Верните наши денежки на расчетный счет: три ситуации и инструкция

Вернуть средства на расчетный счет может потребоваться в трех случаях: допущены ошибки при перечислении денег, нарушены условия договора, возврат денег из кассы. Рассмотрим эти ситуации подробнее.

1. Деньги перечислены ошибочно

Такое может произойти, если неверно заполнены реквизиты получателя в платежном поручении. Например, указан один поставщик вместо другого. Компания или ИП, которые получили деньги по ошибке, не смогут оставить их себе: гражданское законодательство приравнивает подобное к незаконному обогащению (ст. 1102 ГК РФ).

О том, что произошла ошибка, может сообщить контрагент, который не получил оплату. Или бухгалтерия организации − владелец счета обнаружит это в выписке банка, когда будет отражать операции в учете. После того, как ошибка найдена, получателю денег необходимо отправить письмо о возврате средств на расчетный счет. К письму следует приложить копию платежки с отметкой банка об исполнении.

Письмо о возврате можно написать в произвольной форме, но в нем обязательно должны быть такие составляющие:

1. данные для точной идентификации операции − дата, номер платежного поручения, сумма, назначение платежа;
2. банковские реквизиты для возврата денег;
3. предупреждение об ответственности в случае невозврата.

Обнаруженная ошибка должна отразиться в учете: задолженность нужно перенести на компанию или ИП, которым по ошибке отправлены деньги. После возврата денег на расчетный счет бухгалтер сделает корректировки.

Пример письма о возврате денежных средств:

Если получатель, которому деньги перечислены по ошибке, не вернет их, придется обратиться в суд. Письмо послужит доказательством того, что владелец счета принимал необходимые меры для возврата денег.

2. Поставщик нарушил условия договора

Нестыковки в поставках могут возникнуть разные:

1. товар ненадлежащего качества;
2. объем поставки не соответствует указанному в документах;
3. работы не выполнены в полном объеме.

Но суть рабочей ситуации всегда одинакова: покупатель (заказчик) должен заплатить поставщику (исполнителю) меньше, чем изначально установлено договором. И если предоплата сделана в размере 100 %, деньги следует вернуть.

В договоре может быть не прописано, как оформлять документы в случае, если нарушены условия сделки. Тогда можно использовать такой алгоритм:

1. Если есть расхождения по количеству товаров, нужно внести исправления в накладную. Составить акт о расхождении по количеству и качеству в произвольной форме или используя форму ТОРГ-2. Если качество соответствует договору, достаточно акта.
2. Указать в акте выполненных работ объем, который принят, и новую сумму.
3. Уведомить продавца официальным письмом и приложить исправленный акт по материалам, товарам, работам, услугам.
4. Согласовать с поставщиком уменьшение стоимости сделки, возврат части предоплаты или зачет этой суммы при следующих оплатах товаров, работ, услуг.

Если сделка разовая, то выбора у продавца нет, он должен перечислить деньги покупателю. Если же продавец отказывается признать, что нарушил договор или не собирается возвращать деньги, оформляется претензия на его имя. В суд нужно обратиться только после того, как варианты с досудебным урегулированием исчерпаны. Иначе судьи могут отказать в рассмотрении исков. На практике должнику бывает проще и дешевле согласиться с претензией и урегулировать задолженность, чем проходить через судебные инстанции.

3. Возврат средств на расчетный счет из кассы

Даже если организация применяет безналичные расчеты с поставщиками и покупателями, она может получать деньги в кассу. И в таком случае возврат также не исключен. К примеру, неиспользованных наличных, полученных из банка на различные выплаты —, зарплаты, стипендии, пособия. Или подотчетных сумм.

Для возврата на расчетный счет кассир или другой уполномоченный сотрудник передают деньги инкассаторам либо отвозят в банк. Поступление денег из кассы на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером на имя кассира или того работника, который передавал деньги инкассаторам либо отвозил в банк.

При подготовке к инкассации кассир должен собрать наличные в сумку, заполнить и приложить к ней ведомость, накладную и квитанцию. Инкассатор, получив деньги, расписывается на квитанции и ставит оттиск штампа.

Текст подготовила Елена Галичевская, эксперт «СКБ Контур»

Читайте также:

Как правильно отчитаться, если сотрудник расплатился корпоративной картой

Как уволить работников во время эпидемии и не нарушить закон

Как вести себя с контрагентом, который вам должен: 5 стадий