Word для автоматизации бизнес-процессов и не только

В середине 1990-х писал на ассемблере BrEd – хакерский редактор с вычислениями в тексте, растягивающимися псевдографикой таблицами и поддержкой макросов. Пользователи выдвинули две претензии: странное название и несуразные сочетания клавиш для большинства привычных команд.

С первым справился легко – переименовал программу в HEd, а вторая задача задержала надолго. Полным перебором изучил команды популярных текстовых редакторов, составил таблицу клавиатурных комбинаций в Excel. Через пару недель согласился: раскладка у Microsoft была наипродуманнейшей.

Дольше заимствовал идеи у Word 6.0 – сильнее очаровывался красотой и изяществом подходов. Реализовал в HEd 746 функций и даже продал конкуренту форматирование абзацев на лету, проверку орфографии без словаря, вставку мягких переносов для 21 европейского и 2 азиатских языков.

Гордился собственной разработкой настолько, что диплом писал исключительно в ней, но сдать работу с первого раза не удалось. Нормоконтроль нашёл значительное количество отклонений, которые даже в хакерской программе устранить было сложно. Пришлось установить похорошевший Office 95.

Открытием стали стили:

• настраиваешь шрифт, цвет, размер символов,
• расстояния между строками, отступы абзацев,
• присваиваешь выделенному фрагменту текста

и вуаля!, – при необходимости, изменяешь параметры стиля, и они применяются сразу ко всему документу. Увлёкся настолько, что создал отдельные форматирования для:

• нумерованных списков,
• нижних и верхних частей формул,
• ссылок, колонтитулов, рисунков и таблиц.

Пятнадцать лет пользовался созданной библиотекой, которую обновил в прошлом году, при форматировании очередной серии книг:

Работая директором по процессам крупнейшего частного банка России, узнал, что одно из подразделений мучается из-за отсутствия автоматизации процесса открытия счетов предпринимателям и малому бизнесу. Запрос к ИТ-шникам привёл к ожидаемому отпихиванию задачи: бюджет, архитектура, планы, сроки.

Подумал: Вот и прекрасно – самое время вспомнить макросы для офиса, и провёл проверку боем: навестил отделения соперников, оценил сложность конкурентных процедур. Отчёт подготовил в Word:

Провёл серию встреч, для сокращения количества операций в процедуре и создал двулистный документ, где красным отметил строки, заполняемые вручную, зелёным – формируемые автоматически:

Добавил три кнопки:

• Предварительное заполнение – создание отчёта с указанием критичных пропусков данных,
• Сформировать пакет документов на открытие счёта – честная процедура заведения предпринимателя или организации в банк,
• Тестировать формирование документов – отработка макроса с заполнением пропущенных данных техническими константами.

В режиме открытия счёта следующим окном появлялся выбор документов, планирующихся к подготовке:

Особой гордостью стало закрашивание прямоугольника в верхней части окна – цветом предсказывал благонадёжность предпринимателя или организации на основе скоринга, тоже реализованного макросом:

• белый – вероятно долгосрочное взаимодействие,
• серый – вывода нет или данных для решения недостаточно,
• чёрный – рекомендуется отказ от сотрудничества из-за вероятного негатива.

Выбор кнопки Формировать запускал процесс подготовки документов:

и печать:

Ускорение процедуры открытия счёта достигло сотен процентов, но премию себе таки выпросили ИТ-шники, под соусом: Компетенция наша, а деньги тебе не нужны.

Постоянно обращаются с вопросом: Посмотри, что с файлом не так – вставили десяток картинок из Сети и документ разбух, в почту “не пролазит”. Зная, что файлы офиса сжаты алгоритмом Zip, действую так:

• переименовываю документ *.docx в *.zip,
• открываю архиватором WinRar,
• захожу в директорию word\media,
• сортирую файлы по размеру:

теперь крупнейшие элементы можно просмотреть прямо из оболочки архиватора или даже удалить – Word спокойно отнесётся к похожей операции. Вот что значит совместимость форматов и забота о качестве!

Второй по частоте запрос: Как бы отредактировать pdf-файл?. Сперва снимаю с документа защиту, используя PDF Password remover:

Затем открываю файл в Word. Старичок выдаст предупреждение:

потом покряхтит и позволит изменять желаемый документ:

Подобный подход, кстати – лучший способ вычленения картинок: работает корректнее снятия копии фрагмента экрана и не изменяет разрешение рисунка. А после редактирования документ снова можно сохранить в pdf.

Регулярно пользуюсь автособираемым оглавлением:

А в колонтитулы пишу ФИО, электронную почту и мобильный телефон приобретателя книг. Вздумает распространять – контактные данные пирата станут гулять по сети. Для особо умных закладываю мины: в каждый отправляемый экземпляр по специальному алгоритму добавляются лишние символы.

Только файл появился на сливе – приобретаю на общих основаниях, проверяю секретный фрагмент и вычисляю недобросовестного покупателя.

При написании колонок в интернет-издания и на сайт использую таблицы, ограничивающие ширину текста, при том, что работаю в режиме отображения непечатаемых символов – упрощает отслеживание огрех форматирования:

А вот проверка ошибок в Word хромает на обе ноги:

• отказывается замечать плеоназмы,
• не знает слова ее – не предлагает замену на её,
• при наполнении словаря пользователя начинает жутко тормозить.

Зато позволяет менять цвет листа, вставлять формулы, трёхмерные модели и замещать гиперссылки на читаемый текст:

Из горячих клавиш уважаю:

• 1.Ctrl+Shift– разрыв строки
• 2.Ctrl+Enter– разрыв страницы
• 3.Ctrl+-– вставить среднее тире
• 4.Ctrl+F1– свернуть/развернуть ленту
• 5.Ctrl+Del– удаление слова правее курсора
• 6.Ctrl+Backspace– удаление слова левее курсора
• 7.Ctrl+Home– переход к первой странице
• 8.Ctrl+End– перемещение в конец документа
• 9.Ctrl+G– вызов окна перехода к элементам
• 10.Ctrl+Shift+W– подчеркнуть слова без пробелов
• 11.Shift+F3– изменить регистр выделенного блока
• 12.Shift+F5– перейти к месту последнего изменения
• 13.Ctrl+Shift+*– отобразить/скрыть непечатаемые знаки
• 14.Ctrl+F6– переход между несколькими открытыми документами
• 15.Alt+ Ctrl+Пробел– прочесть голосом выделенное слово, фразу или абзац
• 16.Alt+Shift+↑ или ↓ – перенести выделенный фрагмент выше или ниже по тексту.

Если часто приходится набирать длинные фразы, рекомендую дополнить таблицу автозамен:

сократит время набора, обрадует уменьшением количества набираемых символов, создаст периоды отдыха натруженным пальцам.

Основатель Школы траблшутеров Олег Брагинский.