6 принципов, которые помогают Skyeng эффективно работать удаленно

Онлайн-школа Skyeng полностью перешла на удаленку из-за коронавируса. Сделать это нам было намного проще, чем компаниям, в которых принято работать в офисе. У нас 90% сотрудников и партнеров работают удаленно с момента основания школы.

За семь лет мы выстроили процессы, благодаря которым мы эффективно трудимся в городах и странах по всему миру. Делимся принципами нашей работы — они будут полезны тем, кто пока смутно понимает, что представляет из себя удаленка.

Регулярная и живая коммуникация

Никакие процессы не будут работать, если люди не могут общаться вживую. На удаленке для этого необходима видеосвязь. В Skyeng мы стараемся как можно реже переписываться только текстом (хотя и его, конечно, много). Мы созваниваемся, когда делаем оффер, когда проводим онбординг, звонки с коллегами тоже с видео. Во всех рабочих сервисах сотрудники ставят свои фотографии. Так люди чувствуют, что общаются с настоящими людьми, а не ботами.

Самые важные созвоны мы записываем, чтобы потом их могли посмотреть те, кто на встречу не попал. Руководители используют записи для того, чтобы сделать выводы через несколько месяцев после собеседования. Или, если человек не подходит для одной вакансии, но может заниматься другой работой, тимлид может отправить запись собеседования другой команде.

Кроме рабочей коммуникации отделы проводят неформальные встречи — придумывают тему, созваниваются и обмениваются мнениями. Таким образом они знакомятся, понимают, что по другую сторону экрана сидят классные ребята.

Иногда они встречаются лично в своих городах — ходят в бары, устраивают мини-корпоративы. А для отделов, которые выполняют KPI, устраиваются и групповые выезды. Часто люди, когда видят друг друга впервые вживую, удивляются: «Ого, я думал, ты выше/ниже». Увидеть человека не только во время созвона приятно, и стоит помнить, что коронавирус — это не навсегда.

Четко описанные процессы

К нам на работу приходят в том числе и люди, которые никогда не работали из дома. Естественно, они могут думать, что это сложно — люди созваниваются, что-то обсуждают, пишут ревью встреч, бесконечно планируют и весь день проводят в интернете. Чтобы они не переживали, мы сделали понятный и простой онбординг. Так что наши сотрудники не сидят в ужасе, пытаясь разобраться с кучей доступов, и не теряются в двух тысячах каналов в Slack — потому что знают, какие нужны именно им.

В Skyeng много отделов, и специфика работы отличается в зависимости от того, чем занимается сотрудник: маркетингом, партнерскими проектами, созданием уроков или технической поддержкой платформы. Но все новые сотрудники проходят онбординг-задачу, в которой по шагам расписано, что нужно сделать. Сначала они читают миссию компании, потом знакомятся с тем, как у нас выстроены процессы, и со своей командой. Затем делают тестовые задачи и шаг за шагом входят в работу.

Все инструкции и гайдлайны прописаны и хранятся в Notion. Мы их регулярно дополняем новой информацией. Подробные документы позволяют масштабировать процессы, которые мы придумали.

Прозрачность работы

Мы стараемся давать сотрудникам свободу. Можно работать в удобное время, самое главное — это результат. Но нужно понимать, что удаленка — это не фриланс, а такая же работа. Поэтому мы стремимся к прозрачности процессов — у нас каждый может посмотреть и понять, на каком этапе сейчас тот или иной проект.

Прозрачность обеспечивает понимание, когда будет готова какая-то из задач, и возможность спланировать рабочий день. Конечно, у руководителей все равно могут появиться вопросы: например, как контролировать людей, чтобы работа точно выполнялась? Есть жесткие методы контроля: требовать скриншоты, созваниваться каждый день всем, чтобы понимать, что все на месте и все работают.

В Skyeng такие методы не используют, но разработчики, например, ведут ворклоги того, что они сделали. Дизайнеры разделяют работу на спринты и отмечают время работы в Trello. Кроме того, есть система целевых показателей и регулярное планирование — на месяц, квартал и на год. Цели разбиваются на проекты, проекты на этапы, этапы на задачи. Благодаря этому можно в любой момент оценить прогресс и понять, где недоработки.

Самодисциплина и личное планирование

В работе из дома есть как плюсы, так и минусы. Да, не нужно ездить в час пик, можно перестать бояться опозданий и часто путешествовать. Но в офисе собраться порой проще, чем дома. Часто у тех, кто привык к графику 5/2 с 10 до 19, размывается граница между работой и жизнью — и вот уже сотрудник жалуется, что редко выходит из дома.

Чтобы адаптация была не очень болезненной, в Skyeng есть курсы по удаленной работе и тайм-менеджменту. В них мы объясняем, что чисто психологически лучше не начинать день с проверки уведомлений в Trello прямо в постели и что стоит установить себе часы, в которые рабочие вопросы не решаются.

Материалы, которые используются при адаптации новичков, мы решили опубликовать в открытом доступе. Каждый курс требует 20 минут времени и включает в себя советы и истории реальных людей:

1. Курс «Особенности удаленной работы» посвящен тому, как настроить рабочее пространство и график, а также и избегать частых психологических ловушек и не превратить дом в офис, открытый 24/7.

2. Курс «Как организовать работу удаленных сотрудников» — это набор советов по самым частым вопросам руководителя: как мягко прививать дисциплину на удаленке и не переборщить с контролем, работать с мотивацией, организовать совещания команды, работать с обратной связью и перенастроить ключевые процессы на дистанционный лад.

Правильная постановка задач

Важно, чтобы люди, которые не видят друг друга, понимали, что именно меняет их работа. Поэтому нужно ставить задачи так, чтобы было понятно, на какие метрики они влияют, а не просто написать разработчику «подвинь кнопочку влево» или попросить продюсера «составить текст для лендинга».

Мы стараемся избегать ситуаций, когда, например, заказчики идут напрямую к разработчикам, минуя продакта и тимлида, — это расфокусирует команду. У всех, кто работает над продуктами Skyeng, есть шаблоны для постановки задач, и мы просим коллег заполнять их. Получается не всегда идеально, но благодаря этому получается оценить, какую проблему решит разработчик или каких целей добьется менеджер.

Полезный фидбек для мотивации

На удаленке часто непонятно, как управлять командой или общаться с коллегами, если вы привыкли приходить в офис, видеть людей, рассказывать про проект и разбираться с проблемами лично. Как мотивировать сотрудников не просто выполнять свою работу, а стремиться сделать больше?

В работе Skyeng ценится обратная связь. Мы собираем фидбек и от учеников, и от учителей. Отделы, которые приходят друг к другу с задачами, тоже делятся своими впечатлениями — а затем используют эти данные, чтобы улучшать продукт.

Обязательно проводятся ретроспективы, на которых разбираются достижения и факапы — это тоже позволяет проанализировать работу и понять, в каком направлении нужно двигаться.

Для сотрудников, которых волнует глобальная стратегия, у нас есть онлайн-встреча с нашим СЕО Георгием Соловьевым, она называется Гоша Live. На ней он рассказывает о планах и новых направлениях работы. Это помогает командам понять, что нужно изменить, чтобы достичь новых целей.

————

Методики, которые использует Skyeng, почерпнуты из личного опыта и книг по организации рабочих процессов. И полезны они не только для удаленной работы, но и для любой — в конце концов, пандемия коронавируса пойдет на спад, а знания, накопленные на карантине, останутся.