редакции
Цифровые инструменты в работе с распределенной командой
У каждой задачи и каждого проекта есть свои потребности. Каждому руководителю, вне определения размера его подразделения, хочется полностью контролировать своих подчинённых и по возможности оперативно влиять на проблемные ситуации.
На рынке сложился определённый пул сервисов и инструментов, которые ранее в этом помогали. Однако в текущей турбулентности в политической ситуации в мире и объёмом различных видов санкций по отношению к российскому бизнесу воспользоваться ранее используемыми возможностями не всегда получится.
Поэтому мы обратились к представителям различных бизнесов с несколькими вопросами:
- Какие трекеры задач они используют, позволяющие учитывать затраты ресурсов команды;
- Какие системы учета рабочего времени сотрудников удобны в использовании?
- Какими приложениями для командной работы вы пользуетесь?
Мы собрали ответы и получили следующую картину рынка использования:
Алексей Оносов, основатель компании «Юнисофт», активно использует возможности Битрикс24:
Стоит отметить, что мы стараемся использовать все возможности Битрикс24 по максимуму. Однако, в некоторых случаях, когда нам не хватает встроенных инструментов для создания дашбордов, мы дополнительно используем специализированные инструменты для визуализации данных.
Использование Битрикс24 позволило нам существенно повысить эффективность работы нашей распределенной команды. Мы смогли наладить четкую коммуникацию между сотрудниками, оптимизировать рабочие процессы и улучшить контроль над выполнением задач.
Выбор Алексея подтверждает и Олеся Машакова, руководитель отдела подбора и адаптации:
Выбор системы учета рабочего времени зависит от потребностей, бюджета компании, а также удобства использования. Важно также помнить о необходимости соблюдения законодательства о рабочем времени.
В нашей компании Demis Group мы используем Битрикс24 для учета рабочего времени и также 1С:Зуп. В битрикс понятный интерфейс, удобный и простой функционал. Также есть мобильное приложение Битрикс24 для оперативной подачи данных о рабочем времени. 1С: ЗУП стандартная программа кадрового учета и не только, программа позволяет интегрироваться с сайтами по поиску работы, что позволяет эффективно работать с кандидатами и воронкой поиска и аналитические данные оперативно выгружать в удобном формате.
А вот Алёна Сидоренко, генеральный директор компании Смартлидс уже сталкивалась с ситуацией, когда компания-поставщик программного решения ушла с российского рынка. Трекер задач они поменяли дважды:
Сначала пользовались Trello, потом из-за блокировки перешли на Planka. К сожалению, интерфейса для уже отложенных процессов было недостаточно, поэтому спустя месяц переехали в Kaiten (редакция ранее писала о нём и на сайте есть их блог). Это российский аналог Trello, но с гораздо большим функционалом. Отделы контента, продаж, маркетинга — все работают там. Отдел разработки в силу своей специфики использует Jira — инструмент управления рабочими процессами для команд разработчиков ПО. Но тоже пока. Достойный аналог найти сложно.
Самих же трекеров задач для полноценного отслеживания недостаточно, поэтому у каждого сотрудника установлена система учета рабочего времени CrocoTime. Особенно актуально на этапе испытательного срока — хитрые стажеры отсеиваются автоматически. В целом психологический барьер с темой слежения довольно быстро перешагивается, и спустя 2-3 месяца сотрудник адаптируется ко всем системам и инструментам.
Не все компании выбирают вариант стороннего решения в проблемное время. ИТ-компания перешла на своё ПО. Рассказывает Маргарита Лебедева, Project Director в ИТ-компании Proscom:
До 2022 года мы использовали для учета рабочего времени сервис Harvest, но из-за проблем с оплатой решили создать свой инструмент — Violet Tracker. Это закрытый сервис. Использовать инструмент могут только сотрудники нашей компании.
Основная задача Violet Tracker — помогать фиксировать время, затраченное на выполнение рабочих задач. Поэтому мы сделали трекер простым и понятным. Некоторые UX-решения мы скопировали с Harvest, а другие разработали с нуля и протестировали на команде.
Для командной работы они используют следующий набор внешних инструментов:
- Google-сервисы (Документы, Таблицы, Презентации, Календарь, Встречи);
- Asana. Этот инструмент помогает в управлении проектами и командами. В сервисе мы фиксируем задачи и контролируем их выполнение.
"...Также мы применяем собственные разработки:
- Violet Database для работы с данными. Ранее мы использовали Airtable в качестве CRM и системы планирования работ и ресурсов, но затем перенесли процессы в свой сервис. Каждую неделю наши РМ на общем звонке распределяют производственные ресурсы на проекты, исходя из приоритетов и Velocity (объем работы, выполняемый в спринт) сотрудников. После завершения планирования сотрудники получают автоматическое сообщение с отчетом по загрузке их времени и участию в проектах;
- Violet Tracker помогает нам следить за рабочим временем;
- Tada — наше основное пространство для взаимодействия команды".
Другая оценка рынка у Владимира Абрамова, владельца продукта в компании PRO32:
...Вакум, который создался за счет невозможности использовать зарекомендовавшие себя сервисы, такие Jira или Trello, был заполнен достаточно быстро отечественными решениями, которые безусловно использовали лучшие практики при разработке своих решений. Из основных лидеров стоит отметить: Week, Яндекс трекер, Яга и Yougile...
...Системы учета рабочего времени как правило входят в состав более широкого класса ПО — «Офисный контроль». На российском рынке давно уже существуют два крупных и основных игрока это Staffcop и Стахановец, функционал которых уже давно выходит за рамки простого учета рабочего времени и использования ресурсов компании. За последние пару лет на рынке появилось еще несколько заметных игроков с различными наборами функций: Clevercontrol, Инсайдер, CrocoTime и BitCop...
Таким образом мы видим, что как такового сложившегося универсального решения по-прежнему нет, все решают задачи по своему. Благодаря новой реальности выросла доля и у Битрикс24, некоторые компании наконец рискнули и перешли на свои решения, а другие по-прежнему ищут варианты оплаты иностранных сервисов. Но, главное, о чём напоминает Владимир Абрамов, это «важно понимать, что прежде всего, нужно установить четкие правила политики относительно офисного контроля, а также создать баланс между контролем производительности и личной жизнью сотрудников. Система контроля не должна создавать атмосферу недоверия и неуважения к сотрудникам. Поэтому важно, чтобы она была справедливой и гармоничной, не нарушая границы баланса».