Автоматизация казначейства. Эффективный способ контроля за финансовыми потоками

Без централизации платежей и без системы сообщения между отделами предприятия увеличиваются риски аналитических ошибок и, как следствие, существенной потери денег.

Справится с обозначенными проблемами и оптимизировать бизнес-процессы компании поможет централизованное казначейство. Чаще всего предпосылками для централизации казначейской функции бывают:

1. трудности в планировании и контроле финансовых потоков группы;
2. большое число сотрудников для реализации схожих операций;
3. частое дублирование операций при открытии кредитных линий;
4. перебор с количеством форматов для разных банков и заемщиков;
5. большое количество счетов в разных банках, а само управление счетами производится казначействами подразделений/дочерних филиалов;
6. усложненный контроль за согласованием финансовых процессов.

Без наличия единого центра, который будет управлять денежными потоками, организация может столкнуться с такими проблемами, как:

1. сбои в процедурах управления финансами. К примеру, финансовый отдел на основании готовой заявки на оплату перевел средства поставщику, в это же время бухгалтерский отдел произвел с тем же контрагентом взаиморасчет, закрыв задолженность по той же оплате. Таким образом, поставщик оплатил дважды один счет, что, привело к неприятным последствиям для компании;
2. сложности при составлении платежного календаря. Так как данные, необходимые для формирования платежного календаря, «разбросаны» сразу по нескольким группам компании, то составить по ним надежный прогноз на длительный срок становится реальной проблемой;
3. низкая скорость получения информации, которая нужна для принятия финансовых решений, из-за сильной «бюрократизации» системы. Данные должны пройти множество инстанций, прежде чем дойдут до лпр.

Собственно, переход к модели централизованного казначейства — решение, которое закроет данные проблемы холдингов и решит ряд задач:

1. предупредит кассовые разрывы;
2. объединит финансы всех подразделений/групп в одном информационном поле;
3. повысит контроль за расходами по всем дочерним организациям, включенных в структуру холдинга;
4. автоматизирует процесс согласования платежей и утверждения бюджетов;
5. в разы повысит продуктивность процессов финансирования внутри групп холдинга.

Одна из основных функций казначейства — управление денежными потоками и инвестирование. Организации, которые делают это централизованно, получают полное видение о ситуации с ликвидностью в компании в целом.

Вне зависимости от выполняемой функции головному офису нужен доступ к финансовой информации каждой дочерней компании (к примеру, какие остатки по счетам). Такой доступ организовать непросто, если в самом холдинг большое количество различных дочерних структур, каждая из которых работает в своей учетной системе 1С.

Создание единого информационного пространства со всеобъемлющей информацией о различных параметрах финансовой деятельности группы компаний позволяет оптимизировать и повысить управляемость казначейства.

Процесс автоматизации проходит поэтапно. При этом возможно внедрение одного или нескольких этапов, в зависимости от потребностей компании.

Этап № 1. Разработка основных процессов казначейства. Вводят организации, выстраивающие контроллинг исходящих платежей. На этой стадии выполняется следующее:

1. Отказ от традиционных счетов на бумаге и переход к формированию платежной документации в электронном виде.
2. Создание маршрутов согласования платежных документов.
3. Создание платежного календаря.
4. Разработка реестров платежей.
5. Расширение учета аналитики и отчетности по анализу выполнения заявок.
6. Объединение с клиент-банками.
7. Мобильный софт для координирования заявок удаленно.

Этап № 2. Управление финансами по договорной документации и бюджетам. Вводят компании, формирующие бюджеты Cash Flow (БДДС) и контролирующие условия договоров. На данной стадии выполняется следующее:

1. Организация и координирование бюджета движения денежных средств.
2. Формирование процесса планирования поступлений финансов.
3. Управление бюджетными границами по статьям, проектам, ЦФО и любой необходимой аналитике.
4. Контроль реализации условий и лимитов договоров.
5. Координирование корректировок бюджета движения денег.
6. Организация сохранения сканированных копий договорных документов.
7. Организации план-факта по Cash Flow (БДДС).

Этап № 3. Управление договоренностями и прогнозирование платежей. Применяют предприятия, формирующие бюджеты Cash Flow (БДДС) и контролирующие условия договорной документации. На этой стадии выполняется следующее:

1. Управление обязательствами и организация процесса согласования по заказам и актам поставщиков.
2. Разработка прогноза месячных и квартальных финансовых потоков.
3. Управление кредитным портфелем.

Специалисты компании RDV выполняют автоматизацию казначейства на основе программ БИТ.Финанс, 1С:Управление холдингом, 1С:ERP. Каждая из них имеет свою специфику. Рассмотрим программы более детально.

Для формирования управленческого учета на предприятиях любых масштабов, разных вариантов деятельности и форм собственности применяется программа БИТ.Финанс. Используя данный софт, можно сформировать в одной системе несколько вариантов учета, отходя от единых первичных документов и дополнительно обогащая источники нужной управленческой аналитикой.

Обеспечить качественную автоматизацию функционирования управляющих организаций и финансовых служб позволяет 1С:Управление холдингом. С помощью программы автоматизируются процесс планирования и разработки бюджета, централизации казначейства, бизнес-аналитики, консолидации отчетности разного направления, корпоративного контроля и учета с целью управления работой компании.

Для автоматизации казначейства, бюджетирования, управленческого учета, отчетности по международным стандартам финансовой отчетности в рамках одного предприятия предусмотрена программа 1С:ERP.

Можете ознакомиться с нашим кейсом «Автоматизация централизованного казначейства, управления договорами в 5 городах РФ, 500+ пользователей»