Как компании следить за окупаемостью проектов — опыт без теории

Riverstart — IT-компания, мы разрабатываем цифровые экосистемы для клиентов и собственных нужд. У нас в работе бывает около сотни проектов одновременно. Нам не хочется заниматься чем-то, что отнимает кучу времени у команды, но приносит скудный доход. Если свой проект оказался невыгодным, то надо его сворачивать, если клиентский — пересматривать счет или список услуг.

Поэтому по каждому проекту мы считаем окупаемость:

• сколько денег проект приносит компании;
• сколько времени сотрудники тратят на задачи по разным проектам;
• сколько денег компания тратит на оплату этого времени;
• какая себестоимость каждого проекта;
• какой доход проект приносит компании с учетом всех расходов.

Мы занимаемся более выгодными проектами и пересматриваем те, которые отнимают много времени у команды, но приносят меньше всего прибыли.

Как мы считаем окупаемость проектов

Общая сводка финансов без подробного попроектного разделения нас не устраивает. Что мы делаем:

1. Смотрим, какую часть рабочего дня сотрудник потратил на задачи по проекту. Без фанатизма, с учетом времени на перекур и чаёк между задачами.
2. Учитываем оплаты от клиентов: фактические и планируемые. Строим графики, чтобы видеть прибыль по проектам и подразделениям в реальном времени.
3. Считаем, во сколько обошлась компании работа сотрудника на этом проекте. По окладу, фиксу, почасовке или иному формату, плюсуем премии.
4. Считаем дельту по проекту.
5. Сравниваем периоды и делаем прогнозы.

Конечно, это все считаем не вручную.

Какие инструменты нужны для отслеживания окупаемости

Самый простой, доступный и бесплатный способ — использовать Google Sheets, Google таблицы.

Мы стали вести таблицы: каждый сотрудник в собственном файле указывал проект, задачу по нему и затраченное время, а алгоритм считал сумму по указанной нами формуле. У разных сотрудников они могли различаться в зависимости от ставки и способа поощрения — почасовке, фиксу и так далее.

Получалось что-то такое:

Оказалось, так отслеживать время и финансы не очень удобно.

• Много ссылок. Менеджеру проекта приходится бегать по ссылкам и собирать инфу о времени из каждого персонального дока сотрудника.
• Нет общего документа. Общий док по проекту сделать не получится — будет куча строчек с задачами всего коллектива, каждый будет видеть время и зарплату коллег.
• Отдельные проекты сложно посчитать. Неудобно считать данные по отдельным проектам: нужно заводить кучу таблиц и переключаться туда-сюда или настраивать систему фильтров.
• Неудобно считать финансы компании в целом. Придется собирать данные по каждому проекту в один файл и считать дельту.
• Риск потерять мелкие задачи. Мелкие задачи теряются и не попадают в счет для клиентов, в итоге за отработанное время платит компания, а не клиент.
• Длинные таблицы. Люди трудятся, таблицы разрастаются, приходится скроллить вниз до актуального, а это раздражает и отнимает время.
• Зависает. Большие файлы с гугл-скриптами висят, формулы расчетов слетают и приходится забивать их заново. Особенно неприятно, учитывая, что у сотрудников могут быть формулы с разными коэффициентами.
• Риск потерять все. Вся информация лежит в Google Таблицах, поэтому если компания решит уйти из России или у нее произойдет какой-то сбой и все исчезнет или попадет в открытый доступ, то ничего не решишь своими силами.

После таблиц мы взялись пробовать сервисы.

Как подобрать сервис, чтобы считать окупаемости

Требования базовые:

1. Трекер временных затрат сотрудников с возможность указывать время вручную. Мы не следим за экраном, не делаем внезапные скриншоты — ничего такого. Затраченное время нам нужно в контексте разделения по проектам.
2. Учет денежных приходов и расходов по проектам, подсчет дельты.
3. Разбивка по проектам и общая сводка.
4. Лучше отечественный сервис, который не уйдет с рынка в РФ со всей нашей статистикой и оплаченным тарифом.
5. Многопользовательская система, возможность каждому сотруднику зарегистрироваться и вводить свои часы.

Мы не нашли сервисы, которые бы подходили по всем требованиям и были бы удобными. По крайней мере на момент, когда мы искали, таких не было. Так что мы решили создать для себя собственный сервис.

Мы определили роли. Поскольку в процессах задействованы руководитель, менеджеры проектов и сотрудники, которые заняты в проектах, мы составили список отчетов, которые нужны этим трем ролям, и расписали роли с разной функциональностью.

Мы не стали реализовывать функцию постановки задач и отслеживания статуса, для этого есть свои платформы. Мы делали сервис для отслеживания окупаемости, а не трекинга рабочих процессов.

Какие данные собирать, чтобы считать окупаемость

1. Составы проектов, их команды и затраченное время. Сотрудники трекают примерное время, которые тратят на конкретный проект в течение дня. Для окупаемости не нужно считать до минуток, нам надо просто понять, как распределяется рабочий день, между какими проектами.
2. Зарплата, она считается в зависимости от формата вознаграждения: оклад, оклад + выполнение KPI, почасовка, фикс и прочее. В конце месяца благодаря разделению по проектам видно, сколько стоил вклад человека в проект.
3. Подсчет доходов. Менеджер каждого проекта вводит планируемые суммы проплат клиентов и указывает фактические платежи. Так можно отследить просадки, когда забыли выставить счет или клиент отказался от обычной услуги в этом месяце.
4. Подсчет дельты. Доходы и расходы собираются в одном месте, считается дельта по каждому проекту. Нужна и общая сводка по всем расходам и доходам компании, чтобы директор благоговейно помолчал на внушительные цифры и начал прикидывать прогнозы и планы развития компании.

Этой информации хватает, чтобы создать интересные отчеты для каждого участника.

Руководителю окупаемость проектов, сотруднику — окупаемость своего времени

Мы сделали сводку для сотрудника: сколько времени он потратил на проекты и сколько денег заработал. Дополнительный аргумент к премии и предостережение от трудоголизма.

У менеджера данные по занятости команды, так он может разгрузить занятого спеца, обсудить приоритеты в распределении времени.

Руководитель все контролирует: смотрит отчет по эффективности сотрудников, расходам и доходам компании, расписанию проплат, планируемым доходам и прочему, сравнивает данные по кварталам, месяцам и другим периодам. Ему остается следить за делами компании и делать прогнозы.

В итоге такая система сильно упрощает контроль движения финансов и форму отчетности. Например, сотрудникам стало проще забивать данные по задачам. Каждому сотруднику не дашь доступ в 1С, куда бы он заносил свое время в течение дня, а такой сервис — это выход.

Готовую систему мы назвали Liana и долго тестировали внутри. Сейчас мы не против помочь внедрить такую систему другим компаниям со схожими потребностями. Liana зарегистрирована в Федеральном институте промышленной собственности и включена в Реестр российского ПО.

У других компаний есть возможность пойти по нашей дорожке — сделать свою систему или попробовать нашу, которую мы здесь описали.