Как грамотно ответить на письма и уведомления налоговой?

Если налоговая нашла признаки трудовых правоотношений в сотрудничестве с исполнителями — физическими лицами, самозанятыми или ИП, — то по истечении годового налогового периода компаниям приходят информационные письма или уведомления о вызове в налоговую.

В них ФНС:

— требует дать пояснения по сотрудничеству с самозанятыми;

— вызывает для дачи пояснений или на допрос;

— просит предоставить документы.

Ответить на информационное письмо нужно за 5 рабочих дней, а на уведомление — за 10. Если этого не сделать, ФНС может устроить выездную проверку, а то и оштрафовать. Прийти могут к крупному бизнесу или к ИП, который сотрудничает с двумя и более самозанятыми.

Какие признаки характеризуют трудовые отношения

При сотрудничестве с самозанятыми могут возникнуть риски переквалификации отношений. Это критерии, по которым налоговая понимает, что компания, возможно, маскирует трудовые правоотношения под договоры оказания услуг с самозанятыми.

За подмену трудовых правоотношений гражданскими налоговая может обязать заплатить штраф — до 200 000 рублей за одного исполнителя. А также неуплаченные налоги и страховые взносы за весь период сотрудничества с исполнителями.

При проверке документов ФНС смотрит на эти критерии:

— Закрепление в предмете договора трудовой функции

— Отсутствие в договоре конкретного объема работ

— Продолжительность сотрудничества более 3 месяцев

— Установление ежемесячной оплаты труда в определенном размере

— Работа самозанятого в штате компании в течение последних двух лет

Когда присылают информационное письмо и как на него ответить

Если налоговая не нашла конкретных нарушений, то компании присылают информационное письмо. Это значит что-то вроде: «Нам кажется, что у вас тут признаки трудовых отношений, но предоставлять конкретные данные не будем. Дайте пояснения в течение пяти дней, а лучше сами переквалифицируйте самозанятых в сотрудников и заплатите налоги».

В информационном письме ФНС абстрактно просит дать какие-то пояснения. Если вы действительно не видите рисков и понимаете, что сотрудничество с самозанятыми законно — так и пишите, ссылаясь на критерии из письма ФНС.

1. Откройте письмо ФНС с перечнем признаков трудовых правоотношений.

2. Пошагово пройдитесь по каждому из рисков, оценивая, есть ли это в вашей документации или нет. Проверьте, не был ли самозанятый вашим сотрудником последние 2 года.

3. Напишите в налоговую ответ в свободной форме.

Если не обнаружили риски у себя и можете объяснить, почему правоотношения с самозанятыми у вас находятся в гражданско-правовом поле, то нужно написать, что вы проанализировали ваши правоотношения по каждому критерию — и признаков трудовых правоотношений нет.

Если не уверены, есть у вас этот риск или нет, то лучше ничего по этому поводу не пишите.

Советуем предоставлять ФНС только ту информацию, которую они запрашивают, иначе к вам может быть еще больше вопросов.

Когда присылают уведомление и как на него ответить

Если налоговая выявила конкретные проблемы, вам пришлют уведомление о вызове в ФНС для дачи пояснений, запросят документы и письменные пояснения.

В уведомлении будет дата и время, когда нужно явиться, документы, которые нужно предоставить, и вопросы, на которые нужно ответить письменно до посещения налоговой.

Если вам пришло уведомление, где указаны конкретные нарушения, то вот что нужно делать:

1. Отправить документы, которые запросила налоговая.

2. Ответить на вопросы в уведомлении. Старайтесь отвечать строго на заданный вопрос, не вступая в пространные размышления. Важно, чтобы ответ трактовался однозначно.

3. Если ФНС написала, какие признаки трудовых правоотношений у вас нашли, обоснуйте, почему правоотношения с исполнителями у вас устроены именно так и почему трактовать их как признак не стоит. Но только если ФНС РФ задает такие вопросы в уведомлении.

4. Если у вас нет обоснования насчет какого-то признака переквалификации, который нашла ФНС, и вы не можете однозначно ответить, лучше ничего про это не писать. Но только если ФНС не просит дать пояснения по этому поводу.

А если просит, то советуем отвечать честно, потому что налоговая проверит ваши документы и узнает, как есть на самом деле.

Советуем отвечать по делу и перед походом в налоговую подготовить правовую позицию по всем спорным моментам, которые можно трактовать как признак трудовых отношений.

Почему стоит проверить документы, даже если налоговая не присылала письмо

Следить за рисками переквалификации нужно с того момента, как вы начали сотрудничать с самозанятыми, особенно когда их больше 2–3.

В течение года налоговая анализирует чеки от самозанятых, следит за деятельностью компаний, а также в автоматизированном режиме смотрит риски переквалификации:

— Продолжительность сотрудничества

— Периодичность выплат

— Признаки зарплаты

— Единственный источник дохода

и другие.

Чтобы обезопасить себя, обращайтесь в Смарт Консалтинг. Мы проанализируем ваши правоотношения с исполнителями и выявим риски. Объясним, как эти риски снизить и грамотно оформить документы.