Управленческая, оперативная и бухгалтерская отчетность. Можно ли автоматизировать с помощью BI?
Цели любого бизнеса — рост прибыли и масштабирование. Для достижения этих целей нужно поддерживать прозрачность всех процессов и точность ведения отчетности, так как на ее основе становится возможным принятие правильных управленческих решений.
Но часто происходит так, что отчетность в компании формируют неделями или месяцами. Это связано с тем, что каждое структурное подразделение обычно собирает данные для отчетов вручную из разрозненных информационных систем, Excel — таблиц и других источников.
Для того, чтобы снизить риски ошибок в отчетах, стандартизировать их форму и ускорить их предоставление, можно автоматизировать отчетность с помощью BI-системы.
BI-отчеты — это наборы дашбордов с таблицами, графиками, диаграммами и виджетами. Они объединяют информацию о финансовых результатах и показателях эффективности всех подразделений, предоставляя ее в наглядной форме.
В материале подробнее рассказываем о том, какие виды отчетов бывают в компании, и насколько BI может снизить риски ошибок при подготовке финансовой, управленческой или бухгалтерской отчетности.
Как классифицируется отчетность, и можно ли ее автоматизировать с помощью BI?
Отчетность компании делится на группы в зависимости от вида, содержания, назначения, степени обобщения данных.
Рассмотрим подробнее каждый вид корпоративной отчетности, разберем, какие из них можно автоматизировать с помощью BI и покажем примеры дашбордов с отчетами в BI-системах.
Дашборд — это представление наиболее важных метрик с помощью таблиц, графиков и диаграмм, сгруппированных по смыслу на одном экране в понятной для пользователя форме.
Современные BI-платформы предоставляют self-service инструменты для аналитики данных, позволяющие бизнес-пользователям из разных подразделений компании самостоятельно создавать визуализации на основе данных, собирать их в дашборде и анализировать информацию в разных разрезах: по времени, подразделениям, сотрудникам, продуктам и т. д.
Какие существуют виды отчетности?
1. Оперативная отчетность
Оперативные отчёты используются для оперативного контроля и мониторинга текущих целевых показателей хозяйственных операций. Каждая компания сама определяет состав оперативной отчетности в зависимости от специфики деятельности и целей.
Это может быть выписка с лицевого счета, отчет о движении денежных средств в кассе за день, мониторинг отгрузки, оценка выполнения плана продаж и т. д.
Создание и настройка оперативной отчетности обычно реализована на этапе документирования хозяйственных операций в информационной системе и не автоматизируется с помощью BI.
2. Аналитическая отчетность
На основе объединенных данных из оперативных отчетов формируется аналитическая отчетность.
В рамках аналитических отчетов рассчитываются аналитические показатели: рентабельность, ликвидность, маржинальность, ROI, ROE, отклонения, сравнения по периодам/продуктам и другие.
К аналитическим отчетам относятся, например, отчеты по динамике запасов, дебиторской задолженности, LFL — like-for-like и ABC-XYZ анализ, план-факт анализ продаж, сегментация клиентов.
Этот вид отчетов дает операционным директорам на местах информацию, необходимую для принятия решений и планирования деятельности компании и подразделений.
Дашборды в BI-инструментах не только помогают автоматизировать сбор данных для создания аналитической отчетности, но и визуализируют показатели в виде понятных графиков и диаграмм. Кроме того, с помощью BI можно выгружать данные в удобных форматах или автоматически рассылать отчеты по email для всех сотрудников.
3. Cтратегическая отчетность
Стратегические отчеты готовятся для топ-менеджмента компании и сфокусированы на оценке и анализе долгосрочных целей и стратегий бизнеса.
В отличие от аналитической отчетности, стратегическая отчетность охватывает более широкий спектр показателей и факторов, которые могут повлиять на будущее компании.
Она включает в себя не только данные компании, но и внешние экспертные данные, статистику рынка и информацию о деятельности конкурентов. Это может быть:
- Анализ эффективности действующих стратегий, включая SWOT-анализ (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы)
- Анализ ключевых показателей эффективности (KPI), которые помогают оценивать прогресс в достижении стратегических целей
- Оценка рыночных условий, конкурентной среды и макроэкономических факторов, которые могут повлиять на выполнение стратегии
- Анализ внутренних ресурсов компании, включая человеческий капитал, технологии и финансовые ресурсы, необходимые для достижения целей
Стратегические отчеты помогают выявить и оценить потенциальные риски, которые могут помешать выполнению стратегических инициатив, а также сформировать прогнозы роста и развития продуктов и услуг.
Такой вид аналитики называется предиктивная аналитика.
Предиктивная аналитика — продвинутая аналитика, в ходе которой пользователь получает ответ на вопрос «Что будет дальше?».
Для предиктивной аналитики используют математические модели, машинное обучение, интеллектуальный анализ данных и другие области искусственного интеллекта, которые прогнозируют неизвестные события в будущем.
Больше о видах аналитики мы рассказываем на нашем курсе Qlik Beginner >>
Какие бывают отчеты по содержанию?
В зависимости от содержания отчетность делится на бухгалтерскую (финансовую), управленческую, налоговую.
1. Налоговая отчетность
Налоговая отчетность представляет собой набор документов, содержащих информацию только о расчете и уплате налогов физическими лицами, индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами.
В состав налоговой отчетности входят налоговая декларация и налоговый расчёт авансового платежа.
Так как налоговая отчетность строго регламентирована, она формируется по установленной ФНС форме непосредственно в информационных системах — источниках данных о налогах. С помощью BI налоговую отчетность создавать нельзя.
2. Бухгалтерская отчетность (бухгалтерский учет, финансовая отчетность)
Бухгалтерская отчетность — это систематизированная информация о финансовом состоянии, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении компании.
Бухгалтерские отчеты формируются на основании аналитической отчетности и подтверждаются результатами инвентаризации.
В бухгалтерскую отчетность может входить:
- Бухгалтерский баланс
- Отчет о прибылях и убытках (P&L)
- Отчет о движении денежных средств
- Отчет о собственном капитале
- Отчет о целевом использовании средств
BI позволяет визуализировать отдельные метрики и проводить аналитику по финансовым данным компании: рассмотреть показатели в динамике, оценить отклонения и обратить внимание на критические показатели прибыли и убытков.
3. Управленческая отчетность (управленческий учет)
Управленческий учет — это система анализа финансовых показателей компании, которая используется для принятия руководством управленческих решений.
Структура отчета для руководителя включает в себя гораздо больше информации, чем бухгалтерский или налоговый учет.
Это все данные, которые нужны для принятия стратегических решений: аналитика по налогам, доходам, затратам, продажам, производственным процессам, персоналу, а также общая или в разрезе подразделений.
В зависимости от специфики деятельности компании управленческая отчетность может включать в себя разные показатели, необходимые только для внутренних нужд, поэтому ее форма не так строго регламентирована.
Основные объекты управленческого учета:
- Доходы и расходы, выявление направлений деятельности, которые их формируют
- Движение денежных средств (cashflow)
- Активы, их прибыльность и затратность
- Обязательства и кредитная задолженность
- Источники финансирования
- Финансовые результаты — выручка и прибыль (P&L, факторный анализ прибыли)
Разработка дашборда для руководителя в BI помогает автоматизировать управленческую отчетность.
Финансовые данные из 1С, данные по продажам из CRM, планы в Excel и другая информация объединяются в дашборде и предоставляются руководителю в форме наглядных визуализаций расходов, маржинальной прибыли, доходов, динамики продаж и себестоимости.
На дашбордах можно отследить:
- Факторы роста и падения прибыли
- Точки сокращения расходов
- Движение денег по операционному и инвестиционному потокам
- Детализированные показатели задолженности до контрагентов
- Сравнение показателей с прошлыми периодами или бюджетом
Как отчеты классифицируются по степени обобщения данных?
В зависимости от уровня обобщения и детализации данных отчеты делятся на несколько типов:
1. Первичная отчетность
Первичная отчетность — это документы, которые формируются в информационных системах и фиксируют конкретные операции и факты хозяйственной деятельности.
К ним относятся накладные, счета-фактуры, акты и другие первичные документы, они же оперативные отчеты.
2. Сводная отчетность
Cводная отчетность — обобщает данные первичной отчетности и представляет агрегированную информацию по отдельным подразделениям или направлениям деятельности компании.
Например, это может быть сводный отчет о продажах за определенный период.
Сводная отчетность полезна для анализа и сравнения результатов работы различных подразделений компании.
3. Консолидированная отчетность
Консолидированная отчетность — это отчетность, которая объединяет показатели нескольких юридических лиц или подразделений компании в одну общую структуру.
Такой вид отчетности помогает оценить финансовое состояние группы компаний в целом.
Какие бывают отчеты по назначению?
По назначению отчетность может делиться на внутреннюю, предназначенную для нужд компании, и внешнюю, к которой относится, например, налоговая и бухгалтерская отчетность.
Для предоставления отчетов внешним пользователям BI-платформа позволяет выгрузить их в нужном формате (xls, pdf) или открыть доступ к конкретным дашбордам и листам по ссылке.
***
Интерактивная отчетность в BI позволяет оцифровать бизнес-цели компании, контролировать их достижение в реальном времени, не дожидаясь ежемесячного сведения стандартных отчетов.
Дашборды дают возможности многомерного анализа, финансового моделирования и прогнозирования сценариев с учетом влияния внутренних и внешних факторов.
Отчетность в BI:
- Гибкая
Можно настроить отчеты в соответствии с требованиями компании, руководителей или внешних инстанций
- Точная
Автоматизированный сбор данных из разных источников сокращает количество ошибок в расчетах бизнес-метрик при подготовке отчетов
- Наглядная
Визуализация позволяет объединить сотни строк данных в одном дашборде, делая их понятными для любого пользователя
- Стандартизированная
В BI-решениях возможна гибкая настройка шаблонов финансовой и управленческой отчетности под потребности бизнеса
- Детализированная
Можно «проваливаться» в данные с помощью функциональности drill down и изучать информацию в разрезе лет, месяцев, регионов, продуктов, менеджеров и т. д.
- Простая для обучения
Современные self-service BI платформы позволяют пользователю собирать отчеты способом drag and drop (перетаскивание) без привлечения ИТ
BI-система может помочь автоматизировать разные виды отчетов:
- Автоматически извлекать данные о транзакциях и формировать первичные документы за счет интеграции со всеми информационными системами компании (1С, ERP, CRM, кассовые системы, данные по продажам с маркетплейсов и пр)
- Быстро формировать интерактивные сводные таблицы и визуализации на основе актуальных данных
- Объединять данные различных дочерних компаний и подразделений в один отчет, обеспечивая единый наглядный формат представления информации