Как правильно отчитаться, если сотрудник расплатился корпоративной картой

Как получить корпоративную карту

Корпоративная карта привязана либо к существующему счету компании или ИП, либо к отдельному «карточному», открытому специально. С ее помощью оплачивают те же расходы, на которые обычно получают деньги под отчет. Например, покупают билеты для командировок, канцтовары и воду в офис, бензин для служебного автомобиля. Корпоративную карту используют так же, как и обычную.

Первым делом руководитель компании определяет круг лиц, которым выдадут карты. После этого обращается к своему менеджеру в банке с заявлением, где перечислены будущие держатели карт. Для всех или только для некоторых открытых карт можно установить лимиты, свыше которых не получится потратить деньги с расчетного счета.

Владельцы бизнеса, которые работают без сотрудников, получают карту на свое имя. Для личных трат такую карту нужно использовать аккуратно, чтобы не вызывать вопросов у банка и налоговой инспекции. Например, не рекомендуется снимать ежедневно все деньги, поступившие на счет.

Какие документы подтвердят расходы

Бухгалтер не сможет учесть расходы при расчете налога на прибыль на основной системе налогообложения и уменьшить налог на упрощенке (с объектом «доходы минус расходы», ставка налога 15 %), если у него не будет подтверждающих документов. Хотя деньги на корпоративной карте и можно считать подотчетными средствами, все же такой их статус не закреплен законодательно. Дело в том, что упрощенный порядок ведения кассовых операций ИП и малым бизнесом (утверждены указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) распространяется только на подотчетные средства. Поэтому предпринимателю или руководителю компании стоит самостоятельно утвердить правила, по которым должны отчитываться держатели корпоративных карт.

Например, в приказе о работе с корпоративными картами можно установить, как сотрудники должны отчитываться в случае снятия наличных. Поскольку из-за отражения всех движений по счету в выписке банка скрыть такие факты не получится, рекомендуется утвердить:

1. форму пояснительной записки, в которой владелец карты объяснит причины получения наличных;
2. перечень подтверждающих документов, если деньги потрачены;
3. сроки сдачи не истраченных работником денег в кассу компании;
4. порядок заполнения авансового отчета для таких случаев.

Можно использовать форму авансового отчета, который сотрудники заполнят на основании подтверждающих документов. Бухгалтерия всегда сможет сверить суммы в отчете с выпиской из банка.

Набор подтверждающих документов определяется тем, где и у кого были приобретены товары или услуги.
Если продавец — организация или ИП с онлайн-кассой, нужны

Расходы в зарубежной командировке

Рассмотрим ситуацию, когда работник оплатил проживание в гостинице с помощью корпоративной банковской карты во время зарубежной командировки. Пояснения по этому поводу выпустил Минфин (письмо от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877). Специалисты финансового ведомства разъяснили, какие документы необходимо приложить к авансовому отчету для подтверждения расходов.

Бухгалтер попросит заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые подтвердят расходы в командировке. Такими документами могут служить слип, квитанция электронного терминала или другие документы, свидетельствующие о факте совершения хозяйственной операции.

Продавец отказался выдать документы

Случается, что сотрудники компании оплачивают товары корпоративной банковской картой. Продавец отказывается признавать такие платежи от юрлица и приводит такой аргумент: даже если карта является корпоративной, она оформляется на конкретного сотрудника. Следовательно, платежи поступают от физического лица. По закону бухгалтерские документы (счет-фактура и акт выполненных работ) предоставляются только юридическим лицам или ИП. При этом товар или услуга оплачены со счета компании, даже если наличными, то все равно от имени компании.

Компания нередко приобретает товар через подотчетное лицо. Его полномочия должны подтверждаться доверенностью. Если доверенности нет, могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры.

Если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен выставить счет-фактуру, поскольку в этом случае сотрудник действует от имени организации и у продавца появляется обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ). При этом первичный документ поставщик обязан предоставить независимо от того, предъявил ли сотрудник доверенность или нет. Такая позиция изложена в письме МНС России от 10.10.2003 № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

Акт об оказании услуг нужен только в том случае, если это установлено в договоре или предусмотрено гражданским законодательством ─ например, при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).

Об акте упоминается и в ст. 720 ГК РФ, которая распространяется на все виды договора подряда. В остальных случаях составлять акт не обязательно.

Если контрагент выдал только кассовый чек, то на его основании принять НДС к вычету не получится, даже если налог выделен. Когда сумма значительная, лучше запросить у продавца счет-фактуру. Этот документ нужен бухгалтеру, так как именно он служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам, услугам (п. 1 ст. 172 НК РФ).

С помощью корпоративных карт можно сократить использование наличных денег в компании, лимитировать и контролировать расходы. Чтобы не было проблем с признанием обоснованности затрат, о составьте распорядительный документ, например приказ. Утвердите им правила использования корпоративных карт, сроки сдачи и форму отчета, а также перечень документов, которыми сотрудник должен подтвердить расходы.

Текст подготовила Елена Галичевская, эксперт сервиса «Контур.Банк» компании «СКБ Контур»

Читайте также:

5 правил построения удаленной команды: опыт сооснователя «Нетологии»

Как вести себя с контрагентом, который вам должен: 5 стадий

Как обычная подмосковная шаурма стала легендарной, выросла в сеть и уперлась в тупик