ТОП-12 систем для управления проектами, которые работают в России в 2025 году

Чтобы организовать работу команды, не запутаться в задачах и достигать своих целей, бизнесу нужна грамотно продуманная система. И коробочные решения тут подходят идеально: внутри есть всё для контроля сотрудников, а рабочее пространство можно развернуть парой кликов мыши. Еще идеальнее будет если с рынка РФ не будут исчезать привычные инструменты.... (всплакнул по ноушену, адсенсу и прочим слакам)

Я сделал подборку из 12 коробочных решений для управления задачами, онбординга сотрудников и хранения базы знаний. Тут и отечественное ПО, и зарубежные аналоги, которые пока работают в России (скрестим пальчики).

Ниже ключевые критерии выбора системы управления проектами, на которые я ориентировался и вам советую. Грубо говоря я старался учитывать гибкость инструментов и чисто нишевые в расчёт не брал.

При выборе платформы для вашей команды важно учитывать:

1. Масштаб и специфику вашего бизнеса
2. Необходимый вам функционал (таск-трекинг, база знаний, CRM)
3. Бюджет на внедрение системы
4. Удобство интеграции с существующими процессами
5. Уровень технической поддержки
6. Соответствие российскому законодательству о защите данных (на этом пункте я глубоко закатываю глаза так, что они делают полный оборот)

Основные проблемы, решаемые современными системами управления

1. Разрозненность информации и коммуникаций
2. Сложность контроля удаленных сотрудников
3. Потеря важных задач и документов
4. Низкая скорость адаптации новых сотрудников
5. Отсутствие прозрачности в workflows

Топ-8 в России

Сначала разберу отечественные платформы, которые можно быстро адаптировать под свою команду и не бояться внезапных блокировок. Все они работают в веб-версии, есть приложения на iOS и Android.

Тукан CRM

Сайт: to-scan.ru

Тукан CRM — это система для управления проектами, клиентами и задачами, созданная специально для digital-агентств, фрилансеров и внутренних команд. Простая в освоении, доступная из браузера и Telegram, с функциями, которые реально помогают на практике: от воронки продаж до контроля отпусков. Интерфейс без перегруза, логика — понятна с первого клика.

Что внутри:

1. управление проектами с вложенностью, как в папках;
2. доска задач: статусы, приоритеты, дедлайны, наблюдатели;
3. доска лидов: движение по воронке от лида до договора;
4. клиентская база с фильтрацией по активности и статусу;
5. система знаний: инструкции, регламенты, шаблоны;
6. мониторинг позиций по SEO-ключам с привязкой к проектам;
7. отчёты с графиками, аналитикой и автоматическим импортом данных из Метрики, Вебмастера, CRM;
8. учёт нагрузки сотрудников и фильтр по задачам;
9. ветка согласования отпусков + календарь доступности;
10. лента активности с фильтрацией и пушами по событиям.

Из плюсов:

1. настройка без программистов;
2. работает из Telegram и в браузере;
3. адаптируется под любые процессы — без костылей;
4. адекватные тарифы без скрытых доплат;
5. поддержка реально помогает: можно созвониться, не писать в никуда.

Из минусов: веб-интерфейс пока в стадии бета, но основная логика уже работает стабильно. Есть Telegram-бот, который берёт на себя большинство задач — удобно для старта и тестирования.

Тарифы: от 2200 рублей в месяц для команды из 10 человек

Teamly

Сайт: teamly.ru

Полноценная платформа для онбординга и управления проектами. Функций «из коробки» хватит, чтобы работать в команде, делать базы знаний, обучать и тестировать сотрудников, отслеживать дедлайны. Можно шерить материалы заказчикам, подрядчикам, консультантам.

Teamly — это набор разных тематических пространств + контент, созданный в удобном редакторе + общая лента с обновлениями. Есть галерея шаблонов, рабочее пространство можно развернуть буквально за пару кликов без ручной настройки. Причём как для проекта или небольшого отдела, так и для целой компании.

Что внутри:

1. автоматическая миграция из Notion и Confluence
2. диаграмма Ганта + календарь с данными по каждой задаче
3. чаты внутри каждого документа
4. модуль микроленинга, чтобы создавать тесты и курсы для сотрудников
5. интеллект-карты, интерактивные и канбан-доски
6. AI-ассистент: улучшает тексты, пишет посты, ищет информацию
7. ТГ-бот TeamlyBot, который сохраняет информацию из переписки в базу данных
8. умная лента, как в соцсетях, где удобно отслеживать обновления по проектам и базам знаний
9. интеграция с YouTube, Google Docs, draw.io, Trello, Asana, Jira
10. гайды по работе с платформой, вебинары по обновлениям;

Из минусов: перегруженный интерфейс из-за изобилия функций

Ещё в Teamly есть умные таблицы, как в Notion. В них можно создавать базы данных, применять фильтры, добавлять теги. Готовая таблица за один клик превращается в канбан-доску, данные синхронизируются и останутся на месте. На одну страничку можно встроить несколько умных таблиц, что удобно для отчётов;

Тарифы: Бесплатно для команды из 7 человек (нет AI-помощника, память до 2 Гб). Платно — от 199 ₽/мес. за каждого пользователя, память 1 Гб на сотрудника. Только база знаний — 479 ₽/мес. за одного редактора.

L2U InKnowledge

Сайт: l2u.ru

Российский аналог Notion и Confluence. Поможет собрать в одном месте все данные компании: рабочие инструкции, FAQ, скрипты для ботов, документацию по проектам, материалы для онбординга сотрудников и т.д. Всё можно настроить, сгруппировать, красиво оформить и внедрить в текущую инфраструктуру.

Своего таск-менеджера нет, но можно подключить Jira, Kaiten или Яндекс.Трекер и «подтягивать» туда заявки из L2U. Интерфейс адаптивный, настраивается в режиме drag-and-drop.

Что внутри:

1. единая база знаний для операторов и умных ботов;
2. автоматический перенос контента из Confluence или Notion.
3. интеграция с CRM, ERP и любой IT-инфраструктурой;
4. дашборды с визуализацией для отчётности;
5. редактор с шаблонами для разных типов контента;
6. конструктор скриптов, тестов, форм, опросов;
7. готовые шаблоны сайтов и страниц;

Из минусов: непрозрачное ценообразование.

Тарифы: Цену считают для каждой компании индивидуально, всё зависит от функционала и числа пользователей. Для любого тарифа есть пробный период.

Yonote

Сайт: yonote.ru

Yonote — неплохая российская альтернатива Trello и Notion. С ним можно создавать базы знаний, управлять проектами, распределять задачи и следить за дедлайнами. Есть поддержка ИИ, которая отвечает за умный поиск по базе и генерацию текстов в документах. Можно подключить рабочий Телеграм, чтобы уведомления сразу приходили в Yonote.

Что внутри:

1. канбаны, бесконечные доски, календари;
2. открытый API для интеграции со своей инфраструктурой
3. 30+ интеграций, включая Figma, Google Docs, Diagrams.net, YouTube;
4. настройка разных уровней доступа для сотрудников;
5. импорт данных из Notion;
6. редактор с возможностью вставить код, видео, картинки;
7. совместная работа в онлайн-режиме;
8. поддержка тегов и приоритетов для задач;

Из минусов: ограничения на базовом тарифе

Тарифы: До 5 пользователей — бесплатно (нет AI-ассистента, хранилище до 5 Гб). Платные тарифы начинаются от 149 ₽ за пользователя в месяц.

Naumen KMS

Сайт: naumen.ru

Naumen — система для управления знаниями. Ей можно пользоваться на сайте, в приложении или встроить виджет Naumen в любой web-сервис. Например, добавить на свой сайт мини-версию базы знаний в качестве FAQ для сотрудников или клиентов. Оптимально для контакт-центров, банков и офисов продаж, где клиенты задают много вопросов.

Что внутри:

1. разные типы контента: лонгриды, шаблоны, пошаговые сценарии, отчёты
2. GPT-помощник, который умеет давать развёрнутые ответы
3. функционал для обучения сотрудников с тестами
4. пуши и письма и с подтверждением прочтения при обновлении контента
5. совместная работа над документом в режиме real-time
6. настройки уровней доступа к проектам и документации
7. база с умным поиском по фильтрам, тегам и сниппетам

Из минусов: нет бесплатной версии, только демо-период по запросу.

Тарифы: Цены по запросу, зависят от размера и потребностей компании. Trial-периода нет.

O!task

Сайт: otask.ru

O!task — это таск-трекер, CRM, база знаний и учет финансов в единой система с гибкими уровнями доступа. Хорошо подойдет командам до 50 человек.

Интерфейс достаточно приятный и минималистичный, поэтому разобраться слишком нагруженным, но у Confluence есть целый курс, который поможет разобраться.

Что внутри:

1. Модуль для управления проектами
2. Учет финансов
3. База знаний для хранения
4. CRM с настраиваемыми воронками
5. Тайм-трекер с встроенной аналитикой

Из минусов:

1. отсутствуют детальные отчеты по финансам
2. нет импорта данных из Notion

Тарифы: Бесплатно для команды до 2-х пользователей (доступно до 250 мб памяти, в остальном без ограничений). Платные тарифы начинаются от 1 190 р/месяц за команду из 5 человек.

Bitrix24

Сайт: bitrix24.ru

Битрикс24 — платформа с полноценной CRM, документооборотом, конструктором лендингов/рассылок, админкой сайта и даже сквозной аналитикой. Подходит большим компаниям, у которых уже выстроены все бизнес-процессы, и нужно их оптимизировать. Можно просто установить Bitrix24 на свой сервер или развернуть в облаке, и пользоваться только им

Что внутри:

1. канбан-доски, диаграмма Ганта, календари
2. автоматизация любых процессов по заданному алгоритму
3. AI-ассистент Copilot для генерации текстов
4. облачное хранилище для базы знаний и документов
5. конструктор сайтов и интернет-магазинов с собственной CRM
6. свой редактор документов
7. онлайн-офис: мессенджеры, видеозвонки, конференции на 100+ человек

Из минусов:

· доработать можно только коробочную версию;

· сложно разобраться, приходится обучать сотрудников;

· ограничение до 100 пользователей в облачной версии.

Тарифы: Есть две версии: облачная и коробочная. Облачная предлагается бесплатно для команды до 5 пользователей (входит 5 Гб памяти, чат, видеозвонки). Платные тарифы начинаются от 1990 ₽/мес. за 5 пользователей. Коробочная версия стоит от 109 000 ₽, покупается один раз.

CraftTalk

Сайт: crafttalk.ru

CraftTalk — сервис коммуникации на базе ИИ. Подходит, чтобы общаться с клиентами и внутри компании. Станет неплохой «Википедией», где сотрудники могут искать информацию по бизнес-процессам, проектам, рабочим инструкциям. На той же базе обучаются чат-боты, которые могут отвечать клиентам на сайте, в мессенджерах и на маркетплейсах.

Что внутри

1. конструктор чат-ботов с понятным графическим редактором
2. API-интеграция с любыми базами знаний компаний
3. система BI-аналитики с визуализацией
4. удобный поиск по ключевым словам
5. база знаний с доступом через чат или мессенджер

Из минусов: подходит только для коммуникации и базы знаний

Тарифы: Всего 5 тарифов, в среднем выходит 1990 ₽/мес. за одного пользователя. На самом дорогом тарифе (25 000 ₽/мес.) можно подключить 10 пользователей и вести до 10 000 диалогов в чат-боте.

Kaiten

Сайт: kaiten.ru

Базовый сервис для управления проектами, ещё один аналог Trello. Идеален для таск-трекинга, плохо подходит для базы знаний — мало функционала. На фон в трекере можно ставить красивые картинки, чтобы приятнее было работать. Хорош для небольших команд и IT-проектов, которым надо визуализировать процессы.

Что внутри:

1. канбан-доски, статусы задач + метки, чтобы следить за дедлайнами
2. загрузка данных из Trello, Jira или других сервисов
3. поддержка вложенных папок
4. набор шаблонов для разных типов контента
5. внутренние чаты в каждом документе

Kaiten можно кастомизировать: например, активировать расширенный модуль Kanban (подколонки, графики, диаграммы), Scrum, диаграммы Ганта или User Story для аналитики целевой аудитории. Всего доступно 7 модулей.

Из минусов:

1. выходит дороже аналогов, а функций меньше
2. мало инструментов на бесплатном тарифе

Тарифы: Есть бесплатный тариф с безлимитом по числу участников (без поддержки дочерних папок и модулей). Тариф Standard обойдётся в 420 ₽/мес. за пользователя (входит два модуля на выбор), а PRO — 560 ₽/мес. за пользователя (6 модулей на выбор).

Топ-4 за рубежом

Дополню нашу подборку зарубежными сервисами, которые пока работают из России, если при регистрации сменить локацию в браузере и оплатить доступ с иностранной карты. Оплаты с карт российских банков не принимаются.

ClickUp

Сайт: clickup.com

ClickUp — сервис с функциями таск-трекера и текстового редактора. Чаще всего им пользуются стартапы и разработчики, чтобы отслеживать и фиксить баги в продукте. Можно ставить задачи с дедлайнами, создавать документы, общаться, составлять расписания.

Есть режим спринтов, когда большой проект делят на временные отрезки, по каждому замеряют потраченное время и отслеживают общий прогресс.

Что внутри:

1. канбан-доски, диаграмма Ганта, календарь
2. редактор с функцией совместной работы, множеством шаблонов и экспортом файлов
3. встроенный мессенджер
4. кастом задач под сотрудника: можно менять цвета, добавлять графики/ссылки
5. визуализация в виде mind-map, дашбордов и обычного списка задач
6. готовые шаблон почти под любой проект (маркетинг, дизайн, разработка и т.д.)

Из минусов:

1. нельзя выбрать русский язык
2. много лишних функций для обычного таск-трекера.
3. ограничение журнала действий на бесплатном тарифе — 1 день, на базовом платном — 1 неделя;

Тарифы: Можно создать до 5 рабочих пространств бесплатно (до 100 страниц на каждом, нет гостевого доступа). Платные тарифы начинаются от 7$/мес. за каждого пользователя, тут есть доступ к облачному хранилищу, автоматизация действий и расширенная аналитика.

Monday

Сайт: monday.com

Monday — сервис с красочным визуалом и классическими agile-досками, как у Asana. Часто используют, как CRM, чтобы вести клиентов, строить воронки продаж и делать понятные дашборды по проектам. Поэтому популярен в отделах продаж, маркетинге и больших компаниях, где ведут несколько проектов одновременно.

Что внутри:

1. 200+ шаблонов для досок и задач под разные ниши
2. гостевой доступ для заказчиков и подрядчиков
3. автоматические письма-напоминалки перед дедлайнами
4. интеграция документов с досками: можно встраивать столбцы с задачами, заметки и дашборды
5. инфобоксы внутри задач, где можно хранить файлы и оставлять заметки
6. дашборды, куда выгружаются данные сразу с 20-30 досок (на платных тарифах)
7. канбан-доски с настройкой цветовых схем;

Из минусов:

1. нет гостевого доступа на бесплатном и базовом тарифах
2. стоит дороже аналогов, которые опережают его по функционалу

Тарифы: Бесплатно для команды из двух человек. Платные тарифы начинаются от 8$/мес. за одного пользователя.

Coda

Сайт: coda.io

Coda — сервис для совместной работы, онбординга и хранения базы знаний. Редактор поддерживает любые типы контента: текст, диаграммы, картинки, готовые таблички для разных целей, кнопки и т.д. Можно создавать в нём нагруженные документы, визуализировать статистику и собирать таск-трекеры из блоков, как в Notion.

Что внутри:

1. большая галерея шаблонов, от списка дел до ведения проектов
2. интеграция с Figma, Trello, Google Calendar, Notion
3. автоматизация рутинных действий: например, рассылок
4. «режим редактора», как в Google Docs, чтобы советовать изменения

Из минусов: создавать документы можно только на платных тарифах.

Тарифы: Есть бесплатная версия для небольшой команды, в которой можно только редактировать готовые документы и настраивать рабочее пространство. Платные тарифы начинаются от 10$/мес. за пользователя.

Confluence

Сайт: atlassian.com

Сервис от создателей Trello. Особенно хорош для ведения базы знаний: можно верстать объёмные страницы с текстом, картинками и инфографикой, прикреплять файлы. Интегрирован с Jira, можно автоматически перенести данные или настроить таск-трекер. Своего таск-менеджера нет.

Интерфейс кажется слишком нагруженным, но у Confluence есть целый курс, который поможет разобраться.

Что внутри:

1. интерфейс на русском языке
2. удобная настройка прав доступа
3. возможность комментировать, ставить лайки и смайлики в каждом документе;
4. совместная работа над документом в real-time;
5. 75+ настраиваемых шаблонов, от стратегий до отчётов;
6. редактор со вставкой кода, картинок, файлов и другого контента;

Из минусов:

1. сложно настроить под цели компании без стороннего специалиста
2. нельзя перенести данные из Notion

Тарифы: Бесплатно для команды до 10 пользователей (доступно до 2 Гб памяти, нельзя настраивать аналитику, можно создать максимум 3 доски). Платные тарифы начинаются от 5,75$/мес., есть триал-период на 30 дней.

Сравнительная таблица

Часть функций в разных платформах повторяется, но у каждой из них есть свои крутые фишки. Например, если нужно просто следить за дедлайнами и делать красивые отчёты для заказчиков, подойдёт Kaiten или ClickUp. А если ищете полноценную замену Notion с базой знаний, таск-трекером и кучей полезных настроек, идеально подойдёт российский Teamly.

Рекомендация по выбору системы управления проектами исходя из размера команды

Для малого бизнеса (до 10 человек):

— Yonote

— ClickUp

— Coda

Для среднего бизнеса (10-50 человек):

— Teamly

— Bitrix24

— Monday

Для крупных компаний (более 50 человек):

— Bitrix24

— Confluence

— L2U InKnowledge

Топ-3 универсальных решения:

1. Teamly: Полный функционал, российская разработка, гибкие настройки

2. Bitrix24: Корпоративное решение с расширенной CRM

3. Coda: Гибкий конструктор рабочих процессов

Важно: Перед внедрением всегда используйте пробные периоды и тестируйте систему силами небольшой пилотной группы

Важно 2: Подписаться на мой ТГ-канал... хотя нет, для разнообразия в это раз подписываемся на мою страничку в ВК https://vk.com/ja_gagarin

Я строю еще и свою систему для управления проектами, точнее CRM, заточенную под команды и диджитал агентства. Но пока можно попользовать бота-планера Тукан в ТГ, мы недавно раскатали обновление — можно добавлять его в групповые чаты и ставить задачки дург другу)Его мы планируем вскоре интегрировать в CRM (по сути веб-интерфейс будет + всякие плюшки)

Уверен, я что-то да пропустил, накидайте в комменты чем пользуетесь