Что ждёт ЭДО в ближайшие годы. Цифры и планы

Немного статистики

Ещё недавно электронный документооборот считался прерогативой крупных компаний с собственной IT-инфраструктурой и проектными командами по внедрению. Маркировка товаров привела к тому, что к ЭДО начали подключаться представители малого и среднего бизнеса, но доля электронных документов среди миллиардного документооборота составляет всего 9%. И это с учётом того, что электронный документооборот в стране в последние годы стабильно увеличивается на 30% в год.

Среди причин, по которым предприниматели не желают использовать электронный документооборот в ходе исследования при разработке концепции были названы следующие причины:

— отсутствие очевидной экономической выгоды

— технические сложности и нехватка квалифицированных кадров

— нежелание контрагентов переходить на ЭДО

— отсутствие электронных форматов для многих документов и единых правил работы с ними.

10 новых документов

По последнему пункту в тексте концепции есть чёткие ответы. В список документов, форматы которых будут разработаны и формализованы в ближайшие годы вошли:

— Договор (заказ-наряд, заявка на участие в торгах), оферта, акцепт

— Акт сверки

— Транспортная и расходная накладные

— Ценовая спецификация

— Заказ и подтверждение заказа

— Счёт на оплату

— Документы, оформляемые при возврате товара

— Претензия

— КС-2 (Акт приёмки работ в строительстве)

— КС-3 (Справка о стоимости выполненных работ в строительстве).

Форматы

Будет создан единый стандарт разработки форматов документов на основе метаданных. Это позволит, с одной стороны, унифицировать обязательные реквизиты и обеспечить автоматическую считываемость, а с другой — даст возможность составителю документа добавлять свою информацию, необходимую для работы.

Кроме того, предполагается, что все электронные документы будут иметь визуальную форму, и открыть такой документ для просмотра можно будет стандартными офисными средствами. Сейчас электронный документ в визуализированной форме можно просматривать только в специализированных системах.

Унифицированные правила обмена

Сейчас основную массу электронных документов составляют электронные счета-фактуры. Порядок их выставления, получения и подписания утверждён Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 N 174Н.

Согласно Концепции, унифицированные правила обмена будут разработаны и для остальных видов электронных документов. Текущие правила работы с электронными счетами-фактурами тоже изменятся.

Хранение электронных документов

Вопрос о том, как и где хранить электронные документы волнует пользователей уже давно. Например, тот же приказ № 174 ответственность за хранение электронных счетов-фактур возлагает на стороны её подписавшие. Но далеко не у всех пользователей ЭДО есть возможность создать у себя полноценный электронный архив.

В ближайшее время обязанность хранения документов перейдёт к оператору электронного документооборота или иной организации, которая будет иметь на это право.

Трансграничный ЭДО

Ещё одна сложная тема, которая волнует бизнес. Концепция предлагает начать работу по международному взаимодействию с введения доверенной третьей стороны для проверки электронной подписи и использования документов в формате поставщиков.

По всей видимости, первые эксперименты по внедрению международного ЭДО будут проходить в рамках уже действующих соглашений между странами ЕАЭС.

Возможные выгоды

При таком централизованном подходе к развитию ЭДО, плюсы от внедрения электронного документооборота увеличиваются. На сайте ФНС есть сервис, позволяющий рассчитать эффективность внедрения ЭДО для компании с любым количеством документов.

Те, кто уже сейчас используют электронный документооборот отмечают, что сделки проходят быстрее, документы не дублируются, их легко найти и предъявить по требованию контролирующих органов, снижаются затраты на печать и пересылку оригиналов.

Перевод в формализованный электронный вид ещё целого ряда документов поможет сократить количество ошибок из-за «человеческого фактора», увеличить скорость поступления новых данных в учётные системы, минимизировать налоговые риски.

К чему готовиться

Целевые цифры Концепции серьёзные.

К 2024 году в электронный формат переведут 95% всех выставляемых счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных, а количество электронных документов должно увеличиваться не менее чем на 20% ежегодно.

Из этого следует, что большинству организаций и ИП придётся освоить электронный документооборот уже в ближайшие годы. И хотя переход всего бизнеса на ЭДО будет постепенным, задуматься об этом стоит уже сейчас.

Как показал опыт реформы ККТ, в выигрыше окажется тот, кто заранее изучит рынок и выберет удобное решение надёжного оператора.