Логистика, анализ данных и обучение сотрудников: как малому и среднему бизнесу подготовиться к пиковому спросу

Важно не только обеспечить необходимое количество товара в соответствии с прогнозируемым спросом и продумать специальные акции, но и убедиться в том, что логистика настроена правильно — чтобы все заказы были доставлены вовремя.

В пресс-службе Яндекс Доставки рассказали, что спешная подготовка к пиковым сезонам начинается с тщательного анализа и грамотного планирования. Необходимо оценить ресурсы, инвентаризацию и проверить настройку логистических процессов, чтобы избежать сбоев.

Как начать подготовку к пиковому сезону

Чтобы праздничные продажи были успешными, подготовку нужно начинать заранее — примерно за месяц или два до начала предновогоднего ажиотажа. Обычно он начинается сразу после крупных распродаж ноября — 11.11, «черной пятницы» и Киберпонедельника.

Первое действие: оцениваем спрос и предложение

Как правило, уже с конца октября — начала ноября покупатели начинают активно готовиться к главному зимнему празднику и покупать подарочные наборы, упаковку, украшения для дома и декор для новогодних елок.

Чтобы избежать нехватки товаров в пик сезона, стоит заранее просчитать, какие категории пользуются наибольшей популярностью, и насколько их хватает в предпраздничные дни.

Отследите статистику продаж еще во время осенних скидок, а также изучите отраслевые исследования о потребительском поведении перед праздниками.

Второе действие: оцените доступные ресурсы

Чтобы избежать ситуации, когда спрос превышает возможности бизнеса, важно заранее оценить все доступные ресурсы.

Во-первых, проанализируйте, как изменится нагрузка на сотрудников перед Новым годом — увеличится ли интенсивность работы и какие проблемы могут возникнуть. Оцените, хватит ли текущих ресурсов для бесперебойной работы в период с высокой нагрузкой.

Во-вторых, определите, какие дополнительные ресурсы (люди, оборудование, материалы) могут понадобиться для оптимизации работы. Регулярно обновляйте информацию о текущих активах, чтобы избежать неожиданностей и эффективно распределять силы в нужный момент.

Третье действие: разработайте запасной план

Чтобы минимизировать риски в случае непредвиденных ситуаций, важно иметь «план Б». Один из вариантов — привлечение внешних партнеров для выполнения определенных задач, например, для найма временного персонала или организации логистики, включая хранение, упаковку и доставку.

Также можно комбинировать свои силы с услугами сторонних компаний для более гибкого подхода.

Кроме того, не забывайте внимательно отслеживать условия контрактов с поставщиками. Обсудите с ними гибкие поставки, учитывая возможные задержки, и всегда имейте наготове несколько альтернативных подрядчиков для обеспечения бесперебойных поставок.

Четвертое действие: подготовьте хранение

Правильная организация пространства для хранения товаров не только повышает эффективность работы, но и ускоряет процессы обработки заказов.

Чтобы подготовиться к повышенному спросу, начните с проверки состояния помещения. Важно оценить, насколько пространство оборудовано под пиковые нагрузки — когда одновременно работает больше человек, а на стеллажах расположено необходимое количество товаров. Если помещение требует ремонта, проведите небольшие косметические работы.

Далее, следует подумать о функциональности складского помещения. Разделите пространство на зоны, учитывая задачи, которые предстоит решать. Сделайте отдельные зоны под хранение товаров, сборку заказов и их передачу курьерам. Чтобы сотрудникам было проще ориентироваться, сделайте условные обозначения (указатели, цветовые пометки). Так они четко будут понимать, как попасть из одной зоны в другую.

Кроме того, необходимо организовать систему хранения товаров. Важно выбрать подходящий тип стеллажей, учитывая особенности ассортимента. Это могут быть фронтальные стеллажи для быстрого доступа или мобильные, которые можно будет передвигать без особых усилий.

Также стоит позаботиться о подготовке персонала и обучить сотрудников правильной организации хранения товаров и работе с различными категориями продукции. Обеспечьте их необходимыми инструментами и средствами для эффективного выполнения задач.

Пятое действие: приготовьте товары к распродаже

Чтобы не столкнуться с нехваткой товаров в пиковые моменты, важно заранее позаботиться о запасах и их организации. Регулярный контроль ассортимента в наличии — ключ к успеху в сезон распродаж.

Проводите инвентаризацию, чтобы своевременно выявлять дефицит и избегать проблем с доступностью товаров. А еще используйте системы управления запасами для автоматического отслеживания остатков.

Чтобы избежать излишних затрат на фоне пикового сезона, заранее договаривайтесь с поставщиками.

Маркировка товаров — еще один важный аспект подготовки. Используйте штрих-коды или QR-коды для быстрого поиска и упрощения сборки заказов. На каждом товаре должны быть ярлыки с основными характеристиками и ценами, чтобы было легко разобраться.

Регулярный анализ собственных продаж поможет своевременно корректировать стратегии закупок и хранения. Следите за изменениями в спросе и выстраивайте свои действия в зависимости от полученных данных.

Шестое действие: организуйте логистику

Один из ключевых факторов успешных продаж — грамотная организация логистики. Существует два основных подхода — использование собственного автопарка и курьеров или аутсорсинг логистических процессов. Для компаний с достаточно масштабными ресурсами собственная доставка может быть более удобной, так как она дает полный контроль над процессом. Однако такой подход требует значительных инвестиций в автопарк и персонал.

Аутсорсинг, в свою очередь, может быть более выгодным для многих малых и средних предпринимателей. Передача логистических задач внешним логистическим партнерам позволяет сосредоточиться на развитии бизнеса и снижает операционные затраты. Внешние логистические компании, как правило, более гибко реагируют на изменения объемов заказов и могут быстро адаптироваться к сезонным колебаниям спроса.

Выбор логистической стратегии зависит от масштабов бизнеса, особенностей товаров и географии продаж. Для расширения охвата и организации доставки товаров по всей стране выбирайте того поставщика, который может обеспечивать оперативную и гибкую доставку по регионам.

Если ваш бизнес работает с маркетплейсами, важно заранее планировать и осуществлять доставку поставок в сортировочные центры — как правило, под эти задачи требуются грузовые автомобили. При выборе внешнего логистического партнера обратите внимание, предлагает ли поставщик опцию грузовой доставки. Плюсом будет если есть отдельная услуга доставки до маркетплейсов. Это обеспечит гибкость ваших логистических процессов не только в части доставки до клиента, но и на средней миле, что, в свою очередь, поможет поддерживать своевременность доставки заказов.