Вредные советы: как внедрять базу знаний и не внедрить. Грамотным руководителям читать запрещается

Зачем компаниям вообще нужна СУЗ? Система помогает сохранять и накапливать экспертизу, сокращать расходы средств и времени на решение повторяющихся задач, развивать сотрудников на прикладных знаниях. А в условиях продолжительной нестабильности это стало особенно актуальным.

Собственно, сама инструкция по успешному НЕвнедрению СУЗ.

Успех не всегда заразителен

СУЗ внедрена в Газпроме, Лукойле, Сбербанке, Росатоме и других корпорациях-гигантах. Читая о кейсах таких успешных компаний, велик соблазн перенять их решения в свой бизнес на энтузиазме, а нудную подготовку хочется пропустить: опросы сотрудников, создание технической базы и четкого плана действий.

Учиться у лучших прекрасно, но важно помнить, что в корпорациях-гигантах внедрением СУЗ занималась целая команда и не один год.

Собирать теорию без практики

Часто ценными считают только те знания, которые получены на дополнительных обучениях, курсах и вебинарах, у сторонних экспертов и коучей. Поэтому их стараются сохранить в первую очередь. Практические, наработанные сотрудником в компании навыки редко высоко оцениваются руководителями. Таким образом, копится только теория , оторванная от реальной практики компании.

На самом деле, знания компании создаются каждый день в процессе работы: шаблоны документов, презентации, чек-листы, инструкции и скрипты разговоров. Эти знания и нужно сохранять и развивать в дальнейшем.

Архаичная база знаний

Часто ведение базы знаний — это дополнительные хлопоты для сотрудников. Важная информация оседает в гугл доках, сетевых дисках компании, почтах и чатах. На необязательные и несрочные дела, как заполнение базы информацией, обычно не хватает времени, особенно в режиме цейтнота.

Вот и получается, что база знаний не актуализируется, и ей никто не пользуется. Как единый источник практических знаний она не работает.

База знаний нового поколения — важный инструмент СУЗ. Уже придумали много сервисов для автоматизации работы со знаниями на любой запрос, вкус, цвет и кошелек компании.

Отпустить и забыть

У любого руководителя дел всегда будет много, и как всегда — одно важнее другого. Несрочные дела обычно делегируются другим отделам, постепенно уходя из виду и в итоге забываются. Похоже на возможный финал жизненного цикла СУЗ: появилась идея внедрения, нашёлся специалист, процесс начался, возникли первые вопросы, требующие решения руководства, у которого не находится времени. В результате идею внедрения откладывают в долгий ящик, потом и вовсе забрасывают.

Внедрение управления знаниями — дело не быстрое. Поэтому важно не терять волю и контролировать его на разных этапах.

Демотивировать сотрудников

Система похвалы выстроена пока не во всех в российских компаниях. Хорошая работа считается прямым обязательством. Сотрудника скорее накажут за НЕ ведение базы знаний, чем похвалят за отличную статью. Это яркий пример, когда база знаний становится рутинным наказанием.

Важно помнить, что знаниями управляют люди. Чтобы они хотели делиться экспертностью и помогать развитию компании, сотрудников важно хвалить и поощрять.

***

Управление знаниями значительно облегчает жизнь компаниям любого масштаба. Но это процесс, к которому нужно заранее подготовиться и наметить конкретные шаги. Руководствуйтесь нашей инструкцией, чтобы не совершить эти распространенные ошибки.