Ответ прост: если деньги в компании есть, это не значит, что их хватит на покрытие обязательных расходов в любой момент. Придется планировать доходы и расходы.

Необходимость планирования

Ситуация, когда у бизнеса нет денег на обязательные платежи, называется кассовым разрывом. Это не значит, что компания — банкрот. Как правило, средства есть, но они еще в пути или заморожены в активах и дебиторской задолженности. Кассовый разрыв может произойти по нескольким причинам и одна из них — хаос в расчетах с поставщиками. Правильно планировать платежи таким образом, чтобы они не забирали все свободные деньги в конкретный момент.

Виды платежей

Условно платежи поставщикам можно разделить на срочные и отложенные.

1. Для срочных платежей устанавливается конкретная дата оплаты. Если ее задержать, придется платить штраф и пени. Срочная оплата зачастую связана с разовыми договорами.
2. Для отложенных платежей не установлена дата оплаты, но указан срок, в течение которого нужно рассчитаться за услуги или товара. Чаще всего отложенные платежи используют в договорах длительного характера с несколькими поставками.

Платежный календарь

При планировании расчетов с поставщиками нужно ориентироваться на то, какой договор с ними заключен. В отличие от срочных платежей, отложенные позволяют составлять несколько вариантов плана, корректировать даты платежей, переносить их на более поздние сроки. Для этого используется платежный календарь — оперативный финансовый план компании. График расходов составляют одновременно с графиком доходов: от второго зависят сроки, в которые можно производить расчеты с без риска «заработать» кассовый разрыв.

Важно! При составлении платежного календаря по поставщикам нужно ориентироваться и на иные обязательные платежи, например, выплату зарплаты или оплату налогов. Целесообразно разрабатывать несколько календарей, которые в совокупности будут отражать движение денежных средств в целом по компании.

Как составить

Платежный календарь составляют на конкретный период, например, на месяц с разбивкой по дням в несколько этапов.

Сначала составляют план продаж с датами и суммами предстоящих поступлений от контрагентов. Например, так.

Затем распределяют платежи по дням. Например, если зарплата перечисляется 10 октября, а в этот день нет поступлений, то оплату от 5 октября лучше не расходовать на текущие необязательные затраты.

Если заплатить налоги не 15, а 5 октября, то денег не хватит на зарплату.

Значит, 5 октября нет возможности заплатить налоги. Но можно оплатить поставщику небольшую сумму, например, 10 000 рублей за материалы. Тогда календарь платежей будет такой.

Однако такой вариант опасен тем, что с 10 по 20 октября компания не сможет покрыть непредвиденные расходы, если они возникнут. В нашем примере нужно использовать первоначальный вариант календаря: корректировка по налогам невозможна, а по поставщику — опасна. По возможности стоит перенести сроки оплаты материалов и аренды.

Корректировки

Календарь нужно ежедневно проверять на предмет наличия свободных средств. Например, компания заключает новый договор поставки. Она должна учитывать, в какую дату нужно платить деньги поставщику и будут ли они в наличии в этот день. Если нет, то нужно либо изменять график текущих платежей, либо заключать договор на других условиях оплаты. Например, договором предусмотрена предоплата, но этот расход не был учтен в платежном календаре. Прежде чем вносить аванс, нужно понять, впишется ли он в календарь. Лучше всего анализировать и корректировать план расходов на неделю вперед.

Учет сезонности деятельности

При планировании особенно важно учитывать фактор сезонности: он напрямую влияет на план продаж и платежный календарь организации. С увеличением спроса имеет смысл рассмотреть возможность расширения деятельности, поскольку можно повысить общий объем платежей поставщикам. При снижении спроса нужно по возможности распределять платежи на более длительный срок, например, просить постоплату. Если это сложно или невозможно, целесообразно использовать резервные средства.

Общий календарь

План продаж непосредственно зависит от плана производства, а также плана закупок товарно-материальных ценностей. Желательно собрать сведения по отдельным подразделениям в один документ. Например, технический директор составляет план производства продукции, коммерческий директор планирует доходы от продаж, финансовый директор составляет план расходов по постоянным платежам (аренда, лизинг, кредит). Сведения компонуются по каждому подразделению, затем отображаются в общем календаре доходов и расходов по всей компании.

Коротко

Как планировать расчеты с поставщиками.

1. Составьте план продаж, укажите в нем даты и суммы поступлений от контрагентов.
2. Распределите платежи по дням с учетом обязательных перечислений.
3. Регулярно проверяйте календарь на наличие свободных средств.
4. Скорректируйте платежный календарь, если изменились условия работы компании: например, появились новые сотрудники или увеличилась арендная плата.
5. Старайтесь откладывать резервные средства на предстоящие расходы.
6. Корректируйте платежный календарь в зависимости от фактора сезонности.