Доверять ли SaaS. Наш опыт работы с облачными системами

Современный деловой мир только приветствует автоматизацию бизнес-процессов, как средство ускорить работу и сделать её эффективнее. Однако желание идти в ногу с технологиями сталкивается с прочно укоренившимся недоверием к тем инструментам, которые “нельзя потрогать”. Пожалуй, IT- компании больше других склонны доверять облачным и SaaS решениям, поскольку хорошо понимают их пользу и степень надёжности.

Даже принимая во внимание наш род деятельности, пришли мы к использованию SaaS сервисов далеко не сразу. Это сейчас работа в нашей компании на 80% строится на эксплуатации возможностей облачных технологий. А ещё каких-то 5 лет назад мы пользовались только Google Docs для совместной работы над незначительным числом документов.

На сегодняшний день в “облаке” у нас осуществляются:

• система технической поддержки для клиентов;
• управление проектами и отслеживание ошибок;
• учёт рабочего времени и эффективности труда;
• работа с документами;
• обычное хранение файлов (часто используемых изображений, презентаций, текстов и др.).

Сейчас большинство исходного кода наших програмных продуктов содержится в открытых или частных системах хранения кода. Все рабочие документы по проектам - в облачных хранилищах. Мы также задумываемся над аутсорсингом бухгалтерии. Для удобства и скорости сотрудничества с профильными специалистами, часть документов будет храниться в облаке.

Какие части бизнеса можно доверить онлайн сервисам

На наш взгляд, стоит перенести в облако управление проектами (для их удобной и быстрой координации) и бухгалтерию (особенно если речь идёт о подразделениях и филиалах, или об аутсорсинговом ведении учёта). Ещё очень удобно использовать облака в качестве безразмерных файловых хранилищ, которые никак не тормозят работу ваших устройств.

Как мы пришли к использованию облачных служб

Мы выпускаем собственные IT продукты - утилиты для защиты данных и доступа к терминальным серверам, а также два облачных сервиса (StaffCounter.net, KidLogger.net). Несколько особенностей нашей работы подтолкнуло компанию к использованию онлайн служб:

• На первых этапах развития мы использовали труд множества удаленных разработчиков. Благодаря облачным технологиям, совместная работа протекала продуктивнее, а затруднений по её координации и информированности вовлечённых в проект людей не возникало.
• Сейчас ядро нашей команды - это четыре человека плюс около десяти удаленных сотрудников. С ними мы работаем через систему Upwork либо собственный StaffCounter. В обеих системах есть возможность просмотреть снимки экрана, чтобы детально узнать, чем занимался программист или дизайнер для решения нашей задачи. Мы можем убедиться, насколько эффективно работник потратил время, которое мы обязаны оплатить.

• Недавно мы перешли на аренду облачной службы для осуществления техподдержки Kayako OnDemand. Это дешевле, чем покупать полную лицензию и тратить ресурсы на обслуживание на своем хосте. Переписка с клиентами, которая доступна из любого места - это действительно удобно.

• В этом году мы сменили собственный офис на коллективный (coworking space), в центре города. Тащить за собой собственные серверы, папки с документацией было лишним. К тому же, бок о бок с нами работают посторонние люди. Это стало ещё одним аргументов в пользу облака и заставило ввести новые правила по резервному копированию и защите данных. Теперь все важные корпоративные данные на ноутбуках и доступ в облако зашифрованы при помощи наших собственных разработок, а резервные копии хранятся только в закодированном виде в альтернативном месте.

Для того, чтобы доверять облаку, необходимо избавиться от страха потери. А для этого необходимо просто иметь копию данных в надежном месте.

Сейчас мы не доверяем облачным хранилищам только некоторые виды документов: это финансовые документы, контракты, договоры с партнерами и малая часть исходного кода, над которым работают наши программисты.

Мы уверены, что со временем все участки нашего бизнеса могут быть перенесены в облако. Осталось лишь преодолеть некоторые предрассудки и найти максимально надёжные решения из тех, что предлагаются на рынке серьёзными игроками.

SaaS - новое слово в IT-технологиях, пользоваться им можно и нужно. Рекомендуем только обращать внимание на некоторые важные моменты.

3 критерия доверия облаку:

1. Наличие высокого уровня защиты доступа. Сервис должен декларировать и гарантировать свою защищённость. В этом отношении больше доверия вызывают такие известные облачные хранилища, как, например, Google и Amazon. Причина проста. Они располагают надежными средствами для обеспечения безопасности данных и доступа, например возможность введения двухфакторной авторизации и SMS уведомления при важных событиях.

2. Открытость системы хранения. Важно, где именно располагается серверное хранилище данных. Это даст понять, есть ли возможность утечки данных под давлением властей. В этом отношении не принципиально, отечественной службой вы пользуетесь, или зарубежной. Главное, чтобы её сервер находился за границей.

3. Возможность выгрузки данных. Это необходимо на случай переезда на другой сервис либо создания резервной копии данных. Должен быть вариант переноса всех собранных данных, статистики, документов, чтобы на новом месте не пришлось начинать всё с нуля. Доверие бизнеса облачным решениям строится на доверии к ним отдельных людей в частном порядке. Если сервис удобен для пользователя, быстро и эффективно решает его проблемы, и при этом максимально надёжен, вопрос доверия технологии практически не появляется.