Внедрение CRM для HR агентства
Основной запрос компании состоял в следующем:
— подобрать новую телефонию (так как текущая некорректно работала, из-за местоположения компании)
— настроить аналитику и обучить работе с ней
— корректно оцифровать бизнес-процессы
— настроить автоматизации на этапах воронки продаж
Предпроектный аудит
Наша работа с HR агентством «West Media» началась с комплексного предпроектного аудита (ППА), во время которого мы полностью погрузились в работу компании, оцифровали запрос на автоматизацию и прописали комплексное решение.
1. Во время ППА мы познакомились:
— Со структурой компании и её IT-инфраструктурой;
— Подразделениями, отделами и нюансами взаимодействия между ними;
— Цепочкой коммуникации менеджеров с клиентами;
— Продуктом компании;
— ЦА и ее потребностями;
— Точками касаний. Что отправляется клиенту? Это могут быть промо-материалы, письма, sms-сообщения, сообщения в мессенджерах и тд;
— Каналами коммуникации.
2. Только познакомившись со всеми аспектами работы компании, — мы подготовили предпроектное задание, то есть дорожную карту того, каким образом должна быть настроена CRM:
— Какие в ней должны быть выделены бизнес-процессы и по каким направлениям;
— Как эти бизнес-процессы будут связаны между собой;
— Какие сущности будут принимать участие в работе;
— Каким образом будут попадать заявки в систему;
— Какие сервисы и виджеты должны быть дополнительно интегрированы и сколько они стоят;
— Какая телефония подходит и почему.
Именно так компания действительно понимает, что и как будет устроено в рамках её CRM системы: какие задачи она поможет закрыть, как она поможет оптимизировать и автоматизировать работу в компании. Это очень важно для того, чтобы по окончанию проекта ожидания клиента совпали с реальностью.
3. Далее проект-менеджер REON провёл защиту аудита перед руководителем «West Media», обосновал все этапы работы и их стоимость. После чего компания приняла окончательное решение о продолжении работы с нашей командой, и мы стартовали работу по внедрению CRM системы.
Реализация проекта
Свою работу мы начали с классического этапа, а именно переноса в CRM систему оцифрованных бизнес-процессов в виде воронок продаж:
1. Первая воронка «Холодные» была оцифрована для обработки заявок соискателей.В данном бизнес-процессе принимают участие сразу 3 сотрудника:
— РОП, который распределяет входящие заявки по менеджерам
— Менеджеры, которые проводят собеседования и собирают все необходимые документы от соискателя
— HR, который производит проверку документов и составляет заключение по кандидатам
2. Вторая воронка «Сделочные» была отдельно выделена для ввода в должность и интеграции кандидата в компанию.
Каждый этап воронки продаж мы детально проработали:
— назвали этапы согласно технологиям продаж
— прописали действия и цели сотрудников, которые необходимо выполнить на текущем этапе (перевести сделку на следующий этап сотрудник сможет только после выполнения описанных задач)
— назначили ответственных за сделки
— прописали автоматическую постановку задач на каждом этапе с нужным дедлайном
— прописали типы задач, чтобы можно было отслеживать, на что больше всего времени уходит у сотрудников во время продажи
— прописали специфическую нишевую информацию, необходимая для квалификации клиента и перенесли её в CRM в виде полей
— поставили триггеры и автоматизации на этапах воронки продаж (sms-уведомления, email и тд)Внедрение CRM для HR агентства
1. На основе прописанной карты проекта, мы приступили к базовой настройке CRM:
— добавили в систему сотрудников
— разграничили права
— добавили обязательные и необязательные поля
— перенесли и настроили конверсионные воронки продаж
— настроили карточки сделок / контактов / компаний
— импортировали базу соискателей в систему
2. Подключили к amoCRM IP-телефонию «Zadarma» для автоматической фиксации всех звонков в системе.
Ранее компания работала с телефонией «Mango», однако система работала некорректно в стране клиента. «Zadarma» максимально закрыла необходимые функционал для «West Media».
Посредством облачной АТС мы настроили запись всех разговор с клиентом с последующим переносом в карточку сделки. Пропущенные звонки также попадают в систему в статусе «незавершённые», а у менеджеров высвечивается задача перезвонить и перевести сделку на следующий этап воронки.
3. Подключили конструктор скриптов «HyperScript» для улучшения коммуникации с кандидатами.
При каждом проходе скрипта система автоматически собирает статистику, превращая ее в сводные отчеты по эффективности скрипта в целом, отдельных его шагов, эффективности работы сотрудников, процента достижения целей.
4. Подключили виджет «SMS.RU» для массовой отправки сообщений.
Дополнительно мы настроили шаблоны sms-сообщений на английском языке для отправки соискателям.
5. Провели интеграцию c сервисом UniSender для осуществления персональных и массовых email-рассылок.
Данным сервисом уже 4-ый год мы пользуемся сами, поэтому с уверенностью рекомендуем его нашим клиентам! В UniSender вы сможете создавать красиво оформленные письма с помощью встроенных шаблонов, делить клиентов на целевые группы и создавать цепочку прогревающих писем. Автоматизации в CRM настроены таким образом, что при переходе клиента на определенный этап воронки, — он автоматически добавляется в необходимую группу рассылки.
6. Провели интеграцию WhatsApp через Wazzup.
Все отклики из данного мессенджера автоматически попадают в CRM, создается карточка кандидата, а менеджеру ставится задача связаться. Таким образом, ни одна заявка не будет потеряна, и сотрудник не сможет забыть её обработать.
Также сотрудникам не нужно использовать сторонние приложения и гаджеты, чтобы общаться с соискателями через WhatsApp. Вся коммуникация происходит внутри диалогового окна CRM системы.
7. Подключили парсер от amoCRM для сбора заявок от соискателей через LinkedIn.
8. Дополнительно мы провели 4 обучения по корректной работе в amoCRM: отдельно для руководителей и сотрудников компании.
Во время обучения руководства мы затрагиваем такие темы как аналитика, отчетность, контроль работы менеджеров. Для персонала мы освещаем другие аспекты работы в системе: сделки, задачи, воронка продаж, списки и тд.
Все обучение записывается и в дальнейшем передается руководству компании для быстрого ввода в должность новых сотрудников.
Результаты внедрения CRM для HR агентства
Запрос на автоматизацию работы «West Media» был полностью реализован с помощью функционала amoCRM. Компания получила эффективную систему для успешного поиска, отсева и ввода в должность кандидатов.
По результатам сдачи проекта, руководитель проекта поставил нам NPS 10 из 10.
После сдачи проекта с HR компанией мы не прощаемся! Ещё в течение 1 месяца мы бесплатно сопровождали «West Media», консультировали руководство по всем возникающим вопросам и вносили необходимые правки в работу системы. Нам важно не просто настроить CRM, а научить администраторов и руководство эффективно работать в ней!
Поэтому REON даёт пожизненную гарантию на внедрение CRM! Если после сдачи проекта что-то не работает по нашей вине — моментально исправим. Всегда.