Как каталогизировать и сравнивать товары на Word-макросах

Я программирую на десятке языков, но убежден, что применение сложных технологий —это ошибочная дорога для автоматизации малого бизнеса. Большинство рутинных задач можно решить обычными офисными программами, которые стоят не больше обеда в хорошем ресторане. Не зря в голове с детских лет засела присказка мистера Фога из мультфильма «80 дней вокруг света»: «Используй то, что под рукою и не ищи себе другое!»

Написав в 2019 году три серии монографий:

• Хронологии решателя — 6 книг;
• Энциклопедия траблшутера — 3 тома;
  
• Хрестоматия траблшутинга — 5 частей,
  

столкнулся с необходимостью пояснять, чем отличаются подборки и где какие навыки эффективных людей следует искать. Обсудили проблему с учеником Школы траблшутеров Максимом Мухтаровым и решили укрупнить задачу, покрыв смежные области. Новая формулировка получилась такой: «Создать макрос инвентаризации товарных позиций, формирующий табличные каталоги различных уровней детализации».

Подобная постановка расширила потенциал решения, сделав его универсальным и применимым для:

• бутиков специализированной продукции
• предприятий розничной торговли
  
• интернет-магазинов.
  

Для каждой серии монографий сформировали папку, содержащую:

A. файл настройки инструмента «Навигатор»;

B. миниатюры изображений — обложки томов;

C. тексты книг в формате Word:

В интерфейсе предусмотрели добавление файлов, содержащих описание товаров:

Предложили два варианта выбора документов:

A. индивидуальным добавлением из разных директорий;

B. групповым выбором из единой папки.

В каждом из способов оставили возможность замены имени файла человекочитаемым названием (F):

Перед инвентаризацией создали таблицу собираемых параметров в виде группировки, отображающей иерархию формируемых каталогов. На примере ниже показаны три уровня:

G. программа — 9 учебных маршрутов будущих траблшутеров;

H. ветка — 18 треков повышения квалификации;

I. навык — 324 умения эффективных людей:

Выбор файла собираемых параметров доступен из «Навигатора», ведь замахнулись на многочисленные каталоги разнородных товарных позиций в произвольных сочетаниях:

Для объяснения, что именно нужно собирать (J) в текстовых документах, воспользовались типовыми объектами Word: определили стиль «Ст.Нвк» (К), которым пометили навыки статей (L):

Подход на первый взгляд может показаться сложным, но простановка стиля — наиболее скоростная операция, доступная в текстовом редакторе Microsoft:

1. вызываем панель стилей и создаём пользовательский;
2. на вкладке «Главная» дважды нажимаем инструмент «Формат по образцу»;
   
3. прикосновением изменившегося курсора (малярная кисточка) меняем стиль фрагмента текста.
   

Вид будущего каталога позволяем кастомизировать:

• что выводить вместо нуля — дефис оказался визуально лучше;
• размеры картинок товаров и столбцов сравнений;
  
• показывать ли ошибки сбора строкой «Прочее»;
  
• переносить ли длинные параметры;
  
• выводить ли итоговые цифры:

Файл с настройками разрешили сохранять под разными именами, в нашем случае требовались три набора параметров — под каждую серию монографий:

Возможно, продвинутым удобнее редактировать файл настроек — сделали стандартным:

После запуска «Навигатор»:

• собирает таблицы строк текста, отмеченных выбранным или вновь созданным стилем;
• сверяет корректность написания найденных слов или фраз с Excel файлом;
  
• проходит заданное пользователем количество книг:
  

• формирует статистику по каждой из иерархий — «Программа», «Ветка», «Навык»:

• сохраняет в отдельный файл фрагменты текста, не совпадающие с Excel-заготовкой:

Каждый из каталогов или сравнений товаров раскрашиваем в различные цвета:

1. программам выбрали зелёный;

2. веткам — голубой:

3. навыкам — жёлтый:

Каждый столбец получает изображение товара: в нашем случае — обложки книг.

Каталог может быть как горизонтальным, так и вертикальным:

Подход, выбранный для проектирования «Навигатора» позволит:

• собирать параметры товаров (названия, цены, срок годности) из разных файлов в единый каталог;
• проверять корректность и стандартность написания характеристик и формировать свод ошибок;
  
• создавать таблицы различного уровня иерархичности и детализации.
  

Работа, включая проектирование, программирование и отладку инструмента заняла 7 дней по 4 часа:

Созванивались не ежедневно, т.к. вели параллельные проекты, занимались работой и учёбой, то есть и вы между делом способны создать нечто подобное, а вспоминая Вилли Фога из «80 дней вокруг света», напомним: «Привычность мысли надо гнать, столовый нож оружием может стать».

P.S. В ходе работы поняли: предстоит создать макрос «Анализатор», чтобы инвентаризировать стили, применяемые в документах. Через месяц порадуем детальным описанием нового универсального инструмента, а пока раскроем неочевидные технические подробности работы «Навигатора».

Как следует из копии экрана «N», действуем в пять этапов:

1. Размечаем документ разделами для вставки каталогов, чтобы ориентация страниц могла отличаться от основного текста. Если обнаруживаем предыдущие таблицы — удаляем, размещая на их месте заново сформированные: позволяет не заботиться о наложении результатов разных периодов.
2. Вычитываем структуру карты навыков из Excel, создавая иерархические словари в памяти, добавляем строку «Прочее» для учёта фрагментов найденного текста, не совпадающих с образцами. Вставляем мягкие переносы строкам, не помещающихся в ширину столбцов, устанавливаем счётчики в ноль.
   
3. Создаём каталоги в заготовленных разделах документа, параметры таблиц берём из настроек, приведённых на копии экрана «M». Заполняем левый столбец строками, вычитанными из ячеек Excel в полях «G», «H», «I» четвёртого сверху рисунка статьи.
   
4. В каждой из задействованных книг ищем выражения целевого стиля. При нахождении соответствия со словарём, увеличиваем заготовленный счётчик, в противном случае маркируем строку как ошибочную, перемещая в таблицу, отмеченную маркером «P».
   
5. Каталоги финализируются удалением образцов, содержащих нули во всех столбцах, прочим присваивается язык, согласно использованного алфавита: если этого не сделать, многие фразы Word подчеркнёт красным. Строки раскрашиваются через одну в зависимости от уровня иерархии каталога.

Закончив построение таблиц, «Навигатор» выведет результирующее окно «O» со статистикой, которую можно при потребности скопировать в рабочую документацию. И хотя мы собирали навыки Школы траблшутеров, напомним, что подобным образом можно коллекционировать произвольные текстовые строки вашего бизнеса.