Необходимость предпроектного обследования IT-систем

Наш опыт показывает, что предпроектное обследование является необходимой составляющей. А от правильной организации и проведения этого этапа зачастую зависит успех всего проекта.

Перечислим несколько возможностей, которые будут доступны заказчику по результатам предпроектного обследования:

▪️ получает детальное описание существующих в компании бизнес-процессов и сравнивает реальность с желаемым;

▪️ может оптимизировать существующие бизнес-процессы;

▪️ оценивает степень соответствия функциональных возможностей предполагаемой системы реальным бизнес-процессам;

▪️ выделяет свои уникальные преимущества и учитывает их на этапе внедрения системы;

▪️ корректирует бюджет и сроки реализации проекта автоматизации с учетом возможных доработок под уникальные особенности своих бизнес-процессов;

▪️ оценивает ресурсы, которые необходимы для внедрения системы. А это как техническая составляющая, так и человеческий фактор. Что позволит своевременно планировать тактику для соблюдения сроков дедлайна и без превышения бюджета;

▪️ оптимизирует затраты;

▪️ оценивает риски, которые могут повлиять на качество работы;

▪️ получает оценку экономического эффекта и срока возврата инвестиций.

Главной задачей, которую решает предпроектное обследование, является изучение базовых бизнес-процессов клиента. И выявление основных проблем, которые он хотел бы решить с помощью автоматизации.

Следующая по значимости задача — выявление уникальных конкурентных преимуществ заказчика. Именно они будут играть важную роль в борьбе за клиентов и их удержании. Понимая, как будут поддерживаться конкурентные преимущества, мы сможем оценить необходимость и стоимость доработки продукта. А также, какие дополнительные ресурсы могут для этого потребоваться.

Важной целью предпроектного обследования является диагностика IТ-среды заказчика. Оценка используемого им компьютерного оборудования, программного обеспечение, коммуникаций, уровня квалификации IT-специалистов и т.д. Это даёт понимание достаточно ли у заказчика ресурсов для успешного внедрения системы автоматизации. А также возможность анализа потенциальных рисков проекта и описания вероятных последний с предложениями по их снижению.

Заказчик получает информацию какие именно формы отчётности ему необходимы. И четкое понимание о том, какие из его задач невозможно решить с помощью автоматизации.

По результатам предпроектного обследования формируется отчет, где указано:

1. описание существующих бизнес-процессов заказчика;
2. перечень основных задач, которые необходимо решить с помощью системы автоматизации;
3. оценка бизнес-процессов заказчика и рекомендации по изменению или оптимизации работы подразделений с учетом преимуществ;
4. уникальные конкурентные преимущества заказчика, которые следует обязательно учесть при внедрении системы;
5. анализ имеющейся ИТ-среды на соответствие требованиям системы корпоративного управления. Рекомендации по ее изменению;
6. оценка работ по интеграции в существующую ИТ-инфраструктуру заказчика;
7. описание документооборота в автоматизируемых подразделениях и требований к аналитике;
8. оценка возможных рисков при реализации проекта. И определение мер, необходимых для минимизации их влияния;
9. описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы в предлагаемой системе управления и потребуют доработки. Оценка времени и стоимости подобной доработки;
10. предложение по реализации проекта с обоснованием предлагаемого варианта. Необходимое для заказчика количества автоматизированных рабочих мест и уточнение бюджета проекта.

Отсутствие этапа предпроектного обследования в большинстве случаев приводит к значительному затягиванию сроков реализации проектов. А также к увеличению их стоимости как из-за организационных, так и из-за технических проблем, возникающих в ходе внедрения. Нередко такие проекты вообще заканчиваются полной неудачей.

Поэтому, стоит уделить достаточно времени предпроектному обследованию и в дальнейшем быть уверенным, что процесс автоматизации пройдет успешно и выполнит все возложенные на него задачи.