Эффективное использование корпоративных презентаций

Как правило, в таких компаниях предусмотрено использование корпоративных шаблонов и любому выступающему необходимо учитывать это при разработке слайдов. В этой статье я уделю основное внимание именно созданию красивых и понятных слайдов в рамках данных шаблонов.

Особенность при работе с такой презентацией заключается в том, что изменение самого корпоративного шаблона приведет к непониманию со стороны начальства и коллег. Таким образом, не получится ничего сделать, например, с навязчивым логотипом компании на каждом слайде, который не несет никакой важной информации и лишь отнимает драгоценное место. То же самое можно сказать про различные рамки, линии и другие графические элементы, которые зачастую выглядят совершенно лишними и сильно ограничивают рабочую область слайда.

Несмотря на все это, есть несколько способов улучшить общее впечатление от презентации, используя простые правила, которые, кстати, характерны не только для презентаций из корпоративной сферы, но и для многих других.

Говорящие заголовки

Используйте заголовки, которые отображают основную мысль слайда. Большинство презентаций содержат большое количество заголовков, которые совершенно ни о чем не говорят. Примеры таких заголовков: изменение уровня продаж, динамика развития, выполнение показателей плана деятельности и другие. Иногда даже встречаются варианты введение и заключение.

Избавиться от таких заголовков очень просто: стоит только написать конкретно что именно вы хотите сказать этим слайдом. Вместо изменение уровня продаж напишите продажи выросли на 25% за полгода, вместо динамика развития – динамика развития такая-то (а еще лучше, если есть какие-то числа, подтверждающие это) и т.д. Этот метод очень сильно увеличивает понятность каждого слайда и позволяет аудитории сразу уловить основную мысль.

Визуализация данных

Не секрет, что информация, представленная визуально гораздо быстрее воспринимается и лучше усваивается человеческим мозгом. Здесь есть один немного парадоксальный момент: визуализируются в основном различные числа, а про текстовую информации благополучно забывают. Практически в каждой корпоративной презентации можно найти различные диаграммы, показывающие те или иные показатели отдела/компании. Использование таких диаграмм является очень хорошим ходом (если они, конечно, выполнены на должном уровне, но об этом позже).

Совсем по-другому ситуация обстоит с текстовой информацией. Она обычно размещается большими абзацами, которые совершенно нечитаемы. Очень широко используются буллет-поинты (маркированные списки), которые тоже содержат огромное количество слов. В процессе выступления такие слайды обычно зачитываются докладчиком слово в слово, что вызывает скуку у аудитории, потому что люди в зале могут прочитать все это гораздо быстрее (это если там вообще можно что-то разобрать и аудитории интересна эта тема).

Спасением от таких ситуаций является визуализация не только цифр, но и слов выступающего. Это может быть простое использование иконок вместо точек списка, что вместе с сокращением текста до нескольких основных слов дает поразительный результат с точки зрения понятности и восприятия информации. К простым вариантам можно, также, отнести использование фоновых изображений с небольшим текстом (такой вариант не так часто встречается в корпоративных презентациях, потому что шаблоны часто запрещают какое-либо изменение фона слайда). Более сложным вариантом является сравнение презентуемой информации с каким-нибудь событием или предметом. Например, рассказывая о внедрении каких-то процессов в работу компании можно нарисовать ситуацию до и после, используя различную графику, или изобразить сами эти процессы с помощью той же самой графики. Здесь очень важно использовать очевидные образы, чтобы аудитория сразу догадалась о чем идет речь. Все эти приемы, кстати, работают и с числовыми данными.

Разумеется, при всех плюсах визуализации, слишком усердное ее использование человеком, который плохо разбирается в этом, может лишь все запутать еще больше. Поэтому очень важно не переусердствовать в этом вопросе. Чтобы понять, не слишком ли далеко вы зашли, просто покажите работу коллеге и спросите, понятно ли ему без лишних объяснений о чем идет речь. Еще хочу предостеречь вас от использования различного клипарта (например, этих ужасных объемных белых человечков, которые очень часто встречаются в презентациях), изображений, на которых люди выглядят очень наигранно (таких очень много на различных фотостоках и просто в результатах поиска популярных поисковых систем) и анимированных картинок (иногда их использование оправдано и это выглядит очень круто, но таких примеров единицы).

Много слайдов не значит плохо

Принято считать, что чем больше слайдов, тем длиннее будет выступление. Это не совсем так, потому что одинаковое количество информации может быть упихано в несколько слайдов или распределено по большему количеству слайдов, не увеличив при этом длительность выступления (если пренебречь секундами, которые тратятся на переключение слайдов). Если сравнить, насколько проще воспринимаются слайды с небольшим количеством информации, выбор в сторону этого метода будет очевиден.

Есть простой способ определить оптимальное количество информации на слайде, он называется один слайд – одна мысль. Если вы, например, отчитываетесь по изменению каких-либо показателей деятельности отдела/компании, то совершенно необязательно делать все это на одном слайде. Каждому показателю можно уделить отдельный слайд (или группу слайдов, если информации получается все равно слишком много), подобрать говорящий заголовок и подтвердить его с помощью нескольких фактов на слайде. Если показатель объемный – лучше подобрать несколько критериев, по которым он будет рассматриваться и каждый такой критерий вынести на отдельный слайд, потому что каждый из них несет свою определенную мысль. Таким образом можно декомпозировать любой информационный блок, делая это до тех пор, пока слайды перестанут быть перегруженными.

Не нужно бояться свободного места на слайде и пытаться использовать все его пространство. Чем меньше элементов используется – тем проще будет понять этот слайд и элегантнее он будет выглядеть. На самом деле основная проблема большинства корпоративных шаблонов как раз в том, что они съедают эти пустые места, захламляя их ненужными элементами.

Выделение основных моментов на диаграммах

На самом деле это относится не только к диаграммам, но и ко всему остальному контенту на слайдах. При первом взгляде на слайд сразу должно быть понятно о чем он и что там является основным. Взгляд должен фокусироваться на главных элементах, о которых идет речь. Именно поэтому обычно выделяются контрастным цветом иконки и другие элементы визуализации.

Диаграммы очень часто встречаются в корпоративных презентациях, поэтому выделение на них основных моментов очень важно. Например, на слайде используется обычная столбчатая диаграмма, отражающая изменение какого-то параметра во времени, пусть это будут продажи по годам. Если основной целью слайда является доклад о размере продаж за текущий год, то логично выделить именно этот столбец, чтобы фокусировать взгляды аудитории именно на нем. Тут же используется говорящий заголовок, который также позволяет сразу понять о чем идет речь и обратить внимание на самый главный элемент диаграммы. Такой прием может быть использован с диаграммами любых видов.

В заключение хотелось бы сказать, что корпоративные презентации являются одним из самых сложных видов презентаций, потому что подразумевают множество ограничений и большое количество данных, о которых необходимо рассказать. Тем не менее, такие презентации могут быть сделаны хорошо и вызывать неподдельный интерес у аудитории. Даже в рамках большой корпорации подход к презентациям может быть изменен, начиная с одной отдельной презентации. Иногда этот первый шаг можно совершить самому, разобравшись в этом вопросе и допустив ряд ошибок. Альтернативой является привлечение профессионалов из области создания презентаций, которые смогут помочь как отдельному сотруднику с выступлением, так и поменять стандарты презентаций целой компании. В случае возникновения каких-либо трудностей в данной сфере вы всегда можете обратиться к нам в студию презентаций Slidary и мы обязательно подскажем наилучшее решение.