Кейс: Как мы создали кнопки и освободили 10 часов в неделю у менеджеров

Привет! Представлюсь, меня зовут Юля. Я — квалификатор в компании S2. Мой голос Вы можете услышать при первом звонке от нашего экспертного отдела, когда оставляете заявку в нашей CRM-системе.

Чем я занимаюсь?

Моя работа заключается в квалификации заявок от клиентов — то есть узнать, какого размера компания, что хотят от внедрения CRM и к какому из наших экспертов их записать.

С одной стороны, кажется, что моя работа довольно простая, но есть одно но...На сопутствующую рутину уходило очень много времени.

Давайте посмотрим:

1. Взять задачу в работу.
2. Пообщаться с клиентом по скрипту
3. Попутно заполнить чек-лист
4. Согласовать с клиентом дату и время презентации с экспертом
5. Поставить задачу на эксперта с уведомлением
6. Отправить письмо клиенту со ссылкой на встречу в Zoom
7. Не забыть передвинуть сделку по этапам

Фух, вот и первая заявка закрыта. Поехали дальше.

Общение с клиентом занимало от силы 3-5 минут, но еще 10 минут я разбиралась с теми сопутствующими задачами.

Теперь мое окно работы с заявками выглядит вот так:

Как вы видите справа много разноцветных кнопок, но каждая выполняет свою функцию и избавляет меня от большого количества рутинных задач.

Например, при нажатии кнопки «Назначить консультацию» клиенту отправляется личное подтверждение на почту со ссылкой на встречу, меняется этап сделки, на эксперта ставится задача. За два часа до назначенного времени клиенту отправляется автоматическое уведомление на его WhatsApp с напоминанием о предстоящей встрече.

Теперь я могу сосредоточиться на общении с клиентом и максимально увеличить доверие к компании с первого звонка.

У меня появилось много свободного времени. Самое главное — я после рабочего дня не чувствую себя уставшей и готова к очередным подвигам!

Слово передаю Игорю, руководителю коммерческого департамента:

Расскажем не обо всех автоматизациях (где-то должны оставаться тайны), а о тех, которые могут быть вам интересны.

Кнопка 1 «Назначить консультацию»

Кнопка, про которую Юля уже рассказывала выше (по статистике, она нажимается практически чаще всего)

Но вы меня спросите: «Так, Игорь, почему на твоем скриншоте ее нет, а на верхнем она есть? Недоработка? Косяк редактора?»

Все просто, кнопка появляется динамически.

Видите слева внизу два поля «Эксперт» и «Дата презы МСК»?

Покажу их поближе:

Если Юля выбирает в поле «Эксперт» эксперта и заполняет «Дата презы МСК», то появляется еще одна кнопка «Назначить консультацию».

Что происходит после ее нажатия?

1. Клиенту отправляется письмо на почту с приглашением на встречу
2. На эксперта ставится задача в календарь с типом «Презентация» и прикрепляется заявка к задаче

1. За 2 часа до назначенного времени клиенту приходит упоминание в WhatsApp о встрече и дублируется ссылка
2. За час до встречи в автоматическом режиме на Юлю создается задача с названием «Подтвердить консультацию». Задача Юли состоит в том, чтобы дозвониться до клиента и подтвердить, выйдет ли он на встречу с нашим экспертом.
3. Попутно сдвигается этап согласно воронке.

Главное преимущество: отсутствие необходимости помнить о встрече с клиентом, система сама отправит все, что нужно

Экономия времени: 15 минут с каждой заявки

Сколько времени заняла настройка: 25 минут

Кнопка 2 «Недозвон»

Кнопка, занимающая почетное первое место по популярности в коммерческом департаменте.

Что она делает?

Представьте, что я недозвонился до клиента. Я нажимаю на кнопку и:

1. Меняется статус заявки на «Недозвон 1»
2. Клиенту отправляется письмо-оповещение о том, что с ним не удалось созвониться
3. На меня ставится задача «Перезвонить первый раз» с дедлайном на следующий день
4. Вместе с задачей появляется уведомление «Вас назначили ответственным по задаче»

При втором и третьем недозвоне при нажатии кнопок с соответствующим названием цикл похожий.

Главное преимущество: отсутствие необходимости помнить о том, что нужно перезвонить клиенту

Экономия времени: 10 минут с каждой заявки

Сколько времени заняла настройка: 15 минут + 20 минут на шаблоны писем

Кнопка 3 «Есть только e-mail»

Что она делает?

Представьте, что клиент не указал номер телефона при регистрации. Я нажимаю на кнопку и:

1. Меняется статус заявки на «Есть только e-mail»
2. Клиенту отправляется письмо-оповещение
3. На эксперта ставится задача с проверкой получения ответа на почтовый ящик
4. При получении ответа в автоматическом режиме ставится задача «Получен ответ, связаться с клиентом»

Главное преимущество: работа с лидами продолжается даже если нет номера телефона

Экономия времени: 5 минут с каждой заявки

Сколько времени заняла настройка: 8 минут + 20 минут на шаблоны писем

Окей, а для чего нужны все эти кнопки?

И правда, можно было обойтись по старинке или какими-то мелкими автоматизациями.

Однако самое главное для нас — это комфорт работы для наших сотрудников. В результате работа по кнопкам, в среднем, экономит от 10 часов в неделю. Время, которое сотрудник или вы можете посветить другим делам.

Представьте, что у вас появляется дополнительный выходной в рабочую неделю, при этом все задачи выполнены.

Неплохо так, да?

Какие еще есть кнопки? Кнопки, которые автоматически выставляют счет на оплату для клиента и отправляют его на почту, кнопки, отправляющие письма по шаблону, «Дубль» и «Брак» (комментарии, думаю, излишне) и еще много вариантов различных кнопок.

Хотите так же? Регистрируйтесь по ссылке и получите 7 дней максимального доступа бесплатно и консультацию от нашего эксперта по тому, как кнопки и сценарии меняют рабочий день прямо сейчас.