Главное Свежее Вакансии   Проекты
249 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Нетривиальное использование сделок в Битрикс24 для документооборота

Формирование процесса документооборота при помощи сделок в Битрикс24.

Правильный процесс документооборота — залог успешного взаимодействия подразделений компании и формирования достоверной отчетности.

Заказчик обратился к нам с вопросом организации документооборота в Битрикс24:

Процесс состоял из ручной расстановки задач, с вовлечение сотрудников различных подразделений. Возникали трудности в отслеживании результатов поэтапно по документам, и выявлении причин замедления работ.

Что сделали мы?

Придумали реализовать процесс на Сделках под названием «Документооборот».

Почему на сделках?

  1. Наглядные стадии сделки (этапы согласований документов);
  2. Удобно пользоваться фильтрацией;
  3. Есть возможность увидеть статистику по контрагентам;
  4. Существует потенциальная интеграция с 1С.


Направление Сделок «Документооборот».

При формировании Cделки происходит её автонумерация по определенному алгоритму.

Сделка создана — запускается бизнес-процесс, который обращается к специализированному нумератору, где хранится информация о следующем порядковом номере. Номер подставляется в название Сделки.

В момент перевода Сделки на этап «Согласование договора» необходимо в окне сделки запустить одноименный бизнес-процесс «Согласование договора».


Запуск бизнес-процесса «Согласование документа».

Всплывает форма, в которую необходимо внести данные по конкретному документу:


Форма " Согласование документа".

После чего запускается бизнес — процесс.

Предусмотрена проверка системой. Если бизнес-процесс выбран неправильно, он останавливается и инициатору приходит уведомление.

Согласование проходит 5 этапов:1. Согласование руководителем — руководителю ставится задание, в виде уведомления со ссылкой на форму для выполнения задачи.

Три варианта развития событий:

  • согласовать — переходит к следующему участнику бизнес-процесса;
  • отправить на доработку — отправляется уведомление пользователю запустившему бизнес-процесс, с комментарием. Бизнес-процесс завершается и сделка возвращается на этап назад;
  • отклонить — отправляется уведомление с комментарием пользователю, запустившему бизнес-процесс, сделка переходит в стадию «Отклонено», бизнес-процесс завершается;

После того, как договор согласован руководителем, он переходит на согласование следующему сотруднику.

2. Согласование специалиста закупки.

Аналогичным образом ставится задание. Два варианта:

  • согласовать — согласование документа переходит к следующему участнику бизнес-процесса;
  • согласовать с замечанием — формируется задача на ответственного по сделке с комментарием, что необходимо исправить). При этом в двух случаях процесс не останавливается и согласование переходит к следующей роли.

3. Согласование бухгалтера — полностью повторяется набор действий, как и на этапе согласование специалиста закупки.

4. Согласование юристом — аналогично согласованию руководителя, но в случае выбора отправки на доработку, формируется задача на ответственного по сделке с комментарием, что необходимо исправить. Как только задача закрывается, сделка повторно проходит согласование с юристом.

5. Согласование финансовым директором — полностью повторяется набор действий, как и на этапе согласование юристом.

Документ согласован — сделка автоматически переводится на стадию «Заведение скана от контрагента». Поступает задача ответственному за заведение скана.

Когда сотрудник закрывает задачу, сделка переходит на этап «Подписание договора у генерального директора» . Подписание документа производится очно.

Документ подписан — сделка переходит на стадию «Получение оригинала от контрагента». Ставится задача ответственному на получение оригинала.

На стадии «Передача в архив» ставится задача бухгалтеру о проверке и переносе документа в архив (Стадия «Архив»).

Создан контроль согласования документооборота с автоматической расстановкой задач между сотрудниками в максимально короткие сроки. Берите решение себе на заметку и стучитесь к нам — мы будем рады помочь вам с реализацией задуманного!

Больше кейсов и проектов можно найти БЛОГЕ

Бесплатный курс внедрения Битрикс24 ТУТ

Подписывайтесь на наш YouTube канал!

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем