Главное Свежее Вакансии   Проекты
😼
Выбор
редакции
872 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Настраиваем карточки в CRM Битрикс24

Инструкция по настройке карточек сущностей в CRM Битрикс24.

Чем полезна данная настройка?

Карточка сущности CRM — это место, где хранится информация по Лидам, Сделкам, Контактам и Компаниям. Чрезвычайно важно, чтобы хранящаяся и периодически пополняемая информация была структурирована и организована наилучшим образом, иначе вы будете тратить время для поиска и фиксации важной информации.

Карточка CRM — мощнейший инструмент для повседневной работы менеджеров. Бывает двух видов — общая и персональная.

Переключить режим можно с помощью шестерёнки:


Мой вид карточки каждый сотрудник настраивает под себя сам. Это нужно для того, чтобы пользователь мог организовать представление информации в карточке удобным для него способом.

Пользователь может совершать следующие действия:

  • Переименовывать разделы и поля:


  • Перетаскивать и менять местами разделы и поля:


  • Создавать и удалять разделы:


  • Скрывать, настраивать (переименовывать) и настраивать отображение полей:


У администратора есть возможность создавать неограниченное количество представлений карточек CRM. Для этого необходимо выбрать опцию «Создать новое представление»:


Откроется окно, в которое необходимо будет внести название представления и пользователей, которым будет доступно использование этого представления:


Нажав кнопку «Сохранить», откроется новое представление карточки. Вы можете изменить или удалить создаваемые представления, выбрав одноименную опцию:


Откроется список со всеми вашими созданными представлениями карточек. Здесь вы можете удалить или подключить представление (иконка «+») сотрудникам, группам или целым отделам:


Общий вид карточки настраивает администратор и устанавливает для всех сотрудников с помощью опции «Установить общую карточку для всех пользователей»:


Опция «Сбросить настройки на начальный вид» карточки позволяет вернуть текущий вид карточки на общий:


Примечание: Карточка для обычных и повторных лидов настраивается по отдельности.

Примечание: Если вы изменили структуру полей и разделов в карточке лида, то эти изменения вступят в силу для всех лидов. Это касается и других элементов CRM: Компания, Контакт и Сделка.

Добавление и скрытие созданных ранее полей

Добавлять и скрывать созданные ранее поля в общем виде карточки могут только те пользователи, для которых в правах доступа установлена галочка Разрешить изменять настройки:


В персональном представлении карточки добавлять и скрывать ранее созданные поля могут все пользователи.Для того, чтобы добавить ранее созданное поле, нажмите кнопку «Выбрать поле»:


Перед вами откроется список со скрытыми полями. Если вы хотите добавить поле из другого раздела, нажмите "Выбрать из другого раздела«.Если вы хотите скрыть поле, нажмите шестеренку напротив нужного поля и выберете пункт «Скрыть»:


Значение при данном действии не затирается в скрытом поле. вы легко можете вернуть поле, нажав кнопку «Выбрать поле» в конце каждого раздела.

Добавление новых полей из карточки и из настроек CRM

Создавать пользовательские поля могут только те пользователи, для которых в правах доступа установлена галочка «Разрешить изменять настройки».


Существует два способа создания полей:

  • Из карточки CRM

Выберете действие в карточке «Создать поле»:


Откроется окно со списком возможных типов полей с их кратким описанием:


Так, например, выбрав тип поля Список, будут предложены следующие настройки поля:


  • Название — название нового поля;
  • Обязательное — данное поле будет обязательным для заполнения в случае, если оно создано для сделок и лидов, либо начиная с определенной стадии, либо для всех стадий. В случае контактов и компаний, вы не сможете создать новые сущности, если не заполните эти поля.

Примечание: Сделать поле обязательным для конкретных стадий вы можете только на тарифах Старт+, CRM+, Команда и Компания.

  • Множественное — выбрав этот пункт, вы сможете добавлять неограниченное множество строк данного поля, нажимай кнопку «Добавить»:


  • Показывать всегда — Данное поле будет отображаться даже тогда, когда оно будет не заполнено. По умолчанию, при просмотре карточки мы видим только заполненные поля. К примеру, если из трех полей Фамилия, Имя, Отчество заполнена только фамилия — в карточке будет показана только она. Однако бывают ситуации, когда требуется пустое поле, которое при необходимости можно заполнить «на лету». В этом случае выберем для поля опцию «Показывать всегда».
  • Ограничить видимость поля — данная опция дает возможность сделать поле и его содержимое видимым только для тех сотрудников, кого вы определите:


Особенности ограничения видимости полей:

Опция «Ограничить видимость поля» влияет только на возможность увидеть поле и его содержимое. Для редактирования поля необходимы права на изменение элемента CRM.

Если к полю с ограничением видимости применить опцию «Сделать поле обязательным со стадии», то она сработает только для тех сотрудников, которые видят это поле.

Администратор портала видит все поля вне зависимости от настроек.

Примечание: Ограничивать видимость полей можно только на тарифе Компания.

  • Из настроек CRM

Перейдите в раздел CRM — Настройки — Настройки форм и отчётов — Пользовательские поля:


В данном разделе вы выбираете, для какой сущности CRM будут создаваться поля. Создадим поле для контакта, нажав кнопку «Добавить поле»:


  • Сортировка — определяет порядок поля;
  • Задать названия для всех языков — поставьте галочку, чтобы ввести название нового поля на других языках. После этого при заполнении поля необходимо будет указывать значения для всех языков;
  • Название — название нового поля;
  • Обязательное — укажите, будет ли поле обязательным к заполнению;
  • Множественное — в этом случае для поля можно будет указать несколько значений;
  • Показывать в фильтре — выберите опцию, если поле будет участвовать в фильтрации;
  • Показывать в списке — выберите опцию, чтобы показать это поле в режиме отображения Список;
  • Тип — тип значения для нового поля. Список дополнительных настроек зависит от выбранного типа;
  • Значение по умолчанию — значение, которое будет подставляться в поле в случае, если его не заполнить.

Типы полей:

Строка

Обычный текст. Для строки надо будет дополнительно указать Количество строк в поле ввода. Это определит высоту поля ввода. Если символов в поле будет больше, чем вмещается в заданное количество строк, то появится полоса прокрутки.


Список

Поле для списка значений. Для этого типа нужно будет указать несколько дополнительных параметров.

Первый — Внешний вид. Выберите как будет выглядеть


Тип Набираемый список изменяет внешний вид для множественного списка. В этом случае он будет выглядеть вот так:


Второй параметр — Высота списка. Он определяет, сколько значений списка будет доступно без прокрутки.

Например, если выставить значение высоты списка 4, то при отображении список будет выглядеть следующим образом:


В параметре Подпись при отсутствии значения задайте фразу, которая будет показана, если не выбрано никакое значение из списка.

Перейдите на вкладку Список чтобы добавить значения в создаваемый список:


Зеленые стрелочки слева от текстового поля позволяют управлять положением значения в списке.

Ссылка Импортировать списком открывает большое текстовое поле, куда можно вводить значения списка, причем каждая строка является отдельным значением списка. Это удобно если у вас список с большим количеством пунктов.

После того, как вы указали несколько значений списка и нажали Применить\Сохранить, выберите значение по умолчанию. Для этого на вкладке Список кликните по ссылке Значение по умолчанию и выберите нужный пункт:


Дата/Время

Поле для ввода даты и времени. К примеру можно указывать для элемента время его создания. (Для указания только даты используйте тип Дата, настройки которого производятся аналогично.)

Для этого типа задаются два дополнительных параметра: Значение по умолчанию и Значение.

Кликните на стрелку рядом с полем Значение по умолчанию и выберите один из вариантов:

Нет — по умолчанию никакого значения стоять не будет.

Текущее время — автоматически будет подставлено текущее время.

Заданное значение — в этом случае можно по умолчанию задать фиксированную дату.

Поле для загрузки файлов.

Например, можно добавить к элементу договор или чертёж. Новое поле будет выглядеть следующим образом:


Нажав на кнопку Обзор можно выбрать необходимый файл на вашем компьютере.

Если вы загрузите изображение — для него прямо в форме будет доступен предпросмотр. Для остальных типов будет выводиться ссылка на файл.

Стоит учесть, что хотя формат и размер прикрепляемых к сущностям файлов не ограничивается, суммарный объем таких файлов может превысить доступное по тарифу место в облаке.

Привязка к пользователю

Поле для привязки любого пользователя системы к элементу CRM:


Привязка к разделам/элементам информационных блоков

С помощью этого типа вы можете привязать элемент, например, к подразделению или конкретному бизнес-процессу.

Укажите тип инфоблока, сам инфоблок и значение по умолчанию:


Показывать только активные элементы

В этом случае будут выводиться только разделы, указанные администратором как активные.

Привязка к элементам CRM

Поле для привязки текущего элемента к другому элементу системы — лиду, контакту, компании или сделке.


Удаление полей

Чтобы удалить поля, перейдите в CRM — Настройки — Настройки форм и отчётов — Пользовательские поля. Затем выберите раздел, в котором они находятся, нажмите кнопку «Список полей»:


Чтобы удалить одно поле, зайдите в его настройки и выберите Удалить:


Чтобы удалить сразу нескольких полей, отметьте их галочкой и нажмите на крестик:


Примечание: поля могут содержать важную информацию, которую не получится восстановить после удаления.

Для того, чтобы избежать потери данных, выберите тип представления сущностей в CRM в виде списка, затем нажмите шестеренку:


Перед вами откроется окно со всеми полями данной сущности CRM. Выберете поле/поля, которые хотите удалить. После чего изучите столбец с этим полем на наличие данных. Если данных нет, можно смело удалять поле не боясь, что будут утеряны какие-то сведения. В случае, если данные есть, зафиксируйте их в удобное для вас место, после чего удалите поле.

На этом все!

Благодаря такому значительному количеству различных настроек в карточках CRM вы самостоятельно или обратившись к нам, можете организовать свою работу максимально комфортно и самое главное продуктивно.

Больше кейсов и проектов можно найти БЛОГЕ

Бесплатный курс внедрения Битрикс24 ТУТ

Подписывайтесь на наш YouTube канал!

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем