Настраиваем рабочие отчёты и управляем своим рабочим днём в Битрикс24

Для руководителя важно знать о том, как выполняют свои обязанности подчиненные. В Битрикс24 есть инструмент, позволяющий контролировать деятельность коллег, который называется Рабочие отчеты

В облачной версии Б24 инструмент доступен только на тарифе Компания

В первую очередь убедитесь, что у вас в разделе Настройки, подраздел Сервисы включен нужный инструмент:

Перейдите в раздел Время и отчеты > Рабочие отчеты:

Для того, чтобы настроить, кто и когда будет составлять отчеты, нажмите Настройка. Появятся значки шестеренок напротив сотрудников и отделов. Выберете нужные сущности и перейдите к настройкам предоставления отчетов:

Выберете отчетный период, за который вы хотите собирать отчеты. Они могут быть следующими:

• День — в дополнении необходимо настроить точное время, когда система будет требовать заполнения отчета;
• Неделя — также устанавливаются день недели и время;
• Месяц — выбираете день месяца и время;
• Отчет не требуется — на случай, если для отдела произведена настройка отчетов, но конкретный сотрудник из него освобожден от составления отчета;
• (наследовать настройки отдела) — если вы настраиваете отчет для сотрудника и выбираете этот пункт, сотруднику будет необходимо предоставить отчет согласно настройке отчета для отдела.

Как отправить рабочий отчет?

После того, как вы настроите отчетный период, в установленное время ответственным сотрудникам будет приходить следующая форма для заполнения:

У пользователя есть возможность отложить сдачу отчета на час, после чего система снова выведет окно для заполнения. Сотрудник может подгрузить к отчету любое количество нужных файлов и выбрать из списка задач те, которые необходимо отобразить. После внесения всей необходимой информации нужно нажать «Отправить руководителю».

После отправки сотрудником отчета, руководитель в разделе Рабочие отчеты может его открыть напротив нужного сотрудника и дня. Для более удобного поиска нужных отчетов воспользуйтесь встроенным фильтром, который позволяет найти нужную отчетность по дате, сотруднику или отделу:

Отчет для руководителя выглядит следующим образом:

Руководитель должен поставить оценку отчету для того, чтобы подтвердить его. После подтверждения отчета сотрудник больше не сможет его отредактировать. Возможность отредактировать также есть и у самого руководителя. В случае, если требуется откорректировать отчет, можно написать комментарий к нему с просьбой это сделать. У сотрудника всплывет уведомление и не упустит замечания руководителя.

В случае, когда сотрудник определен в организационной структуре портала в нескольких подразделениях, он имеет разных руководителей, тогда сотрудник также заполняет отчет, но он отображается сразу в двух подразделениях, где он определен:

Как сотруднику зафиксировать рабочий день?

Для этого необходимо открыть вкладу со временем и нажать кнопку «Начать рабочий день»:

В конце смены необходимо закрыть смену, нажав кнопку «Завершить рабочий день»:

Как закрыть рабочий день с другим временем?

Для этого есть кнопка «Завершить с другим временем»:

В открывшемся окне внесите корректное значение и завершите рабочий день:

Благодаря использованию данных инструментов Б24, руководство может производить сбор отчетности в установленное время среди сотрудников без участия первых, процесс происходит автоматически, что позволяет топ-менеджменту направить свободное время на выполнение других обязанностей.

На этом всё! Нужна помощь по Битрикс24? Обращайтесь в нашу службу клиентского счастья.

Больше кейсов и проектов можно найти БЛОГЕ

Бесплатный курс внедрения Битрикс24 ТУТ

Подписывайтесь на наш YouTube канал!