19 Января 2021 Соль. Запуск CRM Битрикс24 2 112 0 В избр. Сохранено

Как настраивать права доступа в CRM Битрикс24

Инструкция по настройке прав доступа пользователей в CRM Битрикс24.

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции

Каждая компания сталкивается с необходимостью распределения зон ответственности и доступа к данным для своих сотрудников. Это касается и CRM, так как менеджеры и руководители могут иметь разный доступ к информации о сделках и клиентах. Рассмотрим, как настроить систему прав доступа к CRM в Битрикс24.Настройка прав доступа в CRM возможна на тарифах CRM+, Команда и Компания.

Шаг 1. Обратимся к структуре компании и убедимся, что сотрудники верно распределены по иерархии и отделам:

Работа с правами ведётся в разделе CRM — Настройки — Права — Права доступа.

Сначала необходимо определить роли, то есть задать уровни доступа к данным.

А потом присвоить эти роли сотрудникам, отделам или группам.

Шаг 2. Создание ролей и определение прав для каждой роли

Список ролей расположен в правой части страницы. По умолчанию настроены роли для администратора и менеджера:

Можно изменить их или добавить любое количество собственных ролей.

Настроим роль менеджера. Нажмем на карандаш напротив названия роли.

На этой странице слева по вертикали расположены элементы CRM — контакты, компании, сделки и т.д.

Сверху расположены все возможные операции над элементами.

Для каждой операции можно выбрать один из вариантов доступа из выпадающего списка:

Нет доступа — доступ закрыт
Свои — только для элементов, в которых сотрудник является ответственным
Свои + Своего отдела — то же, что Свои плюс элементы сотрудников отдела
Свои + Своего отдела + подотделов — плюс элементы сотрудников подотделов
Все открытые — то же самое, что и Свои + Своего отдела + подотделов, плюс все элементы, у которых включена опция Доступен для всех
Все — все элементы в системе

Для Лидов и Сделок можно настроить доступ отдельно к каждой стадии.

Для Сделок можно настроить доступ отдельно к каждому направлению воронки продаж.

Для стадий есть отдельное значение в списке прав — Наследовать.

В этом случае право на статус, к примеру, сделки наследуется от самой сделки.

По умолчанию, все стадии наследуют права родителя. Если вы установите конкретное право на этап — оно будет сильнее, чем значение по умолчанию.

Особенное внимание нужно уделить опции Разрешить изменять настройки.

Если она включена — пользователь сможет вручную изменить для себя любые настройки доступа.

Для роли Менеджер определим нужный уровень доступа к элементам:

Чтение — все контакты и компании, свои сделки и все лиды;
Добавление всех сущностей;
Изменение только своих элементов;
Запрет на удаление, экспорт и импорт элементов.

Добавим роль для Руководителя направления и определим доступ:

Чтение — все контакты и компании, свои сделки и все лиды;
Добавление всех сущностей;
Изменение элементов своего отдела;
Экспорт элементов своего отдела;
Запрет на удаление и импорт.

Добавим роль для Маркетолога и определим уровень доступа к элементам:

Чтение всех элементов;
Добавление всех сущностей;
Запрет на изменение, удаление, экспорт и импорт элементов CRM.

Шаг 3. Распределение ролей

После того, как роли определены и настроены, необходимо назначить их сотрудникам. Нажмите Добавить право доступа:

Роль можно назначить конкретному пользователю, отделу или группе.

Справа вы увидите список выбранных сотрудников и/или отделов.

Определим роли для сотрудников отделов и их руководителей. Обязательно сохраняем изменения.

Готово! Права доступа для работы с CRM настроены.

Конфликт прав

Что произойдет, если пользователю присвоить несколько прав доступа?

К примеру, отделу назначена одна роль, а лично сотруднику — другая. В этом случае у пользователя будет активно максимальное право доступа, то есть та роль, которая наделена большими правами.

Обращаем ваше внимание на то, что права доступа к разделу CRM-маркетинг настраиваются отдельно. Настройка прав в CRM-маркетинге доступна только на тарифе Компания.

Вы можете указать одинаковые права доступа для всех направлений или предоставить разные права доступа для каждого направления.

Необходимо определить роли, добавить сотрудников и настроить права для всех доступных разделов.В результате созданы роли и определены права доступа в соответствии со структурой компании.

Остались вопросы? Обращайтесь к нашей т ехнической поддержке.

Больше кейсов и проектов можно найти БЛОГЕ

Бесплатный курс внедрения Битрикс24 ТУТ

Подписывайтесь на наш YouTube канал!

В избр. Сохранено