Как мы настроили автоответчик и перестали пропускать звонки

В поисках выхода из ситуации мы пришли к решению о том, что нам нужен автоответчик. Как оказалось, его можно настроить бесплатно на нашей телефонии. Мы используем Новофон (раньше они назывались Zadarma).

И вот ниже я расскажу о том, как мы это сделали, какие возникли сложности и поделюсь впечатлениями об использовании.

***

Возможно для тех, кто еще не пользуется непосредственно телефонией путь настройки будет дольше (но там не намного, буквально на 10 минут). Я буду рассказывать с нашей точки зрения, уже с настроенной виртуальной АТС.

В личном кабинете Новофон заходим в настройки «Входящие звонки и голосовое меню». Тут справа видим блок «Рабочее время» и кликаем настроить. Тут собственно и задаем в настройках свой график работы. Если у вас есть обеденный перерыв — тоже указывайте тут.

Еще на вкладке «Праздники» можно автоматически загрузить все выходные дни из производственного календаря. Тоже будет удобно.

Сам автоответчик настраивается в самом низу окна «Рабочее время». В пункте «В нерабочее время будет срабатывать» включите «Голосовая почта». Записи звонков можно или отправлять на электронную почту (можно указать до трех адресов, мы указали там двух ответственных менеджеров). Можно отдельно включить сохранение записей в «облако». В нем, кстати, можно будет системой автоматически переводить аудио в текст и потом прочитать, что клиенты наговорили на голосовой почте.

Кстати говоря, есть небольшая тонкость, которая может запутать. В настройках «что будет срабатывать» есть пункт «положить трубку». Там вы также можете настроить голосовую запись и все прочее, но после проигрывания вызов просто будет сброшен, без записи ответа звонящего. Будьте внимательны.

Сама запись автоответчика настраивается ниже. Если не хочется заморачиваться, можно выбрать стандартное сообщение (Пожалуйста, перезвоните в рабочее время или оставьте сообщение после гудка). Есть возможность просто оставить один звуковой сигнал без голоса или загрузить свой файл с озвучкой. И самое, как мне показалось, удобное — можно сгенерировать голосовую запись из текста.

***

Выше я обещал рассказать о сложностях в использовании. На самом деле, с нашей стороны мы их не обнаружили, но заметили, что люди очень редко оставляют какое-либо голосовое сообщение. Небольшой лайфхак — отдельно попросите людей сообщить о цели звонка и обязательно сообщите им, что позвоните в рабочее время. Так они говорят охотнее.

***

С финансовой стороны вопроса тоже сказать нечего. Новофон предоставляет функцию голосовой почты (автоответчика) бесплатно. А их телефонией мы пользуемся давно (еще с тех пор как они назывались Zadarma).

В общем, автоответчик это хорошее решение если вам надоело терять клиентов, которые звонят вне рабочего времени.