редакции
На что Джефф Безос променял PowerPoint
В издательстве «Альпина Паблишер» вышла книга «Письма Безоса. 14 принципов роста бизнеса от Amazon». Автор книги Стив Андерсон изучил письма Джеффа Безоса акционерам Amazon и сформулировал ключевые принципы, благодаря которым книжный магазин вырос до бизнес-империи стоимостью в триллион долларов.
Spark публикует отрывок, в котором описывается практика шестистраничных докладных записок, которые сотрудники Amazon составляют вместо презентаций в PowerPoint. Это нужно, чтобы обдуманно и быстро принимать так называемые решения 1-го типа, которые потом нельзя отменить.
Метод Безоса: шестистраничные истории
Процесс высокоскоростного принятия решений в Amazon включает одно, на первый взгляд, нелогичное правило: Безос требует, чтобы сотрудники описывали предлагаемуюими идею или решение в докладной записке объемом шесть страниц. Совещания начинаются с того, что все участники сидят и молча читают эти шесть страниц. Такой подход — «замедление ради ускорения» — оказывается чрезвычайно эффективным, и вот почему.
Да, если вы хотите добиться быстрого роста, вы должны принимать решения быстро. Однако при этом не должно страдать качество принятия решений, которое должно быть вдумчивым и информированным, особенно если речь идет о решениях 1-го типа.
Поэтому Безос намеренно замедляет этот процесс, дополняя требование высокой скорости принятия решений требованием представить описание предлагаемых идей на 6 страницах.
Докладная записка объемом 6 страниц — документ, в котором в форме «истории» описывается новая идея и ход мыслей, приведший к ее возникновению. Другими словами, это четкое изложение идеи или проекта, как если бы вы разговаривали с кем-то и объясняли, что за этим стоит. Когда люди разговаривают друг с другом, они не говорят пунктами и списками, поэтому цель — заменить «маркированные пункты» логичным, связным повествованием. Описание идеи или проекта должно читаться как увлекательный рассказ (к нему, безусловно, могут прилагаться данные и графики.)
Шестистраничная история — первый шаг в процессе изучения новой идеи. Это может быть создание нового продукта, открытие нового направления деятельности или внедрение нового процесса. В любом случае риск не терпит легкомысленного отношения, поэтому каждая новая идея подвергается тщательному и глубокому анализу.
Автор идеи должен заглянуть в будущее и продумать все возможные последствия ее реализации — как положительные, так и отрицательные. Уникальная особенность шестистраничных историй в том, что Безос, верный себе, просит рассматривать ситуации не под традиционным углом «если это сработает», а с прицелом на будущее, т. е. «когда это начнет работать, произойдет то-то и то-то».
Решения 1-го типа не принимаются на ходу. Процесс написания и затем чтения шестистраничных «историй» гарантирует, что все будут хорошо проинформированы до принятия решения, одобрения тестирования и выделения ресурсов. Осмысление, которое требуется для написания шестистраничной истории, помогает облечь идею в «плоть и кровь» и детально ее проработать, что, в свою очередь, повышает шансы на «зеленый свет». Amazon поощряет людей искать способы реализации своей идеи без финансирования и дополнительных ресурсов, что требует находчивости и творческого подхода.
В Amazon почти ни одно решение не принимается без записки с описанием идеи: для важных решений обязательны полноценные шесть страниц; для менее важных решений может быть достаточно одной-двух. Суть в том, что, прежде чем выносить свою идею на обсуждение, ее необходимо тщательно продумать.
Такие шестистраничные записки позволяют всем увидеть одну и ту же картину, прийти к общему видению. Что касается авторов, то написать связную историю гораздо сложнее, чем подготовить презентацию в PowerPoint со слайдами и маркированными списками, это требует ясности мысли и четкой логики.
Если идея не сработает, любой сотрудник может вернуться к первоначальной записке и попытаться понять, что именно они упустили. Таким образом, шестистраничная записка служит одновременно основой для предварительного анализа и основой для разбора полетов.
Мы в Amazon не проводим презентации в PowerPoint и вообще презентации на основе слайдов. Вместо этого мы пишем структурированные шестистраничные докладные записки с описанием идеи. В начале каждого совещания отводится время на своего рода «самоподготовку», когда все участники сидят и молча читают такую записку. Понятное дело, качество этих записок сильно разнится. Некоторым присуща такая кристальная ясность, что они подобны пению ангелов: блестяще написанные, продуманные, они задают основу для высококачественного обсуждения. Некоторые находятся на другом конце спектра.
Возьмем пример со стойкой на руках. Сразу становится понятно, насколько вы соответствуете высоким стандартам: нетрудно изложить критерии хорошо исполненной стойки на руках, но в итоге вы ее либо делаете, либо нет. С докладными записками все обстоит иначе. Разница между отличной и посредственной запиской довольно размыта. Крайне сложно детально изложить требования по написанию отличной докладной записки. Тем не менее я вижу, что во многих случаях люди очень похоже реагируют на превосходно составленные записки. Они распознают их интуитивно. Это говорит о том, что высокие стандарты существуют, они реальны, даже если их нелегко сформулировать.
И вот что мы выяснили в итоге. Довольно часто посредственная записка свидетельствует не о неспособности автора соответствовать высоким стандартам, а о его неверном представлении о требуемом объеме подготовки: люди ошибочно полагают, что превосходную шести страничную записку можно написать за день-два или даже за несколько часов, тогда как на самом деле это может занять неделю или больше! Лучшие записки пишутся и переписываются по многу раз, обсуждаются с коллегами, которые высказывают свои замечания, потом откладываются на пару дней и правятся еще раз на свежую голову. За день или два это сделать невозможно. Хорошая новость состоит в том, что эта проблема имеет простое решение: можно объяснить, что отличная докладная записка требует неделю и больше работы.
(Следует заметить, что традиционно в Amazon в докладной записке не упоминается имя автора — она подается от всей команды.)
Безос, письмо акционерам, 2017 г.
Как отмечает Безос, в одиночку составить отличную шестистраничную записку почти невозможно — это требует коллективных усилий. Чем выше вы находитесь в организационной иерархии, тем, как правило, шире опираетесь на помощь других людей. Обычно руководители тратят на подготовку шестистраничной записки неделю и больше — обсуждают ее с коллегами, анализируют их мнение, улучшают ее и прорабатывают каждый аспект.
(Представить управленческой команде плохо написанную служебную записку едва ли не худшее, что может случиться с менеджером в Amazon.)
Но затраченные на подготовку удачной шестистраничной записки усилия с лихвой себя окупают. Помимо прочего, это значительно повышает продуктивность совещаний и сокращает их количество. Подумайте сами: после того, как вы потратили неделю или больше на проработку своей идеи, вы не будете на совещании переливать из пустого в порожнее и постараетесь собрать только тех людей, от которых зависит принятие решения. В Amazon действует введенное Безосом «правило двух пицц»: на совещании должны присутствовать только те, кто имеет непосредственное отношение к рассматриваемому вопросу, причем участников должно быть столько, чтобы им хватило двух больших пицц.
Первые полчаса каждого совещания проходят в тишине — все присутствующие молча изучают очередную шестистраничную записку. Затем они делятся первым впечатлением — старшие менеджеры обычно высказываются последними, после чего переходят к анализу: задают вопросы, указывают на недостающие моменты, пытаются спрогнозировать потенциальные проблемы.
Я искренне советую вам отказаться от PowerPoint и перейти к таким [шестистраничным] запискам. Почему мы читаем их все вместе перед совещанием? Знаете, руководители — как школьники. Они прекрасно умеют делать вид, что прочитали записку, тогда как даже в нее не заглядывали. Понятное дело, все мы — занятые люди. Поэтому мы выкраиваем полчаса времени в начале совещания, чтобы каждый мог вдумчиво прочитать записку. Это очень эффективный подход.
«Заключительная беседа с Джеффом Безосом», Форум по лидерству, 2018 г., Президентский центр Дж. У. Буша, Южный методистский университет
Вот что говорит об этом подходе заслуженный инженер и вице-президент Amazon по робототехнике Брэд Портер:
"Только представьте, что вы приходите на совещание, где каждый хорошо подготовился к обсуждению вашего предложения. Все присутствующие изучили контекст вашего бизнеса, разобрались в его основном механизме и в основах принятия вами решений.
Представьте, что вас не прерывают частыми вопросами, не просят что-то разъяснить. Что перед совещанием вам не нужно «переговорить» с ключевыми лицами, от которых зависит решение, и заручиться их поддержкой. Что руководители компании имею глубокое представление о вашей сфере деятельности, могут взглянуть на нее с вашей точки зрения, а не утверждают, что «знают лучше». Что у вас есть возможность изучить ключевые данные, лежащие в основе предложения, а не полагаться на чужой анализ данных и выводов, не зная, как к ним пришли. Разве это было бы не здорово? Именно так проходят совещания в Amazon, и это фантастика".
Инструкция по написанию шестистраничной истории
Когда Сэнди Картер, вице-президент Amazon Web Services, пришла в Amazon, ей пришлось учиться писать шестистраничные докладные записки. Чтобы облегчить себе задачу, она составила короткую инструкцию с перечислением основных элементов, входящих в записку.
Итак, вот основные шаги по написанию шестистраничной записки по правилам Amazon (комментарии в скобках мои):
- Напишите пресс-релиз (составляйте пресс-релиз так, чтобы его можно было опуб ликовать после внедрения вашей идеи, когда вы расскажете людям о своем проекте и о его важности).
- Ответьте на «часто задаваемые вопросы» (подумайте, какие вопросы вам могут задать, и заранее напишите ответы).
- Опишите «Взаимодействие пользователя с системой» (объясните, как это работает для клиентов).
- Составьте «Руководство по эксплуатации» (объясните, как это работает для компании).
- Ответьте на следующие вопросы:
- Наши клиенты — кто они?
- С какой проблемой они сталкиваются? Какую возможность хотят получить?
- В чем состоит наиболее важное преимущество для клиентов? (Достаточно назвать одно преимущество, но по-настоящему значимое.)
- Что действительно нужно нашим клиентам? (Приведите данные в поддержку проекта.)
- Каким будет клиентский опыт? (Спрогнозируйте, как на это отреагируют клиенты.)
Читайте также:
Тормозит сайт: сколько вы на этом теряете и как это исправить
Как разобраться с автоматизацией бизнес-процессов без бутылки. Опыт коньячного завода
С чего начинал самый богатый человек в мире: на заре бизнес-империи Джеффа Безоса