Используйте перерывы с пользой.

Как выбрать платформу

Мы потратили какое-то время на выбор платформы, но это не самое важное. На рынке достаточно решений, которые незначительно отличаются ценой и фичами и дают примерно одинаковый уровень стабильности.

Мы остановили свой выбор на Zoom, в первую очередь потому что это самая популярная платформа, а значит визуально она знакома большинству участников и спикеров — никто не будет искать «где чат», «как раскрыть окно» и «увеличить громкость». Выбрали пакет Webinar500 с одним организатором.

Никаких накладок не возникло. И вопросов по работе с платформой или подключением тоже не было. Но мы всё равно обложились дополнительными источниками интернета и иконами.

#Совет:
Выбирайте популярную платформу, не заставляйте участников испытывать дискомфорт.

Что делать после конференции

После конференции мы собрали все презентации, полезные ссылки от спикеров, обработали запись конференции и разместили доклады на нашей образовательной платформе, чтобы все участники могли вернуться к материалам. Вы тоже можете получить к ним доступ по этой ссылке.

Сейчас готовим расшифровки докладов, планируем выложить на сайт.

#Совет:
Дайте возможность тем, кто не смог попасть на конференцию, получить доступ к материалам.

Как ничего не забыть и всё успеть

Несмотря на то, что наша команда состоит из двух человек, мы никогда не забываем, что для любого проекта нужно рабочее пространство. Мы традиционно открыли доску в Trello и собирали там всю информацию по проекту. Отличная практика, потому что такую структурированную информацию удобно использовать повторно. Ещё мы создали отдельный телеграм чат для общения между собой по организации конференции, чтобы не засорять обычную рабочую переписку.

#Совет:
Используйте удобный таск-трекер для организации события.

Ограничения нашего кейса

Мы сделали этот проект за две недели, но стоит оговориться, что это стало возможным благодаря пяти факторам:

1. Мы планировали адекватное количество участников — 100, в итоге получили 101 регистрацию.

2. У нас лучшие подписчики, которые помогли нам вообще на это всё решиться. Для продвижения использовали наши собственные и партнёрские ресурсы. Рекламу не использовали.

3. Почти со всеми спикерами мы так или иначе когда-то общались или хотя бы были знакомы.

4. С одними некоторыми партнёрами мы уже имели опыт сотрудничества, а других помогли найти друзья.

5. Лендинг, креативы и обработку записей делали сами. Короче, производство полного цикла :)

На этом всё, если остались вопросы — пишите в комментариях.

Будем рады видеть вас на канале @pmclub!