ТОП-3 инструмента Битрикс24 для новичков

Автоматизация, процессы, CRM-системы... хорошо, когда они есть, и страшно, когда их только предстоит внедрить. Все ли пройдет хорошо? Примет ли команда новые правила работы? Что делать, если что-то сломается?

Сегодня мы поговорим о том, как наконец начать работать по-новому, и что делать, если что-то пошло не так.

Когда внедрять системы автоматизации

Есть 2 пути: тушить пожары и соблюдать пожарную безопасность. В первом случае бизнес сначала сталкивается с рядом проблем, а потом уже внедряет систему. Во втором — шаг за шагом, с самого начала внедряют различные инструменты, чтобы предотвратить наиболее часто встречаемые проблемы.

Оба варианта имеют место быть. Все зависит от большого количества факторов: численности и структуры команды, степени загрузки, личностных характеристик ЛПР и т.д. Одно можно сказать с уверенностью — чем раньше вы начнете, тем лучше.

Бывает так, что к нам в СофтСервис, как в интегратор Битрикс24, обращаются клиенты с просьбой настроить сразу все: и продажи, и логистику, и документооборот, и совместную работу... Казалось бы, мы должны быть рады таким контрактам, т.к. по сути для нас это возможность получить большую выручку одним платежом. На деле же мы редко беремся за работу над подобными запросами по одной простой причине: чем больше единовременных настроек, тем сложнее команде заказчика перестроиться и адаптироваться к работе в новом режиме. А значит сотрудники не будут использовать значимую часть настроек, следовательно ЛПР, который был инициатором всего этого останется не доволен.

Поэтому мы всегда стремимся склонить заказчика к поэтапному внедрению системы, где мы после каждого этапа будем обучать сотрудников, консультировать, и только после того, как инструмент действительно войдет в каждодневное использование, перейдем к следующему этапу автоматизации.

С чего начать

Здесь все донельзя просто: перед тем, как внедрять ту или иную систему, самый лучший вариант — попробовать ее бесплатную демо-версию. Разумеется, хорошим дополнением к этому будет посещение и просмотр различных онлайн-мероприятий, где эта система демонстрируется. Однако смотреть — одно, а «делать руками» — совсем другое. И если вы сейчас раздумываете о внедрении Битрикс24, бесплатную демо-версию можно получить здесь, а в помощь при создании и первичной настройке системы у нас есть 5 бесплатных видео-инструкций.

А выбрать, с чего начать, и ознакомиться с основными возможностями Битрикс24 вам поможет запись кейс-демонстрации системы.

ТОП-3 инструмента для старта в Битрикс24

1. Задачи и проекты в Битрикс24

Казалось бы, здесь тоже все очевидно: задачи в Битрикс24 нужны исполнителю для того, чтобы планировать свое рабочее время и собирать все комментарии в одном месте, а руководителю — для того, чтобы осуществлять контроль за их выполнением.

Но сегодня речь пойдет о двух частных случаях задач: задачах по шаблонам и регулярных задачах. Первые нужны для того, чтобы в 2 клика ставить сложносоставные задачи с подзадачами, ответственными, сроками, чек-листами и т.д. для типовых работ (например, организация мероприятия), вторые — для задач, которые повторяются с заданной периодичностью (например, ежемесячная отчетность).

Как работать с этими типами задач, смотрите на примере маркетинговых задач в записи мероприятия «Цифровизация маркетинга: прикладные инструменты специалиста и руководителя».

Видео-гайд о том, как настраивать такие задачи вы также найдете среди бесплатных инструкций по настройке Битрикс24.

2. CRM Битрикс24

Самый большой блок системы, функционал которого практически безграничен. Здесь тоже лучше начать с малого: работы со сделками.

В Битрикс24 есть 2 формата работы: «Лиды + Сделки» или только «Сделки». «Лиды» вам пригодятся, если у вас есть большое количество нецелевых входящих лидов, для их классификации. Если же вы работаете в основном с качественными лидами, достаточно будет формата, где есть только «Сделки».

Подробно о работе с лидами и сделками смотрите в записи мероприятия «Готовимся к бизнес-сезону: продажи, маркетинг, логистика».

Видео-гайд о настройке карточек сделок и воронок продаж также есть в числе наших бесплатных инструкций по настройке Битрикс24.

3. Контакт-центр Битрикс24

Это простой и удобный инструмент, который позволит вам общаться с клиентами в разных мессенджерах через одно окно в Битрикс24.

Вы можете подключить Telegram, Viber, WhatsApp, Avito, VK и другие источники к Битрикс24, настроить систему автоматических сообщений (например, приветственное, с оценкой работы или о том, что у вас сейчас не рабочее время) и общаться с клиентами в удобном интерфейсе Битрикс24.

Как это происходит, смотрите в записи мероприятия «Маст-хэв автоматизации в новом бизнес-сезоне», а рекомендации по подключению каналов коммуникации с клиентами также есть в бесплатных инструкциях по настройке Битрикс24.

Вместо подведения итогов

Разумеется, существует огромное множество вариантов, как автоматизировать и оптимизировать процессы. И, в случае если есть какая-то острая проблема, очевидно, что начать стоит с нее. Если же такой проблемы нет, будет разумно начать внедрять систему автоматизации с базовых элементов, чтобы, когда возникнет необходимость в каких-то узких точечных настройках, и вы, и ваши сотрудники уже имели представление о том, как работать в этой системе.

В любом случае, всегда можно обратиться к интегратору за помощью и консультацией. Именно для этого мы и есть на рынке