Главное Свежее Вакансии   Проекты
😼
Выбор
редакции
arrow-right Created with Sketch. Катерина Белякова 1 025 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Диаграммы Ганта: инструмент для планирования проекта

Получите наглядное видение процесса при управлении длительным проектом.

Наряду с досками Канбан, диаграммы Ганта являются одним из наиболее распространенных инструментов управления. А поскольку большинство современных программ для построения диаграмм Ганта легко интегрируется с остальными рабочими инструментами, вы можете воспользоваться всеми преимуществами этого метода.

Что такое диаграмма Ганта?


На первый взгляд диаграмма Ганта выглядит как обычная горизонтальная гистограмма. Когда вы присмотритесь, увидите, что она действительно полна информации о расписании вашего проекта. Вы можете видеть названия проектов, сроки и вехи (контрольные точки), а также связанные задачи, ресурсы и зависимости. Иерархическая структура работ по проекту четко отображается или проиллюстрирована на диаграмме.

Независимо от того, планируете ли вы проект, или являетесь его участником, есть вероятность, что в какой-то момент вы столкнетесь с диаграммой Ганта.


Кто использует диаграммы Ганта?


Эти одноименные диаграммы, разработанные инженером Генри Ганттом более 100 лет назад, заставляют даже самые сложные данные выглядеть как доступный и действенный план, что делает их неизменным фаворитом менеджеров и руководителей проектов.

Ранние последователи использовали схемы при строительстве плотины Гувера. Теперь вы можете найти их в использовании разработчиками программного обеспечения, организаторами мероприятий, в области проектирования, производства и т. д.

Они не только адаптируются к любой отрасли, но и могут соответствовать любой методологии управления проектами. Вы даже можете комбинировать их с другими инструментами, такими как доски Канбан. Эта универсальность помогла диаграммам Ганта стать основным продуктом большинства современных программ для управления проектами.

Элементы диаграммы Ганта


Диаграммы Ганта работают так хорошо, потому что большинство основных компонентов проекта являются визуальными. А визуальное представление вещей означает, что вам не нужно тщательно изучать данные своего проекта, чтобы понять их смысл. Вот некоторые из наиболее важных элементов, которые вы найдете в стандартной диаграмме Ганта:

Сроки и даты: с чем сравниваются задачи. Вы можете считать это основой вашего проекта. На временной шкале вы можете видеть, как продвигается ваша рабочая деятельность, а также даты начала и окончания. Новые версии диаграмм Ганта позволяют увеличивать и уменьшать масштаб временной шкалы, что упрощает определение точных дат для более точного краткосрочного и долгосрочного планирования.

Панели задач проекта: как ваш проект представлен на диаграмме. В диаграммах Ганта задачи проекта отображаются в виде горизонтальных полос, поэтому вы можете видеть, какие задачи к каким проектам относятся, и сколько времени отведено для выполнения каждого из них.

Зависимости: как ваши задачи соотносятся друг с другом. Зависимости показывают, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, чтобы перейти к следующей части. Часто изображаемые маленькими стрелками, они дополнительно демонстрируют структурную декомпозицию проекта.

Ресурсы: люди, инструменты и оборудование, необходимые для выполнения проекта. Добавление ваших ресурсов гарантирует, что никто не будет недооценен или перегружен, и что у вас будет необходимая мощность на время проекта.

Вехи: это маленькие победы проекта. Их видно в конце задач или фаз. Но вехи могут быть чем угодно, что имеет какое-то значение для проекта.

Совет по автоматизации: вехи важны, и их нужно праздновать! Подберите инструмент, который бы автоматически добавлял вехи в Google-календарь вашей команды. Используйте это как повод для встречи, на которой вы поблагодарите команду за упорный труд и отметите событие.

Преимущества планирования с помощью диаграммы Ганта


Выбор диаграммы Ганта для планирования проекта дает множество преимуществ. Для начала вы заметите:

  • улучшенный визуальный обзор: люди по своей природе визуалы. А диаграммы Генри Ганта — идеальный способ визуализировать рабочие процессы. Хватит беглого взгляда, чтобы уяснить информацию о задачах, зависимостях, ресурсах и продолжительности проекта. Это позволяет менеджерам проектов с лёгкостью отчитываться перед стейкхолдерами о статусе своих проектов. Кроме того, взгляд "с высоты птичьего полета"‎ позволяет более точно рассчитывать долгосрочное планирование.
  • более эргономичное управление проектами: как уже упоминалось ранее, диаграммы Ганта можно сочетать с любой методологией управления проектами, а также с другими рабочими инструментами. Если работа с определенной частью программного обеспечения для построения диаграмм Ганта — не ваш конёк, выполните планирование удобным вам способом. А затем внесите полученный результат в диаграмму. Например, такая функция есть у Zapier: TeamGantt + Trello. Это помогает упорядочить данные проекта, и также позволяет руководителям проектов контролировать их планирование.


  • лучшее управление ресурсами: не все диаграммы Ганта включают в себя ресурсы, но многие, и на то есть веская причина. Наблюдая за ресурсами, необходимыми для каждой задачи, менеджеры могут отслеживать, кто чем занимается, кто может взять на себя больше, а кто уже загружен под завязку. Это упрощает перераспределение ресурсов и членов команды по мере необходимости, что помогает избежать потенциальных проблем в проекте.
  • изменения в реальном времени и гибкость: первые разработанные диаграммы рисовались вручную. Поэтому всякий раз, когда происходили изменения, весь чертёж нуждался в переделке. К счастью, все изменилось. Онлайн-диаграммы Ганта упрощают редактирование и корректировку, когда проект сталкивается с препятствиями, или когда необходимо добавить задачи. Мгновенные обновления держат всех в курсе и обеспечивают гибкость.

  • Сочетание планов друг с другом: управление проектами беспорядочно. При таком количестве различных компонентов, работающих вместе, может быть трудно все отслеживать, а еще труднее увидеть общую картину. Но диаграммы Ганта легко отображают все связанные задачи, а также их временные рамки. Это позволяет менеджерам проектов, заинтересованным сторонам или членам команды видеть, что было достигнуто и что еще нужно сделать. Графики добавляют прозрачности планам проекта и гарантируют, что в процессе ничего не будет упущено из виду.

Шаги по планированию проекта с помощью диаграммы Ганта


При создании диаграммы вам необходимо выполнить ряд основных шагов. Мы изложили их ниже.

1. Создайте проект


Начните с вашего проекта. Какова цель и сроки? Возможно, у вас уже есть предполагаемая дата окончания. Или, может быть, это то, что вам нужно выяснить в следующих шагах.

2. Определите задачи и подзадачи


Каковы компоненты проекта? Как вы достигнете этих целей? Задачи — это действия, которые входят в проект, и вам необходимо распределить их, чтобы достичь целей проекта.

3. Выберите даты начала и окончания


Если у вас нет даты окончания проекта, вы можете рассчитать её, исходя из оценки задач. Определив временные рамки, вы можете добавить проекты и задачи в реальный график, который обеспечит визуальное представление не только компонентов проекта, но и его временной шкалы.

4. Добавьте зависимости


Теперь вы можете приступить к выяснению порядка выполнения задач. На диаграмме Ганта порядок, в котором должны быть выполнены задачи, часто обозначается стрелками. Также важно не забывать учитывать время задержки между зависимостями в случае каких-либо заминок.

5. Определите вехи


Вехи — это контрольные точки проекта. Как таковые, они не могут быть привязаны к конкретному времени, а скорее к конкретному достижению. Хотя вехи не являются необходимостью, они помогают поднять моральный дух и продуктивность. Потому что кто не хочет небольшого признания за их упорный труд? Контрольные точки также гарантируют, что проект идет по плану, и могут быть полезной лакмусовой бумажкой для проверки того, насколько хорошо проект был спланирован.

6. Распределите ресурсов и владения


Кто и что на самом деле приведет к завершению задач и проектов? Назначая право собственности, вы не только гарантируете выполнение задач, но и то, что никто не будет слишком перегружен или недоиспользован в процессе. Это предупредит выгорание сотрудников. А также предотвратит сбои и задержки из-за путаницы в том, кто над чем работает.

7. Добавьте другие необходимые данные


В дополнение к ресурсам проекта некоторые программы для построения диаграмм Ганта позволяют добавлять дополнительные данные. Бюджеты, часовые пояса вашей команды, место выполнения задачи, файлы PDF — всё, что может иметь отношение к успеху вашего проекта. В традиционные диаграммы Ганта было бы слишком беспорядочно включать такие данные, но с современными онлайн-диаграммами все это возможно. И может быть невероятно полезным в зависимости от ваших потребностей в планировании.

8. Наблюдайте и изменяйте


Наконец, проект запланирован, но работа еще далека от завершения. Теперь менеджеру проекта необходимо внимательно следить как за диаграммой Ганта, так и за теми, кто выполняет проект, корректируя планы по мере продвижения работы.

Возможно, выйдет из строя какое-то оборудование, что приведет к переносу даты начала. Или, возможно, команда возьмется за другой проект, который имеет повышенный приоритет. Возможны изменения в финансировании. А может, клиент передумает?

Изменения неизбежны, но, к счастью, современные диаграммы Ганта не требуют, чтобы вы начинали с нуля. Внесите необходимые изменения и держите свою команду в курсе последних событий.

Используйте диаграммы Ганта в своих интересах


Диаграммы Ганта — это простой способ визуализировать планы проекта, отслеживать прогресс и прогнозировать будущие возможности. А используя диаграммы вместе с инструментами, которые лучше подходят для вашего рабочего процесса, вы можете работать более продуктивно с меньшими усилиями. Останется только автоматизировать процессы.

Чтобы ближе ознакомиться с видом и функциями диаграммы, взгляните на шаблон в Google-таблице или ознакомьтесь с подробной инструкцией создания графика в Excel.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем