29 Июня 2020 Редакция Spark.ru 14 518 0 В избр. Сохранено

Днем учет, вечером – отчет, или 12 шагов к прозрачному производству

Основатель Школы траблшутеров Олег Брагинский о разработке системы учета материалов и продукции.

Герой отечественного кинофильма произносит ставшую крылатой фразу про очерёдность стульев и денег. Жизнь демонстрирует схожий подход: сначала саженец, затем дерево. Мода же начальников на требование отчетности сродни карго-культу: время тратится, ячейки Excel расходуются, но благополучие упорно не желает расти.

Бюджет больших компаний позволяет покупать дорогостоящие программы и закрывать вопрос основательно. Другие игроки действуют ловкостью, а не мускулами. Вместе с учениками «Школы траблшутеров» Максимом Мухтаровым и Ильёй Куклиным расскажем, как на коленке автоматизировали учёт материалов и продукции.

Шаг первый. Сформулировали принципы:

Преемственность: за основу взяли используемую, привычную таблицу.
Наглядность: разделение цветом и типами линий облегчает работу с цифрами.
Доступная логика: заполняются белые ячейки, остальные вычисляются автоматически.
Минимальная квалификация: оператор сможет переписать данные с бумажного носителя.
Низкая стоимость обслуживания: для ведения должно хватать элементарных знаний Excel.
Оценка показателей: задействуем «светофор»: зелёное — хорошо, красное — опасное отклонение.
Сравнение периодов: годы, кварталы и месяцы по группам обладают исчерпывающей информацией.

Второй шаг. Создали схему учёта: из чего состоит и что считает, категории обозначили оранжевым, жёлтым отметили созданные таблицы:

Рис. 0. Схема учёта производственного и административно-хозяйственного отделов (АХО)

Шаг третий. Цементируем основу панели управляющего производством — слева периоды, справа данные:

Рис. 1. Показатели готовой продукции

Пролистыванием раскрываем интимные подробности:

Рис. 2. Показатели готовой продукции, продолжение

Ориентируем по расходам материалов в местной валюте, демонстрируем незапланированные траты:

Рис. 3. Показатели расходных материалов

Сверкой документов в 1С и данных производства в режиме «светофора» подсказываем необходимость реагирования:

Рис. 4. Показатели расходных материалов, продолжение

Четвёртый шаг. Ежедневные цифры позволяют наблюдать подробную картину максимальной детализации:

Рис. 5. Данные складских запасов

Стройные ряды и колонки отражают проекцию происходящего, подсказывают зоны внимания и возможностей:

Рис. 6. Приборная панель управленца для детального разбора

В начале смены заполняем ряд ячеек: вчерашние остатки и количество материалов, полученные от административно-хозяйственного отдела:

Рис. 7. Для запуска расчётов начальник смены подсчитывает и вносит цифры

Ориентируемся в сводных показателях в заданных срезах, градацией цвета показываем масштаб подобных величин периода. Определяем нормы и цены, на основании выработки считаем планируемый расход, сравниваем с фактическим, демонстрируем отклонения для ручного вмешательства:

Рис. 8. Ежедневные сводные показатели выработки

Оцениваем результаты дня, сравнивая с предыдущими значениями: жёлтым подсвечиваем недовыполнение нормы, красным отмечаем излишнюю старательность, середнячкам оставляем богатство палитры зелёного:

Рис. 9. Карта ежедневной выработки

Раз в месяц заглядываем на вкладку импорта данных из 1С:

Рис. 10. Вносим совокупный расход по выгрузке из 1С

Шаг пятый. Собираем приборную панель для АХО...

Рис. 11. Показатели расходных материалов

...с детализацией по нескольким параметрам:

Рис. 12. Показатели расходных материалов, продолжение

Шестой шаг. Еженедельно от сотрудников склада получаем бумажные формы отчётности и заполняем полигоны расходов, по цвету определяем превышение или соблюдение норм:

Рис. 13. Еженедельный дашборд руководителя АХО

Шаг седьмой. В форме сравниваем бюджет использования материалов с различной стоимостью и расходом. Принимаем взвешенные решения:

Рис. 14. Форма расчёта бюджета, не химия

Разделение на блоки облегчает контроль норм и планирование ресурсов:

Рис. 15. Форма расчёта бюджета, химия

Восьмой шаг. В начале периода работники складов переписывают остатки с предыдущих бланков, в течение недели вносят изменения, в конце считают запасы и фиксируют результаты инвентаризации. Excel подгружает нормы расхода из информации на предусмотренной вкладке:

Рис. 16. Формы ежедневной фиксации изменений, не химия

Печатаем оба бланка на одном А4: за год 52 листа. Инструктаж по работе с системой занимает 15 минут. Вроде всё неплохо, но почему выбрали бумагу? Стоимость компьютера, 1С, обучения сотрудника с желаемым функционалом окупались бы годы, а мы справились за день:

Рис. 17. Бумажная версия учёта, не химия

Шаг девятый. Раз в сутки старшие смен вносят данные по выходу продукции с шокеров, объёмом на паллетах, доле брака, валу переработки, затратам времени на изготовление. Ячейки отражают массу:

Рис. 18. Собираем данные о продукции

Каждому виду продукции назначили ассоциативные цвета:

Рис. 19. Собираем данные о продукции, продолжение

Ответственные привыкают к «своей» палитре и не путаются:

Рис. 20. Собираем данные о продукции, продолжение

Сотрудники иногда просили слегка изменить тон:

Рис. 21. Собираем данные о продукции, продолжение

Обсуждение форматирования стало отдельным важным процессом проекта:

Рис. 22. Собираем данные о продукции, продолжение

Десятым шагом учитываем остатки. Кнопка «Подгрузить план» за секунды втягивает клиентский заказ. Ежедневное внесение запасов в хранилище и сравнение показывает величину и тип утечек, усушек, утрясок:

Рис. 23. Учёт фактической продукции на складе

Считаем расхождения резервов в планах, запасах...

Рис. 24. Учёт отклонения продукции на складе, абсолютный

...и в процентах:

Рис. 25. Учёт отклонения продукции на складе, относительный

Шаг одиннадцатый. Совместно с бригадирами оттестировали таблицы, зафиксировали список действий и периодичность проверок:

Рис. 26. Пособие по работе с файлом учёта, первая страница

Наглядными инструкциями спродюсировали самопроверки:

Рис. 27. Инструкция по работе с файлом учёта, вторая страница

Двенадцатый шаг представили отчётом. Проанализировали данные по схеме целевого планирования бизнеса, нашли и устранили причины отклонений:

Рис. 28. Анализ результатов и корректирующие действия

Сделали — внедрили, проверили — отладили. Работа идёт, стройные линии колонок и строк сходят как с конвейера. Не заметили, как оцифровали и производственный отдел, поручив машине вычислять пять временных периодов, 125 показателей по расходным материалам, 214 по продукции и 420’328 формул.

Административно-хозяйственному подразделению досталось четыре типа времени, 614 показателей и 17’770 ячеек с формулами, которые буднично облегчают ежедневный труд. Вот так скромными усилиями и каскадирующими цифрами продемонстрировали собственнику как траблшутеры улучшают предприятия.

Как житель Серпухова создает российский рынок каноэ

Как мы покоряли Tiktok: история и ноу-хау от Bloome

Конструктор стартапов: как четыре энтузиаста автоматизируют работу над продуктом

В избр. Сохранено