Что грозит работодателю за неоформленных сотрудников: штрафы, налоги и суд

Штрафы по КоАП: сколько стоит один неоформленный сотрудник

Трудовые отношения начинаются в день, когда человек выходит на работу. Статья 67 Трудового кодекса связывает их начало с фактическим допуском к работе: если человек приступил к делу с ведома или по поручению работодателя либо его уполномоченного представителя, договор считается заключённым, даже когда его никто не подписал. Письменно работодатель обязан оформить договор не позднее трёх рабочих дней со дня допуска.

Если срок прошёл, а договора нет, наступает административная ответственность. Штрафы по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ назначают за уклонение от оформления трудового договора, за его ненадлежащее оформление и за гражданско-правовой договор, который фактически регулирует трудовые отношения:

1. Организация: от 50 до 100 тысяч рублей.
2. Должностное лицо: от 10 до 20 тысяч рублей.
3. ИП: от 5 до 10 тысяч рублей.

Часть 5 той же статьи устанавливает наказание за повторное нарушение. ИП платит от 30 до 40 тысяч рублей, организация — от 100 до 200 тысяч. Должностное лицо получает дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет.

Налоги и взносы с неоформленной зарплаты: что доначислит ФНС

Штраф по КоАП наказывает только за сам факт нарушения. Налоговая считает отдельно налоги и взносы с выплат, которые прошли мимо договора. Если деньги идут сотруднику мимо бухгалтерии, компания не удерживает НДФЛ и не платит страховые взносы. ФНС доначисляет эти суммы и добавляет санкции по Налоговому кодексу:

1. Штраф 20% от неуплаченной суммы взносов по статье 122, при умышленном нарушении — 40%.
2. Штраф 20% от суммы налога, которую налоговый агент не удержал и не перечислил, по статье 123. По НДФЛ работодатель выступает налоговым агентом.
3. Пени за каждый день просрочки.

Иск работника и реестр Роструда: что происходит после жалобы

Работник вправе обратиться в суд или в трудовую инспекцию. Человек, который работал по гражданско-правовому договору, может добиться признания отношений трудовыми. По статье 19.1 ТК РФ это решает суд по иску исполнителя или по материалам, которые направила трудовая инспекция. Заказчик может признать отношения трудовыми сам по заявлению исполнителя.

Отношения считаются трудовыми с даты, когда человек фактически приступил к работе. Неустранимые сомнения суд толкует в пользу наличия трудовых отношений.

Вместе с признанием отношений появляются денежные требования. За задержку причитающихся выплат работодатель платит проценты не ниже одной стопятидесятой ключевой ставки за каждый день по статье 236 ТК РФ. Статья 237 позволяет суду присудить компенсацию морального вреда.

Отдельное последствие бьёт по репутации компании. Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости. По Правилам ведения реестра (постановление Правительства № 1927) основанием для записи служит вступившее в силу постановление по части 4 статьи 5.27. Запись появляется не позднее третьего рабочего дня после вступления постановления в силу и хранится один год с этой даты. Сведения размещены на сайте Роструда.

Как инспекция находит неоформленных сотрудников: комиссии, данные ФНС и самозанятые

Информация о нарушениях поступает по трём каналам:

1. Межведомственные комиссии. Они работают с работодателями на уровне региона, но не проверяют и не штрафуют: при признаках скрытых трудовых отношений комиссия передаёт сведения в трудовую инспекцию.
2. Данные налоговой службы. Приказ Минтруда № 657н от 19.11.2025 вступил в силу 16 февраля 2026 года. Он расширил перечень сведений, которые ФНС передаёт межведомственным комиссиям и территориальным органам Роструда. Это данные об организациях и ИП, которые работают с самозанятыми на крупные суммы, и об ИП и организациях, где самозанятые в прошлом квартале состояли в трудовых отношениях.
3. Самозанятые. Приказ Минтруда № 685н от 08.12.2025 действует с 10 января 2026 года. Он изменил индикатор риска в перечне для трудовой инспекции: организация или ИП сотрудничает с более чем 35 самозанятыми, каждый из них получает от заказчика в среднем свыше 35 тысяч рублей в месяц дольше трёх месяцев, а эти поступления составляют 75% и больше от его общего дохода.

Чек-лист: как закрыть риск за пять шагов

1. Сверьте список сотрудников с договорами. У каждого, кто работает, есть подписанный трудовой договор. Дата подписания отстаёт от даты выхода не больше чем на три рабочих дня.
2. Проверьте гражданско-правовые договоры. Статья 15 ТК РФ описывает трудовые отношения через личное выполнение трудовой функции за плату, работу под управлением и контролем работодателя и подчинение правилам внутреннего распорядка. Гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют такие отношения, закон не допускает. Если исполнитель работает по этим признакам, оформите с ним трудовой договор.
3. Посчитайте самозанятых по порогам приказа № 685н. Индикатор срабатывает, когда таких исполнителей больше 35, каждый получает от вас в среднем свыше 35 тысяч рублей в месяц дольше трёх месяцев, а доля этих выплат в его доходе составляет 75% и выше. Сверьте свой список с этими параметрами.
4. Закрепите порядок найма. Называйте кандидату условия оформления по ТК на первом разговоре. Назначайте дату выхода только после того, как согласована дата подписания договора. Безопаснее подписывать договор в день выхода: тогда трёхдневный срок не успевает истечь.
5. Назначьте ответственного и проверяйте регулярно. Раз в квартал сверяйте список работающих людей, табель учёта рабочего времени и договоры с подрядчиками, а результат фиксируйте письменно.

Материал носит ознакомительный характер, не является юридической консультацией и не заменяет обращение к квалифицированному юристу. Законодательство и правоприменительная практика меняются, поэтому перед принятием решений сверяйтесь с актуальными редакциями нормативных актов и консультируйтесь со специалистом по трудовому и налоговому праву.