Как подготовить и провести презентацию: учебник ВВС США

Мы вытащили из гайдлайнов американских военно-воздушных сил по коммуникации актуальную тему: как готовить презентации и выступать перед аудиторией с армейской выдержкой.

Здесь нет, к сожалению, советов по содержанию презентаций. Зато даны четкие советы по оформлению. А также — практические рекомендации по управлению собой на сцене и аудиторией в зале. Для полноты картины мы добавили свой блок про шаблоны в презентациях.

Следует помнить, что это выборки из документа, директивно определяющего подходы к выступлениям в ВВС США. Прямые указания (например, про размер шрифта) не являются догмой для читателей, не служащих в армии США.

Прим.ред. В оформлении статьи использованы слайды и фото с конференции CyberMarketing.

Как лучше оформить презентацию

Цвет

Цвет — мощный инструмент воздействия, но всего должно быть в меру.

• Используйте одинаковый набор цветов для всех слайдов.
• Ограничьтесь 4-5 цветами.
• Используйте цвет для выделения главного, но воздержитесь от красного.
• Для всех изображений используйте подложку одного цвета.
• Избегайте сочетания красный+зеленый и синий+красный.
• Не перебарщивайте с яркими цветами (желтый, оранжевый и т. д.).
• Сохраняйте контраст между важной информацией и фоном.
• Проверьте, как цвета презентации будут выглядеть на проекторе в зале, в котором пройдет выступление. Контрастность может отличаться от той, что вы видите на мониторе.

Прим. ред.

Стоит использовать не просто одинаковый цветовой набор, но и красить одинаковым цветом одинаковые элементы. Так вы расставляете якоря: если однажды важное утверждение было написано оранжевым по черному, то в следующий раз напоминать о важности такого элемента уже не придется.

Универсальные цвета фона для слайдов — черный и белый. Текст и картинки будут выглядеть контрастно в обоих случаях.

Но — см. последний пункт — стоит проверить, как фон будет выглядеть на экране. Иногда черный превращается в бледно-серый, и это все портит. Не знаете, какой проектор будет? Выбирайте белый фон.

Текст

Ключевое правило: чем меньше текста, тем лучше. На слайде должно быть минимум слов и много свободного места.

Если по слайдам можно полностью восстановить содержание выступления, то скорее всего они перегружены информацией, и это будет отвлекать зрителей от спикера.

• Используйте правило 7*7:
• Не более 7 слов в строку (русские слова длиннее, так что лучше делать до 5 слов в строке — прим. ред.)
• Не более 7 строк на слайде.
• Перепроверяйте слайды на опечатки несколько раз!
• Если у вас несколько слайдов в рамках одной подтемы, ставьте на слайде пометку «Далее →».
• Один слайд — одна мысль.
• Выделяйте главное жирным шрифтом, курсивом, подчеркиванием или цветом. Не используйте все это одновременно, выберите один из типов форматирования для всей презентации.
• Выравнивайте текст по левому краю.
• Избегайте переносов слов в конце строки.
• Используйте один шрифт для всей презентации.
• Рекомендованный размер:
• Заголовок: 40 pt.
• Подзаголовок: 30 pt.
• Текст: 20-26 pt.

Прим. ред.

Действительно, не стоит готовить презентацию как конспект вашего доклада. Это не только скучновато, но и подталкивает спикера к неправильной тактике выступления: появляется соблазн читать со слайдов, стоя спиной к аудитории.

Расставляйте на слайдах опорные точки вашего доклада. Добавляйте с помощью слайдов информацию, которую трудно произнести голосом.

Не повторяйте своими словами то, что можно прочесть на слайде за вашей спиной.

Совет: задайте стиль для основного текста так, чтобы в блок просто не помещалось более 5 слов в строку и более 7 строк. И не поддавайтесь соблазну уменьшить шрифт или растянуть блок.

Изображения

Тщательно подбирайте изображения: они должны нести смысловую нагрузку, наглядно демонстрировать ваши мысли и/или эмоционально вовлекать слушателей.

• Выбирайте тип графики исходя из особенностей аудитории.
• Графики, диаграммы и таблицы должны быть оформлены в одной цветовой гамме и стилистике.
• Старайтесь не размещать на слайдах таблицы, если эту же информацию можно представить вербально или с помощью графиков и диаграмм. Обычно таблицы создают ощущение перегруженности слайда.
• Если без таблицы не обойтись:
• Таблица должна состоять из не более чем 4 строк и 7 колонок.
• Используйте сноски, чтобы разгрузить ячейки таблицы.
• Округляйте числа, если это допустимо.

Графическая информация помогает поддерживать интерес аудитории, но не наполняйте презентацию картинками ради картинок.

• Используйте изображения, чтобы направлять внимание аудитории к важной текстовой информации. Не размещайте картинку по центру слайда (если только это не важная иллюстрация к докладу).
• Используйте анимацию, звуки и видео лишь тогда, когда это действительно важно для содержания презентации.

Прим. ред.

Единообразия картинок сложно добиться, если вы собираете иллюстрации из разных источников. Можно «унифицировать» разнородные иллюстрации за счет дизайна — например, заключать все картинки в яркую широкую рамку. Или делать коллажи, используя одинаковые приемы и элементы.

Даже очень разные картинки будут выглядеть более-менее одинаково, если вы их кадрируете в одинаковый размер и снабдите одинаковыми рамками.

Используйте слайды для эмоционального подкрепления: вы можете говорить серьезные вещи под слайд с маленьким пандой — ощущения от такого доклада будет сложно забыть. Это не значит, что нужно шутить, какова бы ни была тема. Но если тема и ваш темперамент позволяют — используйте это.

Мастер-слайды: как выдержать стиль презентации (от редакции Promopult)

Легко и экономно сделать внятную презентацию помогают стили абзацев и мастер-слайды.

Мастер-слайды — это набор шаблонов, которые вы можете назначать каждому слайду в презентации. На мастере размещаются нужные элементы — блоки для заголовка, основного текста, подписи к картинке, бокс для картинки, а также постоянные элементы, которые «делают» дизайн презентации.

Как только вы назначаете (меняете) мастер для какого-то слайда, на нем сразу же появляются все элементы шаблона.

При создании презентации в файле сразу появляются готовые шаблоны. Они сделаны под все случаи жизни — их почти два десятка, и в большинстве случаев они никак не используются.

Для нормальной презентации достаточно 4-5 мастер-слайдов.

Если вы хотите выдержать единый стиль и не мучиться, копируя предыдущие слайды, настройте мастер-слайды один раз.

• Удалите лишние шаблоны из коллекции. Оставьте несколько базовых.
• Обязательно сделайте пустой слайд — для титульных страниц и свободных «дизайнерских» слайдов.
• Сделайте мастер-слайды для основных задач:
• начало раздела — большой заголовок и подзаголовок,
• цитата — обычно курсивный текст крупно посредине слайда,
• подраздел — заголовок чуть меньше, чем в разделе, по опыту — такие слайды нужны для поворота в повествовании или выделения важной мысли,
• основной слайд: титульная строка и текст,
• дубль основного слайда: титульная строка без текста, такое нужно, если вы будете вставлять скриншоты,
• основной слайд с картинкой: титульная строка и бокс для картинки, опционально — подпись.

Не забудьте разместить одинаковые элементы для брендирования презентации: логотип компании, конференции, графические элементы. Их лучше сделать один раз и затем копировать на все мастер-слайды.

Мастер-слайд можно редактировать в процессе, если вы видите, что вам чего-то не хватает. Все слайды, которым присвоен этот мастер, изменятся.

Создайте несколько стилей для текста и используйте только их

В процессе редактирования мастер-слайдов вы будете редактировать и стили для текста. Задайте несколько главных стилей и применяйте их на всех шаблонах.

Что нужно:

• большой заголовок,
• подзаголовок,
• заголовок нижнего уровня (и подзаголовок, если нужно),
• титульная строка (колонтитул),
• основной текст,
• подпись к картинке,
• цитата.

Если использовать готовые шаблоны и только заданные стили текста, дизайн вашей презентации будет выдержанным и четким. И делать ее будет легко.

Естественно, от заданных параметров можно отступать — но только на некоторых слайдах и только если это реально необходимо.

Вернемся к гайдлайну ВВС США. Даже если презентация готова и выучена наизусть, есть вероятность, что выступление провалится. Как этого избежать?

Как справиться с тревогой и управлять аудиторией

Страх перед публичными выступлениями знаком многим, и этот страх абсолютно естественен. Главное, чтобы он не парализовал вас и не помешал донести вашу мысль.

Чтобы побороть мандраж и настроиться на боевой лад, стоит провести подготовительную работу.

Перед выступлением

• Узнайте больше про вашу аудиторию: какие у нее потребности и желания, как эти люди себя ведут, какой у них уровень образования и знаний по теме? Зачем они придут вас слушать? Так вы снизите страх перед неизвестным, который провоцирует тревогу.
• Осмотрите место, где будете выступать. Проверьте, хватает ли столов и стульев, бумаги, ручек и т. д. Исправны ли проектор и микрофон? Все ли в порядке с вентиляцией и освещением? Откуда вы выйдете и где будете стоять? Разведка местности позволит вам почувствовать себя увереннее.
• Тренируйтесь. Тренируйтесь. Тренируйтесь. Репетируйте перед зеркалом в полный рост, записывайте себя на камеру, порепетируйте перед коллегами. По возможности сделайте прогон презентации в помещении, в котором предстоит выступать.
• Выучите наизусть начало речи. Так будет значительно проще пережить первую и самую трудную минуту выступления.
• Хороший внешний вид повышает уверенность в себе. Продумайте, как вы оденетесь, приведите одежду и обувь в порядок, позаботьтесь об аксессуарах и прическе. Аудитория встречает по одежке.

За пару минут до и во время выступления

• Немного пройдитесь прямо перед выступлением, чтобы высвободить энергию (для выработки адреналина можно похлопать себя по бедрам).
• Улыбайтесь и демонстрируйте уверенность. Аудитория ждет от вас крутого выступления. Держите свою нервозность при себе — если вы о ней не скажете, слушатели скорее всего ничего не заметят.
• Сосредоточьтесь на том, о чем говорите, а не на своих переживаниях.
• Поддерживайте зрительный контакт. Покажите аудитории, что вам важно, чтобы вас поняли, что вы ищете обратную связь. Если вы не будете поднимать глаза от записей, то быстро потеряете слушателей.
• Говорите на языке, понятном вашей целевой аудитории. Не старайтесь говорить сложно. Стройте короткие предложения, используйте личные местоимения, повторяйте ключевые понятия и объясняйте абстрактные концепции на примерах.

Прим. ред.

В начале выступления нужно быстро установить контакт с аудиторией. Это помогает сделать либо шутка, с которой вы начнете доклад, либо вопрос в зал.

— Поднимите руки, кто сам занимается продвижением. Отлично, доставайте блокноты и записывайте — доклад для вас.

— Я проходил мимо соседнего зала — там хлопали спикеру. Попробуем? ... Отлично!

Шутки и вопросы должны быть простыми. Слишком сложные и «цеховые» шутки могут просто не понять — и начало будет испорчено.

Как работать с голосом

Чтобы привлечь и удерживать внимание аудитории, важно не только то, о чем вы говорите, но и то, как вы это делаете. Ваш голос — мощный инструмент передачи информации и воздействия на слушателей.

Темп

Нет универсального темпа речи, который идеально подходил бы для каждого публичного выступления. Можно ориентироваться на следующее: в среднем темпе человек произносит около 120 слов в минуту, но мы способны воспринимать информацию на слух в 4-5 раз быстрее.

Аудитория теряет интерес к слишком медленной речи, т.к. мозгу просто скучно. Меняйте темп речи на протяжении выступления: ускоряйтесь, когда говорите о ярких переживаниях и событиях и замедляйтесь, когда хотите обратить внимание на что-то особенно серьезное.

Громкость

Громкость — еще один инструмент, помогающий расставлять акценты. По возможности протестируйте помещение, в котором будете выступать: насколько громко следует говорить, чтобы вас услышали? Делайте поправку на то, что когда в комнате появятся люди, звук будет частично поглощаться.

Если аудитории придется прилагать усилия, чтобы услышать вас, она быстро устанет. Говорите в среднем звуковом диапазоне и используйте повышение и понижение голоса для привлечения внимания к главному. Более тихая речь в этом случае очень эффективна, но только тогда, когда вы не говорите слишком тихо и не делаете это слишком долго.

Тональность

Здесь придется поработать над вокальными навыками. Начните говорить в удобной для вас тональности, а затем двигайтесь голосом на несколько нот вверх или вниз. Высота может меняться в рамках одного гласного звука, слова или целого предложения.

Нисходящая интонация (от высоких звуков к низким) создает ощущение уверенности, восходящая (от низких к высоким звукам) используется для выражения вопросов, предположений и сомнений. Разнообразие в интонации позволяет избежать монотонности и сохраняет внимание слушателей.

Прим. ред.

Звучит это сложновато, но стоит попробовать — дома, пока вас никто не слышит. А потом использовать. Интонации, темп, громкость действительно помогают управлять вниманием аудитории.

Паузы

Паузы дают возможность говорящему набрать воздуха, а слушателям — обдумать услышанное. Никогда не торопитесь во время выступления, позвольте аудитории переварить то, о чем вы говорите.

Паузы в устной речи выполняют те же функции, что и знаки препинания на письме. Короткие паузы отделяют части предложения, более длинные отмечают конец высказывания. Длинные паузы можно использовать при переходе от одной темы к другой, от основной части к заключению или для выделения особо важного момента, над которым стоит задуматься.

Самому говорящему паузы могут казаться гораздо длиннее, чем они есть на самом деле, но не стоит бояться тишины — аудитория будет вам благодарна.

Помните: все хорошо в меру. Постоянно прерывающаяся речь ничем не лучше, чем безостановочный поток слов.

Артикуляция и произношение

Артикуляция и произношение показывают, насколько хорошо вы владеете языком. Артикуляция — это четкость, а произношение — правильность того, как вы произносите слова.

Для тренировки артикуляции рассказывайте скороговорки, читайте вслух, делайте специальные упражнения. Если вы не уверены в произношении слова на родном или иностранном языке (часто это касается ударений), проверьте его в словаре и несколько раз произнесите вслух.

Чек-лист успешной презентации от ВВС: что такое хорошо и что такое плохо

Что делать

1. Стойте немного в стороне от презентации, не заслоняйте ее. Если позволяет формат и место выступления — ходите по сцене.
2. Начните с хорошо подготовленного вступления и попытайтесь вовлечь аудиторию, задав несколько вопросов. Если это уместно, расскажите о своем личном опыте, связанном с темой.
3. Используйте указку, чтобы показать что-то на слайде.
4. Не переключайте слайды слишком быстро, дайте аудитории прочесть информацию. Для этого медленно прочитайте текст про себя, а также следите за зрителями. Если на слайде несколько строк текста, выделите ключевые слова, чтобы фразу было легче воспринять.
5. Держитесь естественно, жестикулируйте.
6. Делайте слайды простыми — визуально и текстово.
7. Не делайте лишних, не содержательных слайдов.
8. Несколько раз проверьте орфографию и пунктуацию.
9. Потренируйтесь проговаривать презентацию и одновременно переключать слайды.
10. Продумайте, какие вопросы вам могут задать, и как вы можете на них ответить.
11. Внимательно слушайте вопрос и уточните, если не уверены, правильно ли вы его поняли. Отвечайте кратко и прямо, не уходя в пространные рассуждения.
12. Помните о том, ради чего вы здесь, кто ваша аудитория и сколько у вас времени.
13. Выключите проектор, когда закончите презентацию (это не относится к выступлениям на конференциях, где проектором управляет организатор — прим. ред.).
14. Если у вас мало времени (5-15 минут), можно отказаться от слайдов. Во время таких выступлений важней установить контакт с аудиторией, чем показать участникам презентацию.
    
15. Тренируйтесь, тренируйтесь, тренируйтесь!
    

Чего не делать

1. Не стойте перед экраном, на заслоняйте слайды.
2. Не поворачивайтесь спиной к аудитории, не говорите с экраном.
3. Не перещелкивайте слайды слишком быстро.
4. Не зачитывайте слайды вслух.
5. Не бубните зазубренную речь, говорите естественно.
6. Не пытайтесь проиллюстрировать сложную информацию еще более запутанным слайдом.
7. Не прерывайте презентацию, чтобы разобраться со слайдами.
8. Никогда не говорите и не извиняйтесь за то, что вы мало подготовились. Ровно после этих слов вы потеряете доверие и внимание аудитории.

И еще один совет от редакции

Тайминг! Помните о тайминге. Прогоните презентацию несколько раз, оставьте себе зазор по времени — не меньше пяти минут. Учтите время на вопросы. И нещадно сократите все, что не ложится в тайминг. Проследите за собой — сколько слайдов вы используете за минуту. Этот ориентир поможет вам готовить любые презентации, попадая в тайминг.