Всю неделю в понедельник — лайфхаки по поиску времени

Наша компания выросла с 3 до 40 человек всего за год. Кардинальным образом изменились обязанности тех самых трех основателей. Было несколько месяцев в которых лично у меня было ощущение что моя работа превратилась просто в ужас. А увольняться некуда - это же моя компания :)

Реальная деятельность заменилась решением бесконечных форсмажоров, мелких вопросов, обсуждений с коллегами их решений... Появилось стойкое ощущение, что занимаешься самыми рутинными, скучными и бесполезными задачами - но и без них компания, вроде как, не может.

Вижу, что с такой же проблемой сталкивается любой, даже небольшой, руководитель - прилетающие задачи больше не дают делать то, что действительно важно!

В этой статье я расскажу про методы управления временем - которые сработали и которые были описаны во многих книжках, но для меня оказались провальными.

Метод 1 - Календарь (провальный)

Любая книжка по тайм-менеджементу говорит - веди календарь, выдели время, когда ты его заполняешь, добавь разных цветов, планируй все задачи, в том числе отдых. Подробно и с картинками недавно на ЦП такой подход описал Олег Анисимов. BullShit! ИМХО, конечно.

В понедельник утром я расписывал задачи на неделю, аккуратно распределял их по дням, ввел 3 цвета - встречи, задачи, личное. Выделил время для обеда и спорта. В итоге получился календарь полностью просчитанного человека, который теперь еще и постоянно смотрит инструкцию, чем он должен заниматься и по инструкции сам себе составляет инструкцию. Самое страшное, что ты перестаешь задумываться над тем, а стоит ли вообще делать задачу? Ты успокаиваешься и перестаешь регулярно анализировать алгоритмы своих действий. В итоге все задачи становятся рутинными, а ты - биороботом. При этом когда прилетает что-то “срочное”, календарь начинает рушиться, люди которые принесли что-то очень нужное раздражают, времени катастрофически не хватает, крутые идеи, которые когда-то создали твой бизнес, больше не рождаются.

Метод 2 - Все в один день (удачный)

Сейчас понедельник у меня особенный день. Я стараюсь решить все задачи, которых от меня ждут. Задач получается примерно в три раза больше чем времени. Обязательно вписываю все самые скучное административные вопросы, добавляю что-то интересное, например - написать эту стаю. Далее играю в весьма интересную игру - я стараюсь решить всё. Времени изначально не должно хватить, и приходится искать короткие, часто не самые очевидные решения. Главный приз - свободная неделя. Свободная в том смысле, что я смогу выбирать над какой задачей я работаю во все дни кроме понедельника.

Метод 3 - Слоты в календаре (удачный)

Как я уже говорил, календарь как напоминание (какая задача следующая) для меня не работает. Но календарь как напоминание того, что время ограничено - срабатывает отлично. Например этот месяц я каждый день с 10:30 до 14:00 занимаюсь проектом “Маркетинговый марафон 310”. Я никогда точно не знаю что конкретно я буду делать, но в это время я работаю над, тем что бы количество активных пользователей бесплатной версии обратного звонка RC Free выросло на 310.

Слот - это часть дня в несколько часов, на протяжении которых пару недель или месяцев решается одна задача. Так как время ограничено, ты начинаешь ценить его, организовывать процессы, что бы оно прошло наиболее эффективно. Мой понедельник - это слот, в котором целью является освободить неделю.

Для меня тайм-менеджемент успешен не тогда, когда ты распределил все задачи, а когда наглядно и точно увидел, что время ограничено. И слоты в этом смысле отлично помогают. В календарь вписывается не формулировка задачи, а цель к которой движешься в это время.

Метод 4 - отдельный кабинет (провальный)

В какой-то момент у меня появилась гипотеза: если засесть в отдельный кабинет, то многие мелкие вопросы не будут до меня добираться, а отделы станут автономнее в решении своих задач. Однако кабинет никак не влияет на эффективное использование времени: найти, на что отвлечься, в нем еще проще, чем в опенспейсе.

Нет такой среды, которая обеспечивает максимальную концентрацию над задачей. Если задача выбрана сознательно и интересна — над ней можно работать в любом состоянии и в любом месте, и практически никто не сможет вам помешать. Когда задача поставлена принудительно — начинает казаться, что окружение сильно влияет на эффективность вашей работы.

Метод 5 - не ходи на работу, занимайся делом (удачный)

Миллиарды людей во всем мире привыкли ходить на работу. Часто бывает, что, просто добравшись до офиса, человек ощущает чувство выполненного долга — будто дело сделано. Социальная норма — быть на работе — реализована. Даже тот, кто руководит собственным проектом, может привыкнуть к поездке в офис как к самоцели.

Если позволить себе ходить в офис только тогда, когда это действительно необходимо или просто удобно — например, на встречи, — эффективность потраченного времени существенно возрастет. Оставшись заниматься конкретной задачей дома или в кафе, работаешь над ней с двойной ответственностью.

Результативность вообще оказывается выше, если исключить из своего распорядка дня формальные правила и оставить только те, что выбрал себе сам. Но работает это лишь при том условии, что цели и задачи выбраны свободно и действительно вдохновляют. По сути, офис и стандартный рабочий режим приводят человека к состоянию того же биоробота, что и календарь. Он становится стабильнее, но на высокий результат уже не способен, ведь свобода выбора притуплена. Идеальный вариант — не привязываться к месту работы и окружению, а фокусироваться только на цели и ясно осознавать, что время ограничено.

Метод 6 - одна центральная задача в неделю (удачный)

В нашей компании в последние полгода прижилось правило золотой задачи на неделю. В пятницу руководители направлений собираются на планерку, обмениваются результатами прошедшей недели и обсуждают планы на следующую. По итогам совещания мы заполняем таблицу с задачами на неделю, причем каждый выделяет для себя одну главную задачу с максимально точно прописанной целью.

В результате у меня и у каждого из коллег с понедельника есть одно приоритетное направление с одной главной целью, которой стараешься достичь как можно раньше.

Время само собой распределяется эффективнее, если внимание сосредоточено не на списке задач, а на одной — действительно важной. К списку дел естественно относиться как к рутине, а вот когда понимаешь, что важна одна конкретная и короткая цель, — появляется желание приступить к ней сразу, не откладывая. Если на ее реализацию требуется несколько дней, то в уме сам по себе, без календаря, появляется план достижения цели.

Важность каждой золотой задачи подкрепляется небольшим пари с компанией — отсюда и название. Об этом в следующем методе.

Метод 7 - партнер, пари, плакаты (удачный)

Каким бы ты ни был ответственным, как бы ни хотел создать гениальный продукт или достичь цели — с направления движения легко сбиться. В этом случае есть риск потерять не пару часов, а несколько месяцев или даже лет. Любые обстоятельства, которые будут напоминать про направление движения и усиливать интерес к цели, позволят тратить время с куда большей эффективностью.

Вот пример: по раскрутке бесплатной версии звонков в режиме Марафона 310 я работаю с коллегой, не имеющим доли в компании, но в партнерском режиме. Это означает, что ответственность, критика и поддержка поделены строго поровну. У нас одна цель. Если мы достигнем 310 новых активных пользователей за месяц — получим бонус от компании. А если нет — скинемся по 10 тысяч и купим что-нибудь для офиса. Пари, в котором можно что-то потерять, очень концентрирует внимание и работает намного лучше обычной премии.

С вышеописанными золотыми задачами все просто: если сотрудник достиг недельной цели, то в специальный мешок кладется бумажка с его именем и тысяча рублей от компании. Если не удалось — тысячу рублей кладет он сам. В конце месяца разыгрывается небольшой призовой фонд: из мешка вслепую вытаскивают одну именную бумажку.

В завершении статьи хочу прикрепить плакат, который хоть и не относится к тайм-менеджементу напрямую, но сильно влияет на осмысленность затраченного времени в нашей команде разработчиков. Управление временем становится естественным - а не насильственным - когда сформулирована и максимально усилена цель, ради которой люди тратят время.

“Богатые компании делают бесплатные продукты”

(самый нижний логотип наш)

Автор:Антон Чернятин, генеральный директор RedHelper