Трудовой договор на удаленку: что нужно знать работнику и работодателю

Что такое дистанционная работа по закону

Согласно Трудовому кодексу РФ (глава 49.1), дистанционная (удаленная) работа — это выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиалов или представительств. Ключевая особенность в том, что взаимодействие между работником и работодателем осуществляется через интернет и сети связи общего пользования.

Важно понимать: термины «дистанционная работа» и «удаленная работа» являются синонимами с 1 января 2021 года.

Закон выделяет три вида дистанционной работы

Как оформить трудовой договор на удаленную работу

Соискатель на дистанционную работу должен предоставить тот же пакет документов, что и офисный сотрудник:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· СНИЛС и ИНН;

· трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности);

· документы об образовании (при наличии требований к квалификации);

· для военнообязанных — военный билет.

Если сотрудник находится в другом городе, работодатель вправе принять скан-копии документов, а впоследствии запросить нотариально заверенные копии.

Обязательные условия трудового договора

Трудовой договор с дистанционным работником должен содержать несколько обязательных элементов:

1.Условие о дистанционном характере работы. Это ключевое условие, без которого договор не будет считаться заключенным в надлежащей форме.

2. Место работы. В данном пункте нужно указать фактическое место выполнения трудовой функции.

3. Режим рабочего времени и времени отдыха. Если этот пункт не прописан, работник вправе устанавливать режим работы по своему усмотрению.

4. Порядок взаимодействия. Нужно четко определить каналы связи, сроки ответа на запросы, порядок сдачи отчетности.

5. Условия обеспечения оборудованием. Договор должен фиксировать, кто предоставляет технику и как компенсируется использование личного имущества.

Как подписывать документы

Трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен путем обмена электронными документами. Для этого потребуются:

· усиленная квалифицированная подпись работодателя;

· усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись работника.

После подписания электронной версии работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней направить ему бумажный экземпляр договора.

Право на компенсацию за использование личного оборудования

Согласно статье 312.6 ТК РФ, обязанность по обеспечению дистанционного работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации лежит на работодателе.

При этом сотрудник вправе с согласия работодателя использовать для работы собственное или арендованное оборудование. В таком случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование личного имущества, а также возмещать связанные с этим расходы.

Порядок, сроки и размеры такой компенсации определяются:

· коллективным договором;

· локальным нормативным актом;

· трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Режим работы

Согласно статье 312.4 ТК РФ, режим рабочего времени дистанционного сотрудника может быть установлен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (дополнительным соглашением). Если работодатель не прописал режим работы в этих документах, сотрудник вправе устанавливать его самостоятельно.

Для сотрудников на временной «удаленке» теми же документами могут дополнительно определяться продолжительность и периодичность выполнения работы дистанционно.

Порядок и условия вызова в офис временного дистанционного работника также могут регулироваться коллективным договором, локальным актом или трудовым договором.

Для постоянных дистанционных работников порядок предоставления отпуска устанавливается коллективным договором, локальным актом или трудовым договором. Для временных дистанционных работников действует общий порядок, предусмотренный главой 19 ТК РФ.

Стоит обратить особое внимание, что время взаимодействия с работодателем (созвоны, переписка) включается в рабочее время, если оно происходит в рамках установленного сотруднику режима рабочего дня. Если же работодатель требует выполнять задачи за пределами рабочего дня (вечером, в выходные), такие часы должны оплачиваться как сверхурочная работа в порядке, предусмотренном статьями 99 и 152 ТК РФ (по повышенной ставке и с согласия работника).

Основания для увольнения

Трудовой кодекс предусматривает специальные основания для расторжения договора с дистанционным работником по инициативе работодателя. Они установлены статьей 312.8 ТК РФ.

1. Отсутствие взаимодействия более двух дней

Работодатель может уволить дистанционного сотрудника, если тот без уважительной причины не выходит на связь более двух рабочих дней подряд с момента получения запроса. При этом срок взаимодействия может быть увеличен, если более длительный период прописан в локальном акте или порядке взаимодействия, установленном частью 9 статьи 312.3 ТК РФ.

Важно: такое увольнение является дисциплинарным взысканием. Работодатель обязан соблюсти процедуру — запросить письменное объяснение, а также оформить все документы в установленном порядке.

Однако для законного увольнения недостаточно просто факта, что работник не вышел на связь.

Нужно доказать:

1. Что запрос был направлен и получен работником (способ отправки должен быть предусмотрен порядком взаимодействия).

2. Что отсутствие взаимодействия не связано с уважительными причинами (болезнь, проблемы со связью и т.д.).

Судебная практика знает случаи, когда увольнение признавали незаконным именно из-за нарушения процедуры.

2. Смена локации выполнения работы

Если дистанционный работник, выполняющий трудовую функцию на постоянной основе, переезжает в другую местность, и это делает невозможным исполнение обязанностей на прежних условиях, трудовой договор может быть расторгнут. Особенно актуально это основание при переезде сотрудника за границу.

3. Порядок увольнения

Даже если работник ознакомлен с приказом об увольнении в электронной форме, работодатель обязан в течение трех рабочих дней направить ему по почте заказным письмом с уведомлением бумажную копию приказа. Это правило, установленное частью 3 статьи 312.8 ТК РФ, распространяется как на постоянных, так и на временных дистанционных работников.

Запрет на снижение зарплаты

Выполнение работы в дистанционном режиме не может быть основанием для снижения заработной платы. Если сотрудник переводится на удаленку, его оклад должен остаться на прежнем уровне. Исключение может быть только в случае изменения трудовой функции или объема работы по соглашению сторон.

Таким образом, мы видим, что удаленная работа является полноценным правовым режимом с регулируемыми правилами для обеих сторон. Грамотно составленный трудовой договор защищает интересы и работника, и работодателя, позволяя избежать споров и конфликтов. Главное — помнить, что удаленный формат занятости не отменяет требований трудового законодательства, а лишь адаптирует их к современным реалиям.

Автор: Мария Волкова, генеральный директор кадрового агентства Staffberry