Как мы внедряли CRM в работу типографии и помогли увеличить число повторных заказов на 7%

Типографии работают с огромным числом клиентов и внушительным количеством файлов, и все это нужно систематизировать и хранить. Но если раньше типографии использовали CRM только для хранения данных, то теперь они автоматизируются для улучшения сервиса, сокращения расходов и повышения оперативности выполнения заказов. Как CRM решает эти задачи? Рассказываем, как «Простой бизнес» внедрял CRM для типографии и помог увеличить число повторных заказов на 7%.

Директор компании рассказал нам о том, почему решил автоматизироваться по-новому (раньше он использовал CRM только для клиентской базы).

Программа для типографии: задачи от директора

Недавно в этом же районе появилась новая типография, и наш клиент решил отстроиться от конкурентов за счет качества услуг. Директор попросил внедрить нашу СRМ для типографии и настроить:

—  централизованное хранение информации;

—  оперативный доступ к заказам, файлам;

—  контроль доступа сотрудников к клиентской базе;

—  быструю обработку входящих заявок по всем каналам;

—  онлайн-контроль выполнения заказов и качества работы персонала;

—  приложения для работы менеджеров в режиме мобильного офиса.

На всё это нам выделили 5 дней, после чего типография должна была снова функционировать в полном формате.

Внедряя CRM для полиграфии, мы начали с интеграции данных, создав:

—  клиентскую базу с хранением информации по заказчику, всей переписки, файлов;

—  базу заявок клиентов;

—  базу с доступными видами бумаги.

По просьбе директора типографии мы также настроили права доступа для сотрудников: каждый менеджер видит информацию только по своим проектам.

Кроме того, мы импортировали перечень товаров и услуг типографии в модуль бухгалтерии и склада, а затем обучили двух сотрудников работе с модулем (подготовка счетов, импорт выписок, работа с оформлением доходов и расходов и т.д.).

Также программа для типографии поможет оперативнее готовить клиентские документы — мы разработали шаблоны договоров, счетов и актов.

Затем мы настроили коммуникации для более оперативного обслуживания клиентов:

—  подключили SIP-телефонию с определением номера (менеджер сразу видит историю заказов клиента);

—  настроили корпоративную почту для обработки заявок и рассылок спецпредложений, информации об акциях;

—  настроили мультичаты и видеоконференции — для взаимодействия персонала и руководства;

—  настроили приложения на смартфонах сотрудников — для быстрой реакции на запросы клиентов.

И еще несколько настроек, выполненных по просьбе директора типографии:

—  внедрили несколько касс для различных оплат и контроля расходов на производстве;

—  настроили расчет зарплаты сотрудников в базе обращений (% от суммы заказа);

—  настроили поступление заявок по телефону, почте, с сайта в быструю обработку;

—  настроили рабочую онлайн-ленту для постановки задач, контроля сроков, совместной работы штатников и фрилансеров;

—  настроили статистику работы персонала для контроля качества труда и расчета зарплаты, премий;

—  настроили сквозную аналитику для оценки основных показателей бизнеса и эффективности расходов на рекламу.

Печать без простоев

Мы выяснили, что компания часто работает со срочными заказами. За счет того, что СRМ для типографии хранит все данные и файлы по каждому клиенту, любая задача теперь решается быстро, в том числе в случае отпуска или увольнения менеджера. Заменяющий его сотрудник посмотрит историю заказов клиента в CRM и быстро запустит процесс производства.

В итоге, мы справились с задачами за 5 дней, как и договаривались.

Результаты внедрения CRM для полиграфии:

—  компания получила готовое отраслевое решение, настроенное под специфику работы организации, и смогла приступить к работе без простоев;

—  все базы типографии интегрированы — менеджер может оперативно найти заказ, письма клиента или предыдущие файлы, а также передать клиента другому специалисту;

—  система онлайн-контроля нагрузки персонала помогает равномерно распределять заказы между менеджерами;

—  персонализированные e-mail рассылки, разрабатываемые на основе истории заказов клиента, помогли увеличить число повторных заявок на 7%;

—  в модуле бухгалтерии директор может посмотреть общую кассу, прибыль по менеджеру, затраты на нужды организации, а в модуле «Склад» — контролировать остатки товаров;

—  типография сэкономила на внедрении, так как настройкой занимались собственные специалисты «Простого бизнеса» (у многих других CRM нет своих внедренцев, и они поручают внедрение партнерам, что стоит 150-200 000 рублей).

Хотите достичь таких же показателей? На нашем сайте мы подробно рассказываем о внедрении CRM для типографии «Простой бизнес».